Паняцце «дакумент» і «службовы дакумент». Лексіка-граматычныя асаблівасці мовы справавых папер і службовых дакументаў

Асноўнымі відамі тэкстаў, у якіх рэалізуецца афіцыйна-справавы стыль, выступаюць дакументы. У штодзённым жыццi i працы чалавек наладжвае афіцыйныя, службовыя адносіны з іншымі людзьмі, з арганізацыямі, установамі. Гэтыя адносіны рэгулююцца прававымі нормамі, замацаванымі ў законах, указах, пастановах, дагаворах і іншых дакументах.

Дакументамі (ад лац. documentum — доказ, сведчанне) называюцца адпаведным чынам складзеныя, падпісаныя і засведчаныя справавыя паперы, якiмi афармляюцца розныя гаспадарчыя аперацыі, прававыя адносіны і дзеянні юрыдычных асоб і грамадзян.

Дакумент можа быць атрыманы пры выкарыстанні пiсьма, малюнка, графiкi, фатаграфii, гуказапiсу. Таму ён вызначаецца ДАСТ як «матэрыяльны аб’ект з інфармацыяй, замацаванай створаным чалавекам спосабам для яе перадачы ў часе і прасторы».

Службовы (афіцыйны) дакумент — гэта дакумент, які створаны арганізацыяй, прадпрыемствам, установай ці службовай асобай і аформлены ва ўстаноўленым парадку. Пад службовай асобай трэба разумець асобу, якая ажыццяўляе функцыю прадстаўніка ўлады ці займае пасаду, звязаную з выкананнем арганізацыйна-распарадчых ці адміністрацыйных абавязкаў.

Дакумент валодае некаторымі функцыямі:

- інфармацыйнай (у дакуменце фіксуюцца факты, падзеі, з’явы практычнай і мысленчай дзейнасці чалавека);

- арганізацыйнай (з дапамогай дакумента забяспечваецца ўздзеянне на групы людзей для арганізацыі і каардынацыі іх дзейнасці);

- камунікатыўнай (знешнія сувязі ўстаноў, арганізацый, прадпрыемстваў забяспечваюцца з дапамогай дакументаў);

- юрыдычнай (змест дакумента выкарыстоўваецца ў якасці доказу пры разглядзе спрэчных пытанняў бакамі адносін, не кажучы ўжо аб органах следства, суда і пракуратуры. Шэраг дакументаў з самага пачатку надзелены юрыдычнай функцыяй: дагаварная дакументацыя, натарыяльна завераныя дакументы, прававыя акты органаў дзяржаўнага кіравання і г. д.);

- выхаваўчай (ён дысцыплінуе выканаўцу, патрабуе павышэння ўзроўню адукацыі);

- эстэтычнай (добра падрыхтаваны дакумент выхоўвае эстэтычны густ кадраў, павышае прэстыж арганізацыі).

Усе дакументы, якія выкрыстоўваюцца на прадпрыемствах ці ўстановах, класіфікуюцца па розных прыметах: паводле зместу (простыя і складаныя, у залежнасці ад таго, адно ці некалькі пытанняў ахоплівае іх змест), паходжання (афіцыйныя, або службовыя, і асабістыя), паводле тэрміновасці (тэрміновыя і нетэрміновыя), відах дзейнасці (арганізацыйна-распарадчыя, фінансава-разліковыя, забеспячэнска-збытавы), па месцы складання (унутраныя, знешнія), па форме (індывідуальныя, тыпавыя, трафарэтныя), па тэрмінах захоўвання, па стадыям стварэння і інш.

Арганізацыйна-распарадчыя дакументы (АРД) — дакументы, якія прымяняюцца пры афармленні арганізацыйнай, распарадчай, выканаўчай і кантрольнай функцыі кіравання. Гэта від пісьмовага дакумента, у якім фіксуюць рашэнні адміністрацыйных і арганізацыйных пытанняў, а таксама пытанняў кіравання, узаемадзеяння, забеспячэння і рэгулявання дзейнасці органаў улады, устаноў, прадпрыемстваў, арганізацый, іх падраздзяленняў і службовых асоб.

У сістэме АРД выдзяляюць наступныя групы дакументаў:

1) адміністрацыйна-арганiзацыйныя (статуты, пала-жэннi, службовыя iнструкцыi, правілы ўнутранага распарадку і інш.);

2) распарадчыя (пастановы, распара­джэннi, рашэннi, загады i iнш.);

3) iнфармацыйна-даведачныя (даведкi, дакладныя i тлумачальныя запіскі, акты, лiсты, тэлеграмы i тэлефанаграмы).

