Комунікаційний процес.

ТЕМА: КОМУНІКАЦІЇ В МЕНЕДЖМЕНТІ

ПЛАН

1. Суть комунікації.

2. Інформація як матеріал комунікацій.

3. Комунікаційний процес.

4. Організаційні та міжособові комунікації та шляхи їх вдосконалення.

Суть комунікації.

Комунікації – це обмін інформацією між двома і більше людьми.

Мескон, Альберт та Хедоурі [24] зазначають, що комунікації виникають:

1. Між організацією і зовнішнім середовищем. Наприклад, об­мін інформацією зі споживачами йде через рекламу, з державою — через звіти, з політичною системою — шляхом створення лобі в парламенті. Під дією оточення проводяться наради, обговорення, теле­фонні переговори, готуються службