Диаграмма распределения работ

Эта диаграмма служит способом визуального представления распределения элементов работ по рабочим местам, их продолжительности и исполнителей. С по­мощью этих диаграмм, наглядно представляющих продолжительность каждой операции одновременно с отображением времени цикла и времени такта потока ценности, выявляют имеющиеся возможности совершенствования потока.

Построение диаграммы начинают с анализа времени цикла и распределения работников по участкам, показанным на карте текущего состояния потока цен­ности. Рассмотрим, к примеру, поток ценности, состоящий из пяти процессов (А—Д). В нем занято пять работников, время такта равно 8 мин, а полное время цикла — 33 мин.

Первым шагом является создание простейшей блок-схемы этого потока, после чего строят гистограмму (рис. 50), изображающую времена цикла для каждого процесса и дающую более наглядное представление о текущем состоянии рассмат­риваемого потока ценности. Такая гистограмма ясно указывает на несбалансиро­ванность потока в его нынешнем состоянии и позволяет выявить, в каких местах потока наблюдаются отклонения.

Этап 6. Фаза II. Карта будущего состояния. Обеспечение непрерывности потока

Следующим шагом должно быть вычисление количества работников, действи­тельно необходимого для функционирования данного потока. Для этого следует разделить полное время цикла (33 мин) на время такта потока (8 мин). Итак,

Вычисленная потребность в работниках, равная 4,125 чел., на первый взгляд свидетельствует о том, что в организации нет возможности загрузить пятерых исполнителей, и именно в подобном выводе кроется основная ошибка многих компаний в их интерпретации принципов бережливого производства. Выравни­вание нагрузок нацелено не на сокращение работников, а на правильное пере­распределение трудовых ресурсов. Построенная диаграмма распределения работ между исполнителями указывает на два важных обстоятельства. Она свидетель­ствует о том, что работы между исполнителями распределены недостаточно

Д. Теппинг, Т. Шукер. Бережливый офис. Управление потоками создания ценности

эффективно и что имеются потери в существующей системе. Из нее, в част­ности, следует, что есть возможность реконструировать в будущем эту систе­му, высвободив пятого сотрудника и поручив ему исполнение новых обязан­ностей. При внедрении бережливого производства существует условность, заключающаяся в следующем: вычисленная дробная величина потребности в рабочей силе, равная или меньшая 0,5, служит очевидным указанием того. что из производственного процесса могут быть исключены элементы работ на выполнение которых требуется именно такая часть рабочего времени со­ответствующего сотрудника. Причем последний (как будет показано в раз­деле, посвященном фазе выравнивания потока ценностей) может быть ис­пользован более производительно. При совершенствовании рассматриваемого потока необходимо обеспечить, чтобы каждый из оставшихся четырех служа­щих справлялся со своими обязанностями за время, равное времени цикла, т.е. за 8 мин. Таким образом, суммарное время цикла должно быть сокраще­но и не превышать 4 х 8 = 32 мин.

Вместе с тем сейчас время цикла составляет 33 мин, и это означает, что не­обходима стандартизация операций, выполняемых персоналом, чтобы исключить лишнюю минуту из времени цикла (рис. 51).

Этап 6. Фаза II. Карта будущего состояния. Обеспечение непрерывности потока

Диаграмма будущего распределения работ между исполнителями ставит ясную, очевидную цель перед разработчиками усовершенствованного потока ценности. Но возникает вопрос: каким образом четверо работников смогут справиться с данным заданием, если проблемы возникали даже у пятерых исполнителей? От­вет известен и заключается в стандартизации выполняемых работ.

Стандартизованные операции

К этому моменту совершенствования потока ценности, вероятнее всего, уже известно, к чему следует стремиться, но еще не вполне понятно, как достичь по­ставленных целей. Стандартизация операций может подсказать, как добиться непрерывности совершенствуемого потока ценности.

Стандартизованные операции

Под стандартизованными операциями понимают согласованный набор рабочих процедур, устанавливающий наилучшие из возможных методы и последовательность их выполнения.

Всегда интересно наблюдать за тем, как хороший специалист выполняет ту или иную работу. Это сравнимо с представлением талантливого артиста, но в деятельности эксперта больше науки, чем искусства. Например, даже наиболее искусные повара всегда применяют определенные стандарты в своей работе. Это позволяет им поддерживать в заданных пределах вариации параметров процесса приготовления пищи, что делает результат предсказуемым. Когда стандартами пользуется настоящий специалист своего дела, его блюда оказываются самыми вкусными и простыми в приготовлении, при этом их характеристики остаются неизменными. Если стандартизация применяется в административной деятель­ности, то это всегда ведет к выполнению персоналом своих обязанностей самыми лучшими, простыми, безопасными и быстрыми способами.

Иногда высказываются мысли, что стандартизация операций стесняет твор­чество исполнителей, ограничивает их свободу. Но эти опасения не подкрепле­ны практическим опытом компаний, применяющих стандарты в своей дея­тельности. Творческое отношение исполнителей к своим обязанностям требу­ется всегда — вначале оно проявляется в ходе разработки самих стандартов, а затем для того, чтобы выдерживать повседневный напор различных проблем, препятствующих применению этих стандартов на практике. А чем иным, как не творчеством, можно назвать работу по систематическому совершенствованию стандартов?

Стандартизация служит мощным инструментом разрешения многочисленных проблем, возникающих при выполнении административных задач. Она обеспе­чивает эффективную последовательность действий, которая:

Д. Теппинг, Т. Шукер. Бережливый офис. Управление потоками создания ценности

• минимизирует вариации рабочих процедур;

• способствует внедрению передового опыта поддержания качества;

• облегчает обучение работников основным и смежным специальностям;

• гарантирует безопасность;

• помогает в удовлетворении потребительского спроса. Стандартизация нацелена на те составляющие потока ценности, которые

создают добавленную стоимость. В ходе анализа этих составляющих удается со­кратить трудоемкость или полностью исключить отдельные этапы их выполнения, или объединить их, чтобы наиболее эффективно использовать время цикла. Стандартизация работ служит фундаментом для любых инициатив по совершен­ствованию производственных процессов.

Инструментами стандартизации являются документы «Технологическая карта выполнения работы, составленной из стандартизованных операций» (Standardized Work Combination Sheet) и «Стандартизованная схема выполнения работы» (Stan­dardized Work Chart), показанные на рис. 52 и 53.

Дата добавления: 2015-12-07