У асобную групу ўваходзяць дакументы па асабістым складзе (загады па асабістым складзе, заявы, аўтабіяграфіі, працоўныя кантракты, асабістыя справы, асабістыя карткі, працоўныя кніжкі).

Для мовы дакументаў характэрна паслядоўнасць, дакладнасць выкладання фактаў, аб’ектыўнасць ацэнак. Таму ў сістэме моўных сродкаў справавых папер і службовых дакументаў назіраюцца наступныя асаблівасці:

Лексічныя асаблівасці:

- словы ўжываюцца толькі ў прамым значэнні;

- шырока выкарыстоўваюцца абстрактная, тэрміналагічная і спецыяльная лексіка, словы і словазлучэнні, якія маюць афарбоўку афіцыйна-справога стылю: дэфект, грузападымальнасць, вышэйназваны, ніжэйпадпісаныя, невыкананне, забяспечваць раўнапраўе, месцазнаходжанне, прыняць да ведама, у адпаведнасці з, прыняць рашэнне, у адказ на запыт, у адпаведнасці з пастановай, зыходзячы з меркаванняў, на падставе закона і г. д.;

- адсутнічаюць жаргонныя, прастамоўныя словы, дыялектызмы, словы з эмацыянальна-экспрэсіўнай, ацэначнай афарбоўкай;

- ужываюцца маўленчыя штампы-словазлучэнні, якія часта паўтараюцца ў многіх афіцыйна-справавых тэкстах і маюць устойлівы характар (правы і свабоды, мець права, займаць пасаду, мець значэнне і інш.);

- выкарыстанне абрэвіятур, складанаскарочаных найменняў дзяржаўных органаў, устаноў, арганізацый, таварыстваў, партый, абумоўленае імкненнем да сцісласці: Мінфін, АДСС (адзіная дзяржаўная сістэма справаводства), Мінздраў, ЖЭС, студсавет, прафкам і г. д.

- шырока ўжываюцца канцылярызмы (устойлівыя звароты, якія паўтараюцца пры апісанні аднолькавых сітуацый, абазначэнні пашыраных паняццяў) і стандартныя выразы-штампы: палічылі мэтазгодным, справаздачны перыяд, прымаючы пад увагу, прыцягнуць да адказнасці, ставіць у віну, вынеслі прысуд, парадак дня, захаванне і інш.

Марфалагічныя асаблівасці:

- шырокае ўжыванне інфінітываў (упаўнаважыць дэлегацыю, забяспечыць пастаянны кантроль, зацвердзіць палажэнне, прыняць прапанову), які часта выкарыстоўваюцца са словамі неабходна, абавязаны, мае права і інш.: Фінансаванне названага прадпрыемства неабходна здзейсніць за кошт сродкаў...;

- выкарыстоўваюцца аддзеяслоўныя назоўнікі: выкананне, планаванне, прагназаванне, правапарушэнне, падзел, шырока выкарыстоўваюццаі аддзеяслоўныя назоўнікі з прыстаўкай не- (ня-): непрызнанне, недаатрыманне, недавыкананне, нявыплата, недапрацоўка і інш.;

- шырока выкарыстоўваюцца назоўнікі са зборным значэннем: ды-рэкцыя, адміністрацыя, кіраўніцтва, калегія, вучоны савет, камісія і інш.;

- выкарыстанне назоўнікаў назваў асоб па іх спецыальнасці, а таксама назваў дакументаў: сведка, адвакат, рахункавод, інструктар, слухач, грамадзянін, пакупнік, наведвальнік, падаткаплацельшчык, мытнік, аўтар, заяўнік, адказчык, загад, заява, пратакол, рэзалюцыя, паведамленне, даведка і інш.;

- часта выкарыстоўваюцца дзеясловы цяперашняга часу ў значэнні дзеяння, якое неабходна выконваць: Суб’екты прадпрымальніцкай дзейнасці, якія ўчынілі эканамічныя правапарушэнні, нясуць (= павінны несці) адказнасць на падставе актаў заканадаўства...;

- замест дзеясловаў часта ўжываюцца сінанімічныя спалучэнні назоўніка і дзеяслова: дапамагчы — аказаць дапамогу, праверыць— правесці праверку, адрамантаваць — зрабіць рамонт, прыбрацца — зрабіць уборку, падтрымаць — аказаць падтрымку;

- пашырана функцыянаванне колькасна-іменных спалучэняў: шэсць супрацоўнікаў, 10 кліентаў (нашага банка) і інш.;

- напісанне кольнасных лічэбнікаў арабскімі лічбамі: Было забракавана 25 машын. Парадкавыя лічэбнікі даюцца з абавязковым склонавым канчаткам: Выраб 3-га гатунка. Лічэбнік у табліцах, анкетах звычайна ставіцца пасля назоўніка: Колькасць штатных адзінак — 10;

- пашырана ўжыванне дзеепрыметнікаў незалежнага стану на -уч- (-юч-), -ач- (-яч-) і залежнага на -ем-, -ім-: бягучы, апякаемы;

- пашырана выкарыстанне складаных адыменных прыназоўнікаў у адносінах, у мэтах, па дасягненні і г. д..

