Читайте также:
|
КИЇВСЬКИЙ ПРОФЕСІЙНО-ПЕДАГОГІЧНИЙ КОЛЕДЖ
ІМЕНІ АНТОНА МАКАРЕНКА
ІНСТРУКЦІЯ
З ПРЕДМЕТУ «МАШИНОПИС»
Тема: «Вимоги до текстів документів та їх виготовлення за допомогою друкувальних засобів»
Для підготовки робітничої професії
4112 «Оператор комп’ютерного набору»
4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)»
Київ 2013
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
КИЇВСЬКИЙ ПРОФЕСІЙНО-ПЕДАГОГІЧНИЙ КОЛЕДЖ
ІМЕНІ АНТОНА МАКАРЕНКА
ІНСТРУКЦІЯ
З ПРЕДМЕТУ «МАШИНОПИС»
Тема: «Вимоги до текстів документів та їх виготовлення за допомогою друкувальних засобів»
для підготовки робітничої професії
4112 «Оператор комп’ютерного набору»
4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)»
Київ 2013
Розповсюдження і тиражування без офіційного дозволу Київського професійно-педагогічного коледжу імені Антона Макаренка заборонено.
Укладач: Ю.В. Щілка, майстер виробничого навчання.
Рецензент: О.М.Сергієнко, спеціаліст вищої категорії, викладач-методист.
Одним із головних чинників є належно оформлений документ. Він відіграє істотну роль у формуванні загальної культури вашого бізнесу в цілому. Однак особлива наука – складання власне тексту документа. Від його змісту й форми, стилю та лексичного направлення, що мають відповідати як усталеним у світі нормам, так і специфічним для певної країни правилам, залежить, наскільки виявляється вдалою ваша спроба налагодити ділові стосунки з представниками інших фірм та успішним результат подальшої співпраці з ними. Отже, у центрі уваги – текст службового документа та правила його оформлення за допомогою друкувальних засобів.
Інструкція на тему «Вимоги до текстів документів та їх виготовлення за допомогою друкувальних засобів» являє собою
- примірний конспект з теми;
- контрольні питання;
- додаток;
- допоміжна література.
Методична розробка рекомендована для учнів робітничої професії «Оператор комп’ютерного набору» «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)» з метою підготовки висококваліфікованих фахівців, які добре мають володіють навичками виготовлення бланків.
Розглянуто і схвалено на засіданні
методичної комісії «Інформатики, комп’ютерних та інформаційних технологій»
Протокол №_____ від «____» _______________ 20____р.
Голова методичної комісії _____________О.М.Сергієнко
ВИМОГИ ДО ТЕКСТІВ ДОКУМЕНТІВ
В організаціях тексти службових документів складають державною (українською) мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві організацій дозволяється складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством. Тексти документів, які надсилають зарубіжним адресатам можна складати українською мовою, мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування. Документи, що їх направляють до органів державної влади України, треба складати виключно українською мовою.
Текст документа має містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він може бути викладений у вигляді суцільного складного тексту, анкети таблиці або поєднання цих форм (Додаток 1).
Суцільний складний текст документа містить граматично та логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Таку форму викладу тексту використовують при складанні розпорядчих документів і листів. Суцільний складний текст, як правило, має дві частини. У першій зазначають підставу, обгрунтування або мету складання документа, у другій – висновки, розпорядження, рішення, пропозиції або прохання. Проте текст може містити лише одну результативну частину, наприклад: наказ – розпорядчу частину без констатуючої, лист -прохання без пояснення.
Анкета – це форма викладу тексту документа, в якому один об'єкт характеризується за певними ознаками. Анкетні тексти здебільшого використовують при складанні кадрових документів. Постійною інформацією в анкеті є назви ознак, а змінною – їх характеристики. Назви ознак об'єкта, що характеризується, мають бути іменниками у називному відмінку (прізвище, ім'я, по батькові, освіта, стаж, сімейний стан тощо) або словосполученнями з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу (маєте кваліфікацію, володієте мовами, були... перебували... тощо). Характеристики об'єкта, виражені словесно, мають узгоджуватися з назвами ознак.
Таблиця – форма подання тексту, що містить інформацію, яка характеризує кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовують при створенні організаційно-розпорядчих документів, таких, як штатний розпис, структура і штатна чисельність, а також планових, звітно-статистичних, фінансових та бухгалтерських документів.
Для складання текстів документів, у яких обумовлено типові ситуації (накази з особового складу, договори, гарантійні листи тощо), рекомендовано використовувати уніфіковані трафаретні форми, що містять надруковану постійну інформацію і визначене місце для фіксування змінної.
Текст службового документа може поділятися на розділи, підрозділи, та підпункти, які нумерують арабськими цифрами.
Наприклад:
1. Розділ
1.1. Підрозділ
1.1.1. Пункт
1.1.1.1. Підпункт
Розділи (підрозділи) можуть мати заголовки (підзаголовки). Заголовки розділів друкують з великої літери, крім того, дозволяється написання всього заголовка великими літерами. Підзаголовки друкують з великої літери. Крапку в кінці заголовків і підзаголовків не ставлять.
У службових документах допускається скорочення слів. При цьому слід керуватися правилами скорочення й написання скорочених слів і словосполучень, встановленими ДСТУ 3582-97 «Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові у бібліографічному описі. Загальні вимоги та правила».
ВИМОГИ ДО ВИГОТОВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА ДОПОМОГОЮ ДРУКУВАЛЬНИХ ЗАСОБІВ
Службові документи переважно виготовляють за допомогою друкувальних засобів – комп'ютерної техніки чи конторської друкарської машинки. Лише окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, можна писати від руки.
Проте всі документи (і надруковані, і рукописні), які створюються в діяльності організації й підлягають зберіганню в її документаційному Фонді, повинні мати береги, параметри яких вказані у інструкції «Вимоги до виготовлення бланків».
Слід зауважити, що ДСТУ 4163-2003 не встановлює вимоги до видів і розмірів шрифтів, якими слід користуватися, друкуючи документи на комп'ютері. Проте основною вимогою до шрифтів є забезпечення Можливості легкого та чіткого розпізнавання і прочитання тексту. Тому, Оформлюючи службові документи на комп'ютері у програмі Microsoft Word, бажано використовувати загальноприйнятий шрифт Times New Roman. При цьому слід враховувати, що шрифт розрізняється за розміром і видом. Розмір шрифту вимірюється в пунктах (один пункт дорівнює 1/72 дюйма) і характеризує висоту шрифту. За видом шрифт може бути світлим або напівжирним, прямим або курсивом. Напівжирним шрифтом дозволяється оформлювати такі реквізити документа, як «Назва організації вищого рівня», «Назва організації», «Назва виду документа», «Відмітка про контроль», а також звернення до адресата на початку тексту документа і розшифрування підпису у реквізиті «Підпис». Курсивом можна оформлювати реквізити «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа», «Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь», «Місце складання або видання документа». Стосовно розміру шрифту слід дотримуватися таких вимог: розміром 12-14 пунктів друкують реквізити:
ü Назва організації – 07;
ü Назва структурного підрозділу – 08;
ü Назва виду документа – 10;
ü Гриф обмеження доступу до документа – 15;
ü Адресат –16;
ü Гриф затвердження документа – 17;
ü Гриф погодження документа – 24;
ü Текст документ – 21;
ü Заголовок до тексту документа – 19;
ü Відмітка про наявність додатків – 22;
ü Підпис – 23;
ü Відмітка про засвідчення копії – 27.
Шрифтом меншого розміру (8-11 пунктів) друкують такі реквізити:
ü Назва організації вищого рівня – 06;
ü Код організації – 04;
ü Код форми документа – 05;
ü Довідкові дані про організацію – 09;
ü Прізвище виконавця і номер його телефону – 28;
ü Відмітка про наявність документа в електронній формі – 30.
Текст документів на папері формату A4 можна друкувати розміром шрифту 14 друкарських пунктів через один міжрядковий інтервал або розміром шрифту 12 друкарських пунктів через півтора міжрядкового інтервалу. На папері формату А5 текст документів рекомендується друкувати розміром шрифту 12 друкарських пунктів через один міжрядковий інтервал.
Оформлюючи документ на комп'ютері, не слід набирати його текст та іншу інформацію реквізитів безпосередньо в електронному шаблоні бланка, оскільки це може призвести до зміщення зон розташування реквізитів.
Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Це насамперед стосується реквізитів:
ü Назва організації – 07;
ü Довідкові дані про організацію – 09;
ü Заголовок до тексту – 19;
ü Відмітка про наявність додатків – 22.
Проте існують так звані складні реквізити, такі, як «Адресат», «Гриф затвердження» та «Гриф погодження». Складові частини реквізитів відокремлюють одну від одної півтора-двома міжрядковими – інтервалами. Наприклад:
| 1,5 |
| 1,5 |
Дата
Реквізити документа відокремлюють один від одного півтора-трьома міжрядковими інтервалами. Так, наприклад, реквізити:
ü Назва організації вищого рівня – 06;
ü Назва організації – 07;
ü Назва структурного підрозділу – 08.
друкують на відстані півтора інтервалу один від одного. Назву виду документа відокремлюють від «сусідніх» реквізитів двома інтервалами. Відмітку про наявність додатків відокремлюють від тексту документа двома інтервалами. Текст документа від заголовка відокремлюють трьома інтервалами. Також трьома інтервалами слід відокремлювати реквізит «Підпис» від тексту документа або від реквізиту «Відмітка про наявність додатків» (за наявності останнього).
Назву виду документа завжди друкують великими літерами.
| М.В.Шевченко |
| (підпис) |
| Перший заступник голови адміністрації |
Розшифрування підпису (ініціал(и) та прізвище) посадової особи у реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка назви посади у разі її розміщення на кілько рядках:
Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) не повинна перевищувати 28 друкованих знаків. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега.
Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега:
o 12,5 мм – для початку абзаців у тексті;
o 92 мм – для реквізиту «Адресат»;
o 104 мм – для реквізитів «Гриф обмеження доступу до документа» та «Гриф затвердження документа»;
o 125 мм – для розшифрування особистого підпису у реквізит «Підпис».
Не роблять відступів від межі лівого берега, оформлюючи реквізити:
ü Дата документа – 11;
ü Заголовок до тексту документа – 19;
ü Текст (без абзаців) – 21;
ü Відмітка про наявність додатків – 22;
ü Гриф погодження – 24;
ü Візи документа – 25;
ü Відмітка про засвідчення копії – 27;
ü Прізвище виконавця і номер його телефону – 28;
ü назву посади у реквізиті «Підпис» – 23.
а також слова СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ ПРОПОНУЮ тощо.
У разі наявності у документі кількох грифів затвердження або погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф – без відступу, а другий – з відступом на 104 мм від межі лівого берега.
Оформлюючи службовий документ на двох і більше аркушах, друга та наступні сторінки обов'язково мають бути пронумеровані. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та без розділових знаків.
КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ
1. Який є порядок викладу тексту?
2. Організація текстового матеріалу?
3. На які чинники ділиться зміст тексту документа?
4. На які чинники ділиться форма тексту документа?
5. Структура тексту?
6. Як чинники ділиться форма тексту документу?
7. Скільки дорівнює один пункт шрифту?
8. Яким шрифтом оформлюють текст документу?
9. Яка існує інтервальність в оформлення реквізитів документу?
10. Скільки друкованих знаків максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів?
11. 3 яким відступом оформлюють абзац у тексті документа?
12. 3 яким відступом оформлюють "Адресат"?
13. 3 яким відступом оформлюють розшифрування підпису у реквізиті "Підпис"?
14. 3 яким відступом оформлюють "Гриф затвердження"?
15. Назвіть реквізити для яких не роблять відступ від межі лівого берега?
16. Назвіть реквізити які оформлюють розміром 12-14 пунктів?
17. Назвіть реквізити які оформлюють розміром 9 пунктів?
18. Як оформлюють текст документа на форматі As?
19. Як оформлюються багаторядкові реквізити?
20. Правила оформлення заголовку до тексту?
ВИКОРИСТАНА ЛІТЕРАТУРА
1. Про державну таємницю: Закон України від 21.01.94; 3855-ХІІ /Відомості BP України. – 1994. №13. - Ст.64.
2. Державний стандарт України (ДСТУ) 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. К.: Держстандарт України, 2003.
3. Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98: Розр. Бугай С.М. та ін.: Офіційне видання. - К.: Держстандарт України, 1999. – 53 с.
4. Блощинська В.А. Сучасне діловедення: Навчальний посібник. –Івано- Франківськ, Інститут менеджменту та економіки, 2002. - 269 с.
Щомісячне спеціалізоване видання. Секретар-референт. № 8 (45) 2006
НОТАТКИ
Дата добавления: 2015-12-07; просмотров: 47 | Нарушение авторских прав