Читайте также:
|
Введение
Данный документ предназначен для специалистов, ответственных за планирование и анализ финансовой устойчивости предприятия, т.е. применяется в планово-экономическом отделе. Целью внедрения программного комплекса является автоматизация работы по учету, контролю и анализа процесса актирования на предприятии.
Данная база данных реализована в СУБД MS Access, поэтому сложность работы с ней сводится к минимуму.
Назначение и условия применения программы
Автоматизируемые функции
Внедрение данного комплекса программных средств, предполагает автоматизацию функции ведения затратных и доходных актов с указанием итоговой прибыли по доходным актам и итоговых затрат по затратным актам и счетам.
Требования к аппаратному и программному обеспечению
Для того чтобы работа программы происходила без сбоев и ошибок необходимы следующие требования:
§ IBM-совместимый компьютер;
§ Операционная система Windows 9x/Me/2000/XP/Vista/Windows 7;
§ Установленный пакет MS Office 2000/XP, с компонентом MS Access, либо отдельно установленным MS Access 2000 и выше;
§ Манипуляторы;
§ Свободное дисковое пространство.
Уровень подготовки пользователя
Для работы с базой данных специальных знаний не требуется. Необходим начальный уровень знаний по владению компьютером, а также навык использования системы MS Windows 9x/Me/2000/XP/Vista/Windows 7.
Структура программы
Работа программы происходит поэтапно: заполнение базы данных и. затем формирование обращений и запросов, с целью получения отчётных форм-документов.
Логическая модель структуры базы данных и таблиц:
Рис. 2.14. Схема данных
Подготовка к работе
Данное приложение имеет имя «Arm экономиста по планированию.mdb». Приложение хранится на сервере в электронных папках планово-экономического отдела, и имеет следующий путь доступа: W://Взаимодействие/ПЭО. Экспортируемые из «Arm экономиста по планированию.mdb» таблицы и запрос имеют имена:
§ Информация, экспортируемая для программного комплекса SAP R/3 имеет имя «to.dbf», хранится на сервере и имеет путь доступа: W://Взаимодействие/ПЭО;
§ Информация, содержащая информацию о доходных и затратных актах, экспортируется в файл MS Excel, имеет имя «Реестр актов.xls», хранится на сервере и имеет путь доступа: W://Взаимодействие/ПЭО.
Описание операций
Автоматизация работы с процессом актирования позволит избежать ошибок, возникающих при заполнении вручную. Это снизит затраты на обнаружение и исправление ошибок. Кроме того, система позволит правильно и вовремя формировать выходные документы, необходимые для отчетности.
На информацию возлагаются следующие требования: достоверность, полнота, своевременность, точность.
Данные корректируются: при обнаружении ошибок; по мере поступления новой информации.
Открытие готовой базы данных производится двойным щелчком мыши на нужном файле. После открытия окна программа готова к работе.
Таблицы, формы, запросы, отчёты открываются с помощью пункта меню (рис. 2.15-2.18).
Рис. 2.15. Пункт меню «Таблицы»
Рис. 2.16. Пункт меню «Запросы»
Рис. 2.17. Пункт меню «Формы»
Рис. 2.18. Пункт меню «Отчеты»
1) Подменю «Таблицы» содержит:
§ Основную таблицу «Доходы»
Рис. 2.19. Таблица «Доходы»
§ Основную таблицу «Затраты»
Рис. 2.20. Таблица «Затраты»
§ Справочник «Справочник затрат»
Рис. 2.21. Таблица «Справочник затрат»
§ Справочник «Справочник работ»
Рис. 2.22. Таблица «Справочник работ»
§ Справочник «Реестр договоров»
Рис. 2.23. Таблица «Реестр договоров»
§ Справочник «Справочник контрагентов»
Рис. 2.24. Таблица «Справочник контрагентов»
§ Справочник «Справочник служб»
Рис. 2.25. Таблица «Справочник служб»
Справочники - пункт предназначен для просмотра и редактирования справочников. При выборе любого справочника из подменю «Таблицы», открывается окно, представленное на рисунках.
2) Подменю «Формы» содержит:
§ Форма «Реестр доходных актов»
Рис. 2.26. Форма «Реестр доходных актов»
§ Форма «Реестр затратных актов»
Рис. 2.27. Форма «Реестр затратных актов»
§ Форма «Реестр проведенных работ за 2011 г.»
Рис. 2.28. Форма «Реестр проведенных работ за 2011 г.»
§ Форма «Отклонение факта от плана за квартал»
Рис. 2.29. Условие отбора записей
Рис. 2.30. Форма «Отклонение факта от плана за квартал 2011г.»
