Организационные документы

При оформлении распорядительной и исполнительной деятель­ности аппарата государственных органов, организаций и предпри­ятий особую роль среди всех других систем управленческой докумен­тации выполняет организационно-распорядительская документация (ОРД). Перечисленные выше (§ 3.2) организационные документы являются составной частью ОРД.

Организационные документы представляют собой комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанно­сти и ответственность руководства и специалистов предприятия.

УСТАВ. Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основании устава. Устав — этосвод правил, регистрирующих деятельность предприятий и организаций, учреждений, обществ, их взаимоотношения с другими организациями, права и обязанности в определенной сфере деятельности (приложение 3.1).

Существуют, например, уставы акционерных обществ, обществ с ограниченной ответственностью, спортивных, культурных и дру­гих организаций.

Уставы общественных организаций принимаются и утверждают­ся их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ве­домствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются го­родскими (районными) администрациями, частных предприятий — соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских районных администрациях.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие рек­визиты: наименование организации, вид документа, его регистраци­онный номер, дата, место издания, гриф утверждения (в случае част­ного предприятия указать, кем оно зарегистрировано).

В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, какие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственная, хозяйственная, комммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация и ликвидация.

В зависимости от формы частной собственности (акционерное общество закрытого и открытого типа, общество с ограниченной ответственностью и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставный капитал, ак­ции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фон­дов и т.п.

Положение. Положение — это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязан­ности и организацию работы государственных органов управления (таковы общие положения о министерствах и ведомствах), а также структурных подразделений государственных и негосударственных организаций и предприятий (приложение 3.2).

Положения бывают типовые и индивидуальные. Первые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положе­ния необходимо включать такие разделы, как общая часть (преамбу­ла), основные функции, права, порядок образования и организации работы и другие в зависимости от характера положения.

В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразде­ления, дата, регистрационный номер, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.

Инструкция. Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установ­ления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организа­ций, предприятий (их подразделений, служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и опре­деления порядка применения законодательных актов и распоряди­тельных документов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются требования.

Текст инструкции разбивается по определенной логической схе­ме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начи­нается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок применения и другие сведения общего характера.

Инструкция — документ постоянного или длительного действия I ю замены ее новой).

Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней ре­комендуются четкие формулировки со словами, имеющими распоря­дительное значение типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме.

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руко­водителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указы­ваются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, то таковыми считаются день подписания и регистрации документа.

Структура предприятия и штатная численность. В соответствии с положением или уставом предприятия (организации) разрабатыва­ется его структура и определяется штатная численность, что за­крепляется в соответствующем документе. Здесь указываются все структурные подразделения предприятия (организации), вводимые должности и число штатных единиц. Такой документ необходим при утверждении штатной структуры и численности вышестоящей организацией при ее наличии.

Штатное расписание. Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном распи­сании (приложение 3.3). Штатное расписание составляется на фир­менном бланке, содержит перечень структурных подразделений и должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание утверждается руководителем предприятия, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность и месячный фонд заработной платы предприятия (организации), изменения в штатном расписании вносятся приказом руководителя. Аналогичный порядок составления штатных документов дейст­вует на основе положений об органах государственного управления (министерства, ведомства, аппарат администрации субъектов Российской Федерации и т.п.), но с непременным условием, что общая штатная численность и фонд заработной платы утверждаются вы­шестоящим органом (правительством, главой администрации края, области).

Правила внутреннего распорядка и положение о персонале. Органи­зация работы предприятия (фирмы), обязанности работников и ад­министрации, предоставление отпусков, командирование сотрудни­ков, внутриобъектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего распорядка или в положении о персонале (при­ложение 3.4). Эти документы составляются на фирменном бланке, согласовываются с профсоюзным комитетом и утверждаются руко­водителем.

Положение о структурном подразделении. Если в структуру предпри­ятия (организации) входят отдельные подразделения, то для каждо­го из них разрабатывается положение о структурном подразделении. В нем определяются правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения. Текст положения дол­жен содержать следующие основные разделы.

1. Общие положения. Они предусматривают, помимо правового статуса подразделения, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя, квалификационные тре­бования, предъявляемые к руководителю, порядок его замещения в период отсутствия. В разделе перечисляются правовые акты и норма­тивные документы, которыми должно руководствоваться структурное подразделение в своей деятельности.

2. Основные задачи. Излагаются направления деятельности струк­турного подразделения.

3. Функции. Перечисляются конкретные виды производствен­но-хозяйственной деятельности, закрепленные за структурным под­разделением.

4.Права и обязанности. Указываются права структурного подраз­деления, необходимые для выполнения возложенных на него функ­ций, и обязанности, которые выполняются по отношению к другим структурным подразделениям и сторонним организациям.

5. Ответственность. Устанавливается в соответствии с действую­щим законодательством ответственность руководителя подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение подразделением возложенных на него функций, неиспользование предоставлен­ных прав.

