Додавання зведених таблиць

Команда Сводная таблица меню Данные є витонченим засобом обробки даних, створює таблицю, що набудовується, для організації полів на листі в нових сполученнях. Створюється зведена таблиця за допомогою Майстра зведених таблиць. Після створення можна продовжити її припасування за допомогою перестановки полів і накладення нових форматів даних.

Для створення зведеної таблиці варто виділити будь-як осередок у списку, що буде проглядатися за допомогою зведеної таблиці (якщо можна, краще виділити весь список) і виконати команду Сводная таблица в меню Данные. Запускається Майстер зведених таблиць, що просить указати джерело даних для таблиці. Виберіть варіанти В списке или базе данных Microsoft Excel і Сводная таблица і натисніть кнопку Далее. Аналогічно можна створювати таблиці по зовнішнім даним, отриманим за допомогою Microsoft Query, по декількох діапазонах консолідації або по іншій зведеній таблиці. Далі Excel пропонує задати діапазон даних. Excel автоматично виділяє весь список і виводить у вікні потрібний діапазон. Якщо діапазон виділений невірно, варто згорнути вікно кнопкою в поле Диапазон, виділити комірку і повернутися на крок 2. Натискання кнопки Далее виводить останнє вікно Майстра зведених таблиць, де варто вказати розміщення зведеної таблиці на новому листі або на існуючому. Натискання кнопки Готово завершить створення таблиці. Якщо на кроці 3 була натиснута кнопка Макет, виконаєте формування макета звіту. На екрані з'явиться таблиця з областями для сторінок, рядків, стовпців і даних. На рухливих кнопках у правій частині вікна приведені назви полів списку. Визначите вихідну структуру зведеної таблиці перетаскуванням кнопок з полями в області Строка, Столбец, Страница і Данные. Поля в області Строка, утворять рядки зведеної таблиці, в області Столбец - стовпці, а в області Данные - будуть просумовані функцією СУММ. Область Страница дозволяє переглядати визначені поля більш уважно. Пізніше поля можна буде перетаскувати. Натисніть кнопку OK у діалоговому вікні Мастер сводных таблиц и диаграмм – Макет, а потім кнопку Готово для створення звіту. Якщо кнопка Макет на кроці 3 не була натиснута, натисніть кнопку Готово, а потім сформуйте макет звіту на листі.

Для зміни полів і функції зведеної таблиці виберіть команду Мастер сводных таблиц у списку, що розкривається, на панелі інструментів Сводная таблица або виконаєте команду Сводная таблица меню Данные. У результаті відкриється третє вікно Мастер сводных таблиц, де можна перетягнути поля на нові місця, а подвійний щиглик в області Данные на потрібному полі викликає вікно діалогу Вычисление поля сводной таблицы, де зі списку Операция варто вибрати потрібну функцію. Закривши вікно кнопкою ОК і натиснувши кнопку Готово, буде довершена переробка таблиці.

При зміні зведеної таблиці за допомогою Майстра зведених таблиць Excel автоматично її форматує, виходячи з даних у списках і типу значення узагальнюючої функції. Внесення ручних змін у формат таблиці не рекомендується, оскільки при будь-якої перестановки в зведеній таблиці вони пропадають. Можна внести тільки довгострокові зміни в числовий формат області Данные. Для цього виділяється осередок з даними в зведеної таблиці і вибрати команду Параметры поля на панелі інструментів Сводная таблица. У результаті відкриється діалогове вікно Вычисление поля сводной таблицы, у якому варто натиснути кнопку Формат. З'явиться вікно діалогу Формат ячеек, у якому в списку Числовые формати варто вибрати потрібну категорію, після чого вказати атрибути формату і закрити кнопками ОК вікон діалогу Формат ячеек і Вычисление поля сводной таблицы. Нові зміни відобразяться в таблиці і діють при змінах у таблиці.

