Защищенный документооборот

Процесс управления и документооборот жестко связаны единой технологией реализации функций управления. Целью документо­оборота является обеспечение управленческой деятельности, процесса принятия решений ценной, полезной, своевременной, полной и достоверной информацией. Движение документирован­ной информации (на бумажных, магнитных или иных носителях) по линиям связи объективно сопровождает управленческую дея­тельность. Управлению экономическими, социальными, полити­ческими, производственными структурами свойственны устойчи­вая стабильность построения и единообразие документооборота. Принципы и направления движения традиционных и электронных документов в аппарате управления едины при любых системах об­работки и хранения документированной информации. Меняются методы работы с документами, но технологическая взаимосвязь документооборота с процессом управления сохраняется. Эта пред­посылка создает объективную возможность для научного решения документоведческих и архивоведческих проблем безбумажного документооборота.

Как технологический процесс документооборот представляет собой схему (совокупность маршрутов) движения человекочитаемых (традиционных), машиночитаемых и электронных докумен­тов по установленным пунктам их учета, рассмотрения, исполнения и хранения для выполнения творческих, формально-логических и технических процедур и операций. При этом основной характерис­тикой движения документированной информации является его технологическая комплексность, т. е. соединение в единую со­вокупность управленческих, делопроизводственных и почтовых задач. Документооборот отражает весь «жизненный цикл» доку­мента — период его активной жизни в управленческом процессе и период его достаточно пассивной архивной жизни. Происходит передача документированной информации не только в простран­стве, но и во времени.

Конфиденциальные, как и открытые, документы находятся в постоянном движении. Перемещение конфиденциальных доку­ментов по множеству иерархических уровней управления создает серьезные предпосылки для утраты ценной информации, требует осуществления защитных мер в отношении документопотоков и документооборота в целом.

Документооборот как объект защиты представляет собой упорядоченную совокупность (сеть) каналов объективного, санк­ционированного распространения конфиденциальной докумен­тированной информации в процессе управленческой и производ­ственной деятельности пользователей (потребителей) этой информации.

При движении конфиденциальных документов по инстанциям увеличивается число источников (сотрудников, баз данных, рабо­чих материалов и т. п.), обладающих ценными сведениями, и расши­ряются потенциальные возможности утраты конфиденциальной информации, разглашения ее персоналом, утечки по техническим каналам, исчезновения носителя этой информации. Риск утраты конфиденциальной документированной информации существует на всех стадиях и этапах движения документов, при выполнении любых процедур и операций.

Наиболее часто встречающимися угрозами (опасностями) конфиденциальным документам в документопотоках могут быть:

— несанкционированный доступ постороннего лица к докумен­там, делам и базам данных за счет его любопытства или обманных, провоцирующих действий, а также случайных или умышленных ошибок персонала фирмы;

— утрата документа или его отдельных частей (листов, прило­жений, схем, копий, экземпляров, фотографий и др.), носителя чернового варианта документа или рабочих записей за счет кражи, утери, уничтожения;

— утрата информацией конфиденциальности за счет ее разгла­шения персоналом или утечки по техническим каналам, считыва­ния данных в чужих массивах, использования остаточной инфор­мации на копировальной ленте, бумаге, дисках и дискетах, оши­бочных действий персонала;

— подмена документов, носителей и их отдельных частей с целью фальсификации, а также сокрытия факта утери, хищения:

— случайное или умышленное уничтожение ценных докумен­тов и баз данных, несанкционированная модификация и искаже­ние текста, реквизитов, фальсификация документов;

—гибель документов в условиях экстремальных ситуаций

Для электронных документов угрозы особенно реальны, так как факт кражи информации практически трудно обнаружить. В отно­шении конфиденциальной информации, обрабатываемой и храня­щейся в компьютерах, условия возникновения угроз, по мнению ряда специалистов, классифицируются по степени риска следую­щим образом:

— непреднамеренные ошибки пользователей, операторов, ре­ферентов, управляющих делами, работников службы КД, систем­ных администраторов и других лиц, обслуживающих информаци­онные системы;

— кражи и подлоги информации;

— стихийные ситуации внешней среды;

— заражение вирусами.

В соответствии с характером указанных выше угроз формиру­ются задачи обеспечения защиты информации в документопото­ках, направленные на предотвращение или ослабление этих угроз.

Главным направлением защиты документированной информа­ции от возможных опасностей являются формирование защищен­ного документооборота и использование в обработке и хранении документов специализированной технологической системы, обес­печивающей безопасность информации на любом типе носителя.

Под защищенным документооборотом (документопотоком) понимается контролируемое движение конфиденциальной доку­ментированной информации по регламентированным пунктам приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких условиях организационного и технологическо­го обеспечения безопасности, как носителя информации, так и са­мой информации.