Сінтаксічныя асаблівасці:

- тэндэнцыя да ўжывання складаных сказаў у сувязі з тым, што патрабуецца асаблівая лагічнасць, паслядоўнасць, дакладнасць развіцця думкі;

- наяўнасць канструкцый са складанымі злучнікамі, адыменнымі прыназоўнікамі: у выніку таго што, дзякуючы таму што, нягледзячы на тое што, з мэтай, па лініі, шляхам, дзякуючы, згодна з, у святле;

- характэрна ўжыванне стандартных складаных сінтаксічных канструкцый, клішэ. Пры неабходнасці выкарыстоўваюцца надрукаваныя бланкі і пэўныя формы, якія даюцца ў спецыяльных даведніках;

- выкарыстанне радоў аднародных членаў;

- наяўнасць функцыянальна абумоўленых лексічных паўтораў, якія дапамагаюць пазбегнуць няправільных тлумачэнняў.

Кожны дакумент з’яўляецца носьбітам інфармацыі, утрымлівае комплекс інфармацыйных элементаў. Інфармацыйны элемент дакумента, які характарызуе сам дакумент, яго мэтавае прызначэнне ці месца, якое займаецца ім у прасторы і ў часе, называецца рэквізітам.

Для справавых дакументаў рэкамендуецца наступны набор рэквізітаў (па СТБ 6.38-2004):

1) Дзяржаўны герб Рэспублікі Беларусь;

2) эмблема арганізацыі або таварны знак;

3) код арганізацый па класіфікатары прадпрыемстваў і арганізацый (КПА);

4) код дакументаў па класіфікатары кіраўніцкай дакументацыі (ККД);

5) назва вышэйстаячай арганізацыі (пры наяўнасці вышэйстаячай арганізацыі ўказваецца яе поўная назва);

6) назва арганізацыі (абазначае аўтара дакумента, пад якім разумеюць фізічную або юрыдычную асобу, якая стварыла дакумент);

7) назва структурнага падраздзялення;

8) паштовы адрас адрасанта (афармляецца ў адпаведнасці з Правіламі аказання паслуг паштовай сувязі, напрыклад: вул. Якуба Коласа, 15, 211400, г. Полацк, Віцебская вобл.);

9) камунікацыйныя і камерцыйныя дадзеныя (уключаюць: тэлеграфны адрас, нумар тэлефона, тэлефакса з указаннем кода аўтаматычнай міжгароднае тэлефоннай сувязі (групы лічбаў у нумары тэлефона дэфісам не раздзяляюцца); камерцыйныя дадзеныя: нумар разліковага рахунка, назва банка і інш.);

10) назва віда дакумента (друкуюцца вялікімі літарамі ад нулявога палажэння табулятара (ЗАГАД, АКТ, ДАВЕДКА);

11) дата (выкарыстоўваецца 10 знакаў: 8 лічбаў і 2 размежавальныя кропкі: 01.04.2008; можна афармляць і так: 15 сакавіка 2008 г.);

12) рэгістрацыйны індэкс;

13) спасылка на рэгістрацыйны індэкс і дату ўваходнага дакумента;

14) месца складання або выдання;

15) грыф абмежавання доступу;

16) адрасат;

17) грыф зацвярджэння;

18) рэзалюцыя (афармляецца рукапісным спосабам пасля разгляду дакумента, якая ўключае пісьмовае ўказанне кіраўніком выканаўцы, характар і тэрмін выканання);

19) загаловак тэксту (не больш, чым на двух радках; павінен адпавядаць асноўнаму пытанню, якое закранаецца ў дакуменце; пішацца з нулявога палажэння табулятара з вялікай літары з прыназоўнікам пра: Пра пастаўку нафты па кантракту № 55-02/672);

20) адзнака аб кантролі;

21) тэкст;

22) адзнака аб наяўнасці дадаткаў;

23) подпіс (складаецца з назвы пасады асобы, якая падпісала дакумент, асабістага подпісу і яе расшыфроўкі (ініцыялы і прозвішча). Ініцыялы друкуюць перад прозвішчам, прабелы паміж ініцыяламі і прозвішчам не робяць);

24) грыф дадатка;

25) грыф узгаднення;

26) візы (подпіс, які пацвярджае факт азнаямлення адказнай асобы з дакументам);

27) пячатка (ставіцца на дакументах, якія патрабуюць асаблівага засведчання іх сапраўднасці. Водціск пячаткі патрэбна ставіць такім чынам, каб ён захопліваў частку назвы пасады асобы, якая падпісвае дакумент);

28) адзнака аб выкананні;

29) адзнака аб завярэнні копіі;

30) адзнака аб выкананні дакумента і накіраванні яго ў справу;

31) адзнака аб паступленні (рэгістрацыйны штамп уваходзячага дакумента);

32) адзнака аб пераносе дадзеных на машынны носьбіт.