Для зміни формату заголовка і ліній виділяється комірка у зведеній таблиці і виконується команда Автоформат меню Формат. Excel запропонує один зі стандартних варіантів оформлення таблиці. Вибравши потрібний, натисніть ОК і Excel переформатує зведену таблицю.

Робота з діаграмами

За даними електронної таблиці можна побудувати кругову, крапкову, кільцеву, пузиркову, пелюсткову або поверхневу діаграму на поточному або на окремому листі. Об'ємні діаграми можуть мати вигляд тривимірних стовпчиків, пірамід, конусів або циліндрів. За замовчуванням у Microsoft Excel установлена діаграма, при цьому можна змінити тип прийнятої за замовчуванням.

Діаграма, поміщена на лист Excel і збережена в одному файлі з ним, називається впровадженої. При відновленні даних у таблицях обновляються і впроваджені діаграми. Якщо виділити об'єкт-діаграму, то цей об'єкт можна переміщати, у нього можна додавати дані, можна виділяти, форматувати, переміщати і змінювати розміри більшості вхідних у нього елементів.

Для побудови діаграми за допомогою Майстра варто виділити блок осередків з вихідними даними. Щоб відобразити на діаграмі назви стовпців і рядків, уключите них у виділений блок осередків. Потім виберіть команду Диаграмма в меню Вставка або клацніть по кнопці Мастер диаграмм на панелі інструментів Стандартная.

На екрані з'явиться діалогове вікно Тип диаграммы з двома вкладками.

На вкладці Стандартные в списку Тип перераховані можливі типи діаграм, а в поле Вид відобразяться різновиди обраного типу графіка. Поточний варіант видний на темному тлі. Утримуючи натиснутої кнопку Просмотр результата, можна побачите, як буде виглядати графік обраного типу стосовно до ваших даних. Кнопка в лівому нижньому куті вікна діалогу дозволяє запустити помічника, вивести на екран ради і довідки, що допомагають при створенні діаграми.

Друга вкладка Нестандартные надає додаткові можливості на вибір типу графіка. На вкладці можна установити перемикач у групі Вивести в положення встроенные або дополнительные. У поле образец демонструється тип обраного графіка. Якщо можна обмежитися даним етапом побудови діаграми, варто натиснути кнопку Готово.

Щиглик по кнопці Далее виводить друге діалогове вікно Источник данных диаграммы для визначення джерела даних. На вкладці Диапазон данных можна задати розташування рядів даних на листі по рядках або по стовпцях. Виділені комірки будуть зазначені в поле Диапазон. При бажанні можна ввести інші значення діапазону, що містить дані для побудови діаграми, або натиснути кнопку згортання діалогового вікна праворуч від поля, виділити потрібний діапазон і відновити діалогове вікно за допомогою тієї ж кнопки.

На вкладці Ряд у поле приведений список існуючих рядів даних. За допомогою кнопок Добавить і Удалить можна додати в діаграму або видалити з неї ряди даних без зміни даних на листі. У поле Имя відображаються посилання на осередки, що містять назви рядів даних, обраних у поле Ряд. Назви рядів можливо змінити в поле Имя, не змінюючи при цьому текст на листі. Уведена назва буде відображено в легенді для обраного ряду. Якщо назва введена в поле Имя, то ця назва більш не зв'язана з осередком листа. Кнопка згортання діалогового вікна праворуч від поля дозволяє тимчасово забрати діалогове вікно з екрана для виділення діапазону на листі. Закінчивши виділення діапазону, натисніть кнопку знову для відновлення діалогового вікна.

Поле Значения відображаються посилання на осередки, що містять значення рядів даних, обраних у поле Ряд. Для додавання значень нового ряду варто вибрати або ввести новий діапазон у поле Значения. При введенні даних у поле Значения на лист вони не додаються.

Поле Подписи оси Х визначає відмінний від вихідного діапазон комірок для назв категорій. Необхідно вказати діапазон листа, якому потрібно використовувати як підпису розподілів осі категорій. Також можна ввести підпису, який варто використовувати, розділяючи їх комами, наприклад:

Дата добавления: 2015-12-07