6. Взаимоотношения, связи. Определяются служебные взаимо­отношения структурного подразделения с другими подразделения­ми и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласования документов, совместного выполнения работ и т.д.

7. Организация работы. Определяется порядок деятельности под­разделения, его реорганизации и ликвидации.

Положение о структурном подразделении разрабатывается его руководителем и им подписывается, согласовывается с заместите­лем руководителя организации, который курирует подразделение, и утверждается руководителем организации. Основанием для внесе­ния изменений в положение о структурном подразделении является приказ руководителя организации.

Должностная инструкция Правовое положение работников предпри­ятия регламентируется должностной инструкцией (приложение 3.5). Она содержит практически те же разделы, что и положение о струк­турном подразделении.

При перечислении конкретных задач, возложенных на специа­листов, указывается форма его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет и т.п.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем струк­турного подразделения, а при его отсутствии — специалистом, зани­мающим данную должность, подписывается руководителем струк­турного подразделения и специалистом-разработчиком, утверждается либо руководителем организации, либо руководителем вышестоя­щего структурного подразделения.

Основанием для внесения изменений в должностную инструк­цию является, как правило, перераспределение функций и должно­стных обязанностей при реорганизации, сокращении штатов и т.д.

Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены при изменении названия организации или струк­турного подразделения, при изменении названия должности, при замене работника, если его инструкция была именной.

Распределение должностных обязанностей между руководящи­ми работниками организации, учреждения устанавливается распорядительным документом руководителя организации.

Контрольные вопросы

1. Сформулируйте понятие «организация» и назовите аспекты, вклю­чаемые в это понятие.

2. Изложите четыре концепции теории организации: классическая, бихевиоральная, системная и ситуационная школы.

3. Определите цели и стратегию хозяйственной деятельности в каче­стве первого шага в построении организации.

4. Охарактеризуйте прибыль как основную цель.

5. Какова проблема установления целей?

6. Что представляет собой процесс установления целей?

7. Проведите сопоставление целей со стратегией.

8. Каковы особенности структуры офиса?

9. В чем заключаются организационные проблемы создания офиса?
10. Как различаются по назначениям структурные подразделения

офиса?

11. Перечислите признаки разделения функций между подразделе­ниями офиса.

12. Что понимается под регламентацией организационной структуры, штатов и функций офиса?

13. Изложите предназначение, содержание и оформление организаци­онных (учредительных) документов офиса.

ГЛАВА 4

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ СЛУЖБЫ ОФИСА

4.1. Разделение и кооперация труда в учреждениях и организациях

Разграничение функций между внутренними подразделениями организации базируется на принципах разделения и кооперации управленческого труда.

Разделение труда — это обособление качественно отличных ви­дов трудовой деятельности в процессе совместного труда.

Кооперация труда — это форма организации труда, при которой работники объединяются для планомерного и совместного участия в одном или разных, но связанных между собой процессах труда в целях достижения конечных результатов и повышения его произво­дительности.

Различают следующие виды разделения труда: общее (по отрас­лям), частное (внутриотраслевое) и единичное (внутри предприятия, учреждения, организации).

Трудовая деятельность работников разделяется по функциональ­ному, технологическому, программно-целевому, профессиональному и квалификационному признакам. Решение задачи разделения и кооперации управленческого труда заключается в определении рацио­нальной структуры аппарата управления, в четком разграничении должностных обязанностей работников внутри структурного под­разделения. Функциональное разделение и кооперация управленче­ского труда связаны со структурой аппарата управления в данной организации, с созданием структурных подразделений, специализи­рованных на выполнении определенных функций управления. Со­ставными частями структуры аппарата управления являются под­разделения, отдельные должностные лица и связи между ними по выполняемым функциям.

Суть формирования структуры аппарата управления состоит в том, что в организационной форме выражается содержание процес­са разделения задач, функций и полномочий.

Распределение функций между подразделениями должно сочетаться с их специализацией.

Кооперация управленческого труда в организации осуществляется посредством информационных связей между подразделениями и отдельными работниками, а также в процессе управления некоторые служащиеучаствуют в работе другого подразделения или служащего. Конкретные формы — обмен информацией, согласование, консультации и пр.

Для оценки рациональности разделения труда и кооперации служащих была разработана специальная методика, основанная на вычислении коэффициента рациональности разделения и кооперации управленческого труда:

Крк=Сд/Со Кд(1-Фт),

где Сд - число служащих, имеющих утвержденные должностные инструкции; Со - общее число служащих;

Кд - коэффициент качества должностной инструкции.

Он рассчитыва­ется: Кд = 1 — ПН, здесь ПН — суммарный удельный вес пунктов инструкции, не соответствующих требованиям; удельный вес не свойственных работникам функций.

Фн – удельный вес не свойственных работникам функций.

Дата добавления: 2015-12-07