Информация представленная в данной форме свидетельствует о выполнении работ в соответствии с утвержденным наряд-заказом, либо об отклонении от плана. В представленной форме выводится анализ отклонения:
Рис. 2.31. Форма «Отклонение факта от плана за квартал 2011г.»
§ Форма «Выполнение плана службой за месяц»
Рис. 2.32. Форма «Выполнение плана службой за месяц»
§ Форма «План-фактный анализ службы по видам работ»
Рис. 2.33. Форма «План-фактный анализ службы по видам работ»
§ Форма «Главная форма»
Рис. 2.34. «Главная форма»
§ Форма «Справочник контрагентов»
Рис. 2.35. Форма «Справочник контрагентов»
§ Форма «Реестр договоров»
Рис. 2.36. Форма «Реестр договоров»
§ Форма «Итоги прибыли предприятия»
Рис. 2.37. Форма «Итоги прибыли предприятия»
§ Форма «Справочник служб»
Рис. 2.38. Форма «Справочник служб»
Формы используются для ввода и просмотра таблиц в окне формы. Формы позволяют ограничить объём информации, отображаемой на экране, и представить её в более наглядном виде.
3) Подменю «Запросы» содержит:
Базовые запросы
§ «Базовый запрос – Доходы»
Рис. 2.39. Запрос «Базовой запрос - Доходы»
§ «Базовый запрос – Расходы»
Рис. 2.40. Запрос «Базовый запрос - Расходы»
Запрос является средством для извлечения информации из таблицы, причём данные могут быть распределены среди нескольких таблиц. В представленном случае запрос на выборку используется для группировки записей и вычисления сумм (суммарное число надбавок к зарплате и оклад).
Итоговые запросы
§ «Данные для отчета»
Рис. 2.41. Условие отбора записей
Рис. 2.42. Запрос «Данные для отчета»
§ «Доходы предприятия по месяцам»
Рис. 2.43. Запрос «Доходы предприятия по месяцам»
§ «Остаток запланированных средств на 2011 год»
Рис. 2.44. Запрос «Остаток запланированных средств на 2011 год»
§ «Отклонение факта от плана за квартал»
Рис. 2.45. Условие отбора записей
Рис. 2.46. Запрос «Отклонение факта от плана за квартал»
§ «Выполнение плана службой за месяц»
Рис. 2.47. Условие отбора записей
Рис. 2.48. Запрос «Выполнение плана службой за месяц»
§ «План-фактный анализ службы по видам работ»
Рис. 2.49. Условие отбора записей
Рис. 2.50. Запрос «План-фактный анализ службы по видам работ»
§ «Прибыль предприятия»
Рис. 2.51. Запрос «Прибыль предприятия»
Итоговый запрос с группировкой формирует запрос из групп с одинаковыми значениями полей группировки. От каждой группы в результирующий набор выводится не более одной записи.
4) Подменю «Отчеты» содержит следующие отчеты:
§ «Отчет по доходным актам»
Рис. 2.52. Отчет «Отчет по доходным актам»
§ «Отчет по затратным актам»
Рис. 2.53. Отчет «Отчет по затратным актам»
§ «Отчет по остатку резервов с итогами»
Рис. 2.54. Отчет «Отчет по остатку резервов на 2011г. с итогами»
§ «Диаграмма доходов предприятия»
Рис. 2.55. Отчет «Диаграмма доходов предприятия»
§ «Диаграмма себестоимости предприятия»
Рис. 2.56. Отчет «Диаграмма себестоимости предприятия»
§ «Выполнение плана службой за месяц»
Рис. 2.57. Условие отбора записей
Рис. 2.58. Отчет «Выполнение плана службой за месяц»
Аварийные ситуации
Аварийные ситуации возникают вследствие сбоя системы, при несанкционированном доступе к данным, при сбое с электроэнергией.
В случае сбоя системы, рекомендуется закрыть все работающие приложения и произвести перезагрузку компьютера. После перезагрузки можно произвести запуск программы и продолжить работу с базой. Для того чтобы потери данных были минимальными, необходимо периодически сохранять базу данных. Такое же решение существует при проблемах с электроэнергией, а также установить блок бесперебойного питания.
Рекомендации по освоению
Рекомендуется начать заполнение со справочников, переходя к основным таблицам. Для более наглядного принятия информации, отображённой в таблицах, можно перейти сразу на формы, т.к. формы позволяют ограничить объём информации, отображаемой на экране, и представить её в более наглядном виде. Относительно запросов: рекомендуется начать освоение с базового запроса, заканчивая итоговым запросом. И далее - перейти к отчёту. Более подробная информация - в руководстве пользователя.
Дата добавления: 2015-12-07; просмотров: 93 | Нарушение авторских прав