Access позволяет создавать запросы в режиме Конструктора и с помощью про­грамм-мастеров.

ТЕМА: Создание запросов на выборку записей

Вы должны знать:

Ø назначение запросов разных видов;

Ø алгоритм создания запроса с помощью мастера Простой запрос;

Ø структуру окна Конструктора запросов.

Вы должны уметь:

Ø составлять условия отбора для разных типов данных;

Ø создавать запросы на выборку с помощью мастера Простой запрос;

Ø создавать запросы на выборку в режиме Конструктор.

ПОРЯДОК РАБОТЫ

1. Ознакомьтесь с теоретической частью работы. Выполните упражнения.

2. Домашнее задание. Перепишите вопросы в конспект, ответьте на них.

(Дополнительная литература: [1, c.161…164]

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Основные сведения о запросах

Запросы предназначены для просмотра, анализа и изменения ин­формации, хранящейся в БД. Кроме того, запросы используются для созда­ния на их основе форм и отчетов.

В Access может быть создано несколько видов запросов:

Ú запросы выбора позволяют выбирать записи, удовлетворяющие условиям отбора, вклю­чать в результирующую таблицу запроса нужные поля, изменять порядок выдачи полей, производить вычисления в каждой из записей, группировать записи с одинаковыми значениями в одном или не­скольких полях и выполнять над ними групповые операции;

Ú запросы действия — это запросы, в результате выполнения которых изменяется сама БД. К их числу относятся запросы на обновление, добав­ление, удаление и создание таблиц;

Ú перекрестные запросы группируют данные, представляя их для анали­за в более нагляд­ном и компактном виде.

Создание и использование запросов является одним из важнейших средств, которым должен овла­деть пользователь БД, так как выполнение запросов по­зволяет решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию.

Создание запросов на выборку

Запрос на выборку выбирает данные из таблиц и других запросов. Результатом его является таб­лица. Через эту таблицу запроса можно также корректировать данные в исходных таблицах. На основе этого вида запроса строятся запросы другого вида.

Access позволяет создавать запросы в режиме Конструктора и с помощью про­грамм-мастеров.

Создание запросов с помощью мастера Простой запрос

Мастер Простой запрос позволяет лишь выводить нужную часть по­лей из источника запроса и при необходимости подвести итоги.

Для создания запроса необходимо:

1. Выбрать вкладку Запросы.

2. Нажать кнопку Создать.

3. В диалоговом окне Новый запрос выбрать Простой запрос, нажать кнопку ОК.

4. Выбрать таблицу, данные которой должны быть отображены в запросе.

5. Выбрать поля, используемые в запросе.

6. Если в запросе используются данные нескольких связанных между собой таблиц, повторить п.4 и п.5.

7. Нажать кнопку Далее.

8. Выбрать подробный отчет и нажать кнопку Далее.

9. Задать имя запроса и нажать кнопку Готово.

Выполните упражнение 1 (по указанному выше алгоритму)

1. Создайте запрос Простой 1 на выборку из таблицы Сведения следующих данных: Фамилия, Имя, Город, Телефон.

2. Создайте запрос Простой 2 на выборку из таблицы Сведения следующих данных: Фамилия, Адрес, Количество пропусков.

Создание запросов в режиме Конструктора

Для создания запросов в режиме Конструктора необходимо:

1. Выбрать вкладку Запросы.

2. Нажать кнопку Создать.

3. В диалоговом окне Новый запрос выбрать Конструктор, нажать кнопку ОК.

4. Появится окно Добавление таблицы (Рисунок 1).

Рисунок 1 Окно Добавление таблицы

Замечание: Если окно Добавление таблицы не появилось автоматически, то необходимо выполнить команду Запрос/Добавить таблицу.

5.

В окне Добавление таблицы для каждой из таблиц, участвующих в запросе, нужно либо выделить ее имя и нажать кнопку Добавить, либо дважды щелкнуть по ее имени, после чего кнопкой Закрыть выйти из это­го окна. В результате появится окно Конструктора запросов (Рисунок 2).

Рисунок 2 Окно Конструктора запросов

Окно Конструктора запросов разделено на две панели:

Ú верхняя панель содержит схему данных запроса, которая включает выбранные в качестве источника создаваемого запроса таблицы и запросы. Источники представлены списками полей. Схема данных отображает связи между выбранными таблицами и запросами, а также позволяет устанавливать новые связи между ними;

Ú нижняя панель является бланком запроса по образцу, который нужно заполнить.

6. Для заполнения бланка запроса:

a) в строку Поле включить имена полей, используемых в запросе. Для этого необходимо выпол­нить одно из следующих действий:

• переместить с помощью манипулятора мышь нужное поле из списка полей в верхней панели в первую свободную клетку строки Поле;

• дважды щелкнуть по имени нужного поля в списке полей;

• щелкнуть в клетке строки Поле, раскрыть список и из него выбрать нужное поле.

Для перемещения в бланк запроса всех полей сразу можно выделить их, дважды щелкнув по имени нужной таблицы, и перенести их в строку полей.

b) В строке Имя таблицы отобразить имя соответствующей выбранному полю таблицы.

c) В строке Сортировка можно выбрать порядок сортировки записей в таблице запроса.

d) В строке Вывод на экран отметить флажком поля, которые должны быть включены в резуль­тирующую таблицу.

e) В строке Условие отбора можно записать выражение, содержащее операторы Microsoft Access (Таблица 1) и позволяющее выбирать необходимую информацию по заданному критерию отбора.

f) В строке или задать альтернативные условия отбора записей. С помощью этой строки можно объединять условия отбора логической операцией OR. Строка или может состоять из нескольких строк бланка запроса.

7. Выполнить запрос, используя кнопку панели инструментов Запуск

8. Сохранить запрос.

Таблица 1

Операторы Microsoft Access

Операторы	Описание
Like	Для отбора данных в текстовых полях по шаблону, заключенному в кавычки. Шаблоном может быть слово, по которому будет производиться поиск и отбор записей или набор символов:
? *	любой одиночный символ в данной позиции любое количество символов в данной позиции
“Минск” выбирает все записи из заданного поля со значением Минск
Like “?A*” выбирает все записи из заданного поля со значением: в первой позиции – произвольный символ, во второй позиции –буква А, после – произвольные символы в любом количестве
=, >, <, >=, <=, <>	равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно, неравно
And	Логическое И, задает интервал отбора из выражений, операнд:
>10 and <=20 (в числовом поле выбирает записи из интервала ]10;20])
Or	Логическое ИЛИ, задает альтернативы отбора из выражений, операнд:
Like “M*” or Like “A*” (в текстовом поле выбирает записи, начинающиеся с букв М или А)
Not	Логическое НЕ (отрицание) Not Like “белый”(в текстовом поле выбирает все записи, кроме белый)

Выполните упражнение 3 (по инструкции)

Создайте запрос И1 на выборку из таблицы Сведения следующих данных: Фамилия, Имя, Телефон, Город. Выведите на экран записи об учащихся, проживающих в Минске.

Инструкция:

1. Выберите вкладку Запросы.

2. Нажмите кнопку Создать.

3. В диалоговом окне Новый запрос выберите Конструктор, нажать кнопку ОК.

---

Дата добавления: 2015-12-08