Читайте также:
|
|
Одни исследователи административного управления сравнивают офис с нервным центром предприятия: здесь формируется его долговременная политика, отсюда осуществляется руководство ежедневными операциями; здесь накапливаются, хранятся и поддерживаются в рабочем состоянии информационные массивы, составляющие «память» организации. Исходя из этого можно сделать вывод, что основу функций офиса составляют, несомненно, планирование, организация, мотивация и контроль — основные функции менеджмента, без реализации которых невозможно функционирование ни одной системы управления.
Другие исследователи обращают внимание на коммуникационные аспекты функционирования офиса: сюда поступают все сообщения из разных подразделений и их внешней среды, здесь организуются и проводятся различные совещания и встречи.
Третья группа ученых указывает на то, что основным содержанием работы офиса является принятие решений. Поэтому особое место следует отвести также и связующим процессам менеджмента (коммуникациям и принятию решений), которые по сути дела составляют основной смысл административной деятельности и предназначения офиса. Первыми во времени возникновения и главными по своему значению в административной работе стали учет и документирование. В связи с этим административная служба выступает как орган предприятия, деятельность которого заключается в создании, передаче и хранении информации. Таким образом, на первое место выходят три следующие основные функции современного офиса:
1)документалистика;
2)коммуникации;
3)принятие решений.
На этой основе были конкретизированы виды офисной деятельности с точки зрения их вклада в реализацию указанных функций:
• двусторонние коммуникации (консультирование, выдача рекомендаций, инструктирование, решение проблем, установление связей);
• переработка цифровых данных (бухгалтерия, учет, расчеты, оценка материальных запасов и т.п.);
• стимулирование действий (утверждение, санкционирование, одобрение и т.п.);
• сопоставление со стандартами (оценка, учет, контроль, проведение ревизий);
• сортировка данных по алгоритму (заполнение форм, фиксация данных, их хранение, составление шкал);
• общее администрирование;
• работа с персоналом (надзор за выполнением работ, оценка производственных показателей, подбор кадров, их мотивация);
• односторонние коммуникации (информирование, отчетность);
• организация формальных совещаний;
• обработка заказов, счетов, запросов;
• прогнозирование (планирование, анализ, разработка бюджета);
• административные услуги (ведение календаря работы, организация встреч, прием посетителей);
• организация обмена (реклама, продажа, формирование отношений покупателей и поставщиков);
• перевод данных из одной среды в другую;
• машинопись, стенография, копирование.
В итоге исследований офис представляется достаточно обособленной частью организации со специфическими внутренними отношениями, развивающимися по особым законам.
Процесс управления офисом представляет собой комплекс разнообразных операций, выполняемых в определенной последовательности и обеспечивающих реализацию основных функций управления предприятием. Этот процесс определенно базируется на операциях, имеющих в своей основе организационно-административный, аналитико-конструктивный и информационно-технический характер.
Организационно-административная деятельность предполагает служебные коммуникационные, распорядительные, координационные и контрольно-оценочные действия, свойственные, как правило, труду руководителя.
Аналитико-административная деятельность лежит в основе процесса подготовки и принятия решений и составляет содержание труда специалистов офиса.
Информационно-техническая деятельность составляет документационные, учетные, счетные, вычислительные и коммуникационно-технические операции, выполняемые техническими исполнителями.
Дата добавления: 2015-12-07; просмотров: 279 | Нарушение авторских прав