Помимо общих для документооборота принципов, защищенный документооборот основывается на ряде дополнительных принципов:

— ограничения доступа персонала к документам, делам и ба­зам данных деловой, служебной или производственной необходи­мостью;

— персональной ответственности должностных лиц за выдачу разрешения на доступ сотрудников к конфиденциальным сведени­ям и документам;

— персональной ответственности каждого сотрудника за со­хранность доверенного ему носителя и конфиденциальность ин­формации;

— жесткой регламентации порядка работы с документами, де­лами и базами данных для всех категорий персонала, в том числе первых руководителей.

Несколько иное содержание приобретает в защищенном доку­ментообороте принцип избирательности в доставке и использовании конфиденциальной информации. В его основе лежит действующая в фирме разрешительная (разграничительная) система доступа персонала к конфиденциальной информации, документам и базам данных. Целью избирательности является не только оперативность в адресной доставке документированной информации потребителю, но и доставка ему только той информации, работа с которой разре­шена в соответствии с его функциональными обязанностями. Изби­рательность распространяется не только на поступившие докумен­ты, но и на документы, которые составляются персоналом на рабо­чих местах или с которыми сотрудники только знакомятся.

Защищенность документопотоков достигается за счет:

— одновременного использования режимных (разрешитель­ных, ограничительных) мер и технологических приемов, входящих в систему обработки и хранения конфиденциальных документов;

— нанесения отличительной отметки (грифа) на чистый носи­тель конфиденциальной информации или документ, в том числе сопроводительный, что позволяет выделить их в общем потоке до­кументов;

— формирования самостоятельных, изолированных потоков конфиденциальных документов и часто дополнительного их раз­биения на подпотоки в соответствии с уровнем конфиденциально­сти перемещаемых документов;

— использования автономной технологической системы обра­ботки и хранения конфиденциальных документов, не соприкасаю­щейся с системой обработки открытых документов;

— регламентации движения документов как внутри фирмы, так и между фирмами, т. е. с момента возникновения мысли о необ­ходимости создания документа и до окончания работы с докумен­том и передачи его в архив;

— организации самостоятельного подразделения конфиден­циальной документации или аналогичного подразделения, входя­щего (или не входящего) в состав службы безопасности или анали­тической службы;

— перемещения документов между руководителями, исполни­телями и иным персоналом только через службу КД.

Любому движению (перемещению, передаче) документа долж­ны обязательно предшествовать операции по проверке комплект­ности, целостности и учету нового местонахождения документа. Вместе с тем дополнительные операции (защитные меры) не долж­ны повышать трудоемкость работы с документами и увеличивать сроки их движения и исполнения.

Совокупность технологических стадий (функциональных эле­ментов), сопровождающих потоки конфиденциальных документов, несколько отличается от аналогичной совокупности, свойственной потокам открытых документов. Так, входной документопоток включает в себя следующие стадии обработки конфиденциаль­ных документов:

— прием, учет и первичная обработка поступивших пакетов, конвертов, незаконвертованных документов;

— учет поступивших документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам;

— предварительное рассмотрение и распределение поступив­ших документов;

— рассмотрение документов руководителями и передача доку­ментов на исполнение и технологические участки службы КД;

— ознакомление с документами исполнителей, использование или исполнение документов.

Выходной и внутренний документопотоки включают в себя следующие стадии обработки конфиденциальных документов:

— исполнение документов (этапы: определение уровня грифа конфиденциальности предполагаемого документа, учет носителя будущего документа, составление текста, учет подготовленного документа, его изготовление и издание);

— контроль исполнения документов;

— обработка изданных документов (экспедиционная обработка документов и отправка их адресатам; передача изданных внутрен­них документов на исполнение);

— систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, оформление, формирование и закрытие дел;

— подготовка и передача дел в ведомственный архив (архив фирмы).

В состав всех документопотоков включается также ряд допол­нительных стадий обработки конфиденциальных документов:

— инвентарный учет документов, дел и носителей информации, не включаемых в номенклатуру дел;

— проверка наличия документов, дел и носителей информации;

— копирование и тиражирование документов;

— уничтожение документов, дел и носителей информации.

Стадии, составляющие тот или иной документопоток, практи­чески реализуются специализированной технологической систе­мой обработки и хранения конфиденциальных документов.

Следовательно, защита документированной информации в документопотоках обеспечивается комплексом разнообразных мер режимного, технологического, аналитического и контрольного характера. Перемещение документов в процессе выполнения каж­дой стадии, этапа, процедуры обработки или исполнения сопровож­дается набором связанных учетных операций, закреплением доку­мента за конкретным сотрудником и его персональной ответствен­ностью за сохранность носителя конфиденциальной информации.

Дата добавления: 2015-12-07