Для афармлення дакумента якога-небудзь вызначанага віду патрабуюцца не ўсе пералічаныя рэквізіты, а толькі некаторыя. Стандартам вызначана колькасць і паслядоўнасць размяшчэння рэквізітаў у дакументах пэўных відаў.

Фармулярам дакумента называецца набор рэквізітаў у дакуменце, размешчаных у вызначанай стандартам паслядоўнасці. Розныя віды дакументаў маюць розны набор рэквізітаў, які абумоўліваецца прызначэннем дакумента.

Такім чынам, можна гаварыць пра фармуляр акта, фармуляр пратакола, фармуляр загаду і інш.

Фармуляр, характэрны для пэўнага віду дакументаў, называецца тыпавым фармулярам.

У працэсе работы кожнай арганізацыі ці прадпрыемства ствараецца вялікая колькасць арганізацыйна-распарадчай дакументацыі як па асноўных пытаннях, так і па пытаннях асабістага характару. Службовыя дакументы, як правіла, складаюцца на бланку, які адпавядае стандарту і мае пэўны парадак размяшчэння рэквізітаў.

Бланк афіцыйнага дакумента— гэта стандартны ліст паперы з узноўленымі на ім пастаяннымі (сталымі) рэквізітамі і месцам, якое адведзена для пераменных рэквізітаў.

Бланкі бываюць двух відаў: агульныя і бланкі для лістоў.

Бланкі для лістоў выкарыстоўваюцца выключна для афармлення лістоў незалежна ад іх віду (пісьмы-запыты, пісьмы-адказы, гаранційныя і суправаджальныя лісты і інш.)

На агульных бланках афармляюцца распарадчыя дакументы прадпрыемстваў (загады, распараджэнні, пастановы і інш.), а таксама арганізацыйныя дакументы (палажэнні, інструкцыі і інш.) і інфармацыйна-даведачныя дакументы (акты, пратаколы, даведкі і інш.)

Усе бланкі распрацоўваюцца на аснове вуглавога ці падоўжанага варыянтаў размяшчэння рэквізітаў. Пры вуглавым варыянце рэквізіты бланка размяшчаюцца ў верхнім левым вугле. Пры падоўжаным варыянце рэквізіты размяшчаюцца пасярэдзіне ліста ў верхняй яго частцы без абмежавання памераў па гарызанталі, але з захаваннем устаноўленых палёў.

Бланкі для пісьма ва ўсіх арганізацыях РБ афармляюцца на дзвюх мовах з выкарыстаннем падоўжанага варыянта размяшчэння рэквізітаў бланка.

Таксама дапускаецца размяшчаць рэквізіты бланка цэнтрыраваным ці флагавым спосабам. Пры флагавым спосабе кожны радок бланкавых запісаў пачынаецца ад левай граніцы плошчы. Пры цэнтрыраваным спосабе пачатак і канец кожнага радка бланкавых запісаў раўна аддалены ад межаў плошчы. Такім чынам, яны цэнтруюцца, у выніку чаго аказваюцца роўнааддаленымі ад умоўнай вертыкальнай восі, якая падзяляе бланкавыя запісы на дзве роўныя часткі.

Гласарый

Бланк афіцыйнага дакумента — гэта стандартны ліст паперы з узноўленымі на ім пастаяннымі (сталымі) рэквізітамі і месцам, якое адведзена для пераменных рэквізітаў.

Дакумент (ад лац. documentum — доказ, сведчанне) — гэта адпаведным чынам складзеныя, падпісаныя і засведчаныя справавыя паперы, якiмi афармляюцца розныя гаспадарчыя аперацыі, прававыя адносіны і дзеянні юрыдычных асоб і грамадзян.

Рэквізіт — інфармацыйны элемент дакумента, які характарызуе сам дакумент, яго мэтавае прызначэнне ці месца, якое займаецца ім у прасторы і ў часе.

Службовы (афіцыйны) дакумент — гэта дакумент, які створаны арганізацыяй, прадпрыемствам, установай ці службовай асобай і аформлены ва ўстаноўленым парадку.

Фармуляр дакумента — набор рэквізітаў у дакуменце, размешчаных у вызначанай стандартам паслядоўнасці.

Дата добавления: 2015-11-26