Команды меню Window (Окно) позволяют не только создавать и разделять окна, но также переключаться между окнами и упорядочивать открытые окна документов каскадом или мозаикой.

Читайте также:

Рис.12. Окна объектов базы данных Access

Приложения Office объединены в пакет не только потому, что вместе они обеспечивают выполнение всех основных задач, встающих перед персоналом офиса современной компании. Эти программы выполняют разные функции, но имеют много общего:

· меню и панели инструментов;

· навигация в пределах документа;

· редактирование содержания;

· буфер обмена;

· справочная система.

Запустив любое приложение Office, сталкиваемся со стандартными элементами оконного интерфейса Windows. В любой программе есть меню, панели инструментов, полосы прокрутки документов и команды вызова справки. В Office все эти компоненты унифицированы.

Строка меню (рис.13.) обеспечивает доступ ко всем командам программы. Панели инструментов содержат кнопки и раскрывающиеся списки, с помощью которых можно выполнять часто используемые операции и настраивать наиболее важные параметры.

Рис. 13. Строка меню и раскрывающиеся списки команд

Строку меню, как и панель инструментов, можно перетащить в любое место экрана. Меню (и панели инструментов) можно переместить к любому краю окна либо разместить в середине окна приложения (рис.14.), где оно выглядит как небольшое окно с заголовком.

Панели инструментов, как правило, располагаются вдоль верхнего края окна ниже строки меню и содержит значки, щелчки на которых приводят к выполнению тех или иных операций. Как и пункты меню, различные кнопки панелей инструментов ведут себя по-разному. В Office кнопки панелей инструментов ведут себя разумно. Если на экране не помещаются все кнопки, то в панели остаются только те, которыми пользуются чаще всего. Остальные значки перемещаются в раскрывающуюся палитру дополнительных кнопок. Выбор значка дополнительной палитры возвращает его в основную панель.

Рис.14. Перестановка меню и панелей инструментов

Список, позволяющий отображать и скрывать панели инструментов, можно вывести на экран простым щелчком правой кнопки мыши на любой видимой панели инструментов или на строке меню (рис.15.).

Рис.15. Меню в панели инструментов

Редактируя содержимое документа, мы работаем с текстом, числами, графическими и другими объектами. Очень часто содержимое документа не помещается на экран целиком, и приходится листать его в поисках нужного материала. Чтобы отыскать определенный фрагмент в многострочном документе, часто необходимы специальные инструменты Office.

Приемы навигации и поиска на примере документа Word:

· полосы прокрутки;

· клавиши PageUp и PageDown;

· кнопки Предыдущая страница и Следующая страница;

· ползунки полос прокрутки.

Остальные приложения Office имеют сходные инструменты перемещения по документу. В PowerPoint и FronPage есть соответственно панели содержания и списка файлов, похожие на панель схемы документа Word. Окна диалога поиска варьируются в зависимости от специфики приложения, но приемы работы с ним сходны во всех программах Office.

Окна диалога, подобные окну поиска (рис.16.), можно оставлять открытыми и одновременно выполнять другие операции (в отличие от большинства окон диалога, блокирующих все остальные действия). Это позволяет редактировать найденные фрагменты, а затем оперативно продолжить поиск.

Рис.16. Окно поиска

В реальной работе часто приходится переставлять целые слова, абзацы, страницы и блоки данных. Для осуществления подобных операций необходимо указать программе тот фрагмент, который нужно копировать или переместить, то есть выделить его. Кроме стандартных приемов выделения Office предлагает дополнительные, которые значительно убыстряют работу. Для выделения фрагмента в непрерывном текстовом блоке (документе Word, на слайде PowerPoint, в отчете Access, в электронном сообщении Outlook или на Web – странице FrontPage) используйте следующие приемы:

· Чтобы выделить слово, дважды щелкните по нему.

· Для выделения абзаца трижды щелкните по нему.

· Чтобы выделить строку или пункт структуры, щелкните слева от нее, а для выделения нескольких строк нажмите кнопку мыши слева от первой из них и протащите мышь вниз.

· Протаскиванием указателя по тексту можно быстро выделить несколько слов.

· Чтобы выделить рисунок, диаграмму или другой внедренный объект, просто щелкните по нему.

Таблицы Word и PowerPoint не имеют кнопок для строк и столбцов. Для выделения фрагментов в этих таблицах следует щелкать на воображаемых кнопках, расположенных сверху и слева от ячеек таблицы.

Операции вырезания, копирования и вставки, доступные в любом приложении Office, равно как и практически в любой другой программе Windows, позволяют переносить и дублировать блоки документов с помощью буферов обмена Office и Windows.

Операции вырезания, копирования и вставки используются настолько часто, что программы Office предоставляют сразу несколько способов выполнения этих команд:

· меню Правка (рис.17.);

· панель инструментов Стандартная (рис.18.);

· команды Контекстного меню (рис.19.);

· клавиатурные комбинации Ctrl+X или Shift+Delete, Ctrl+C или Ctrl+Insert, Ctrl+V или Shift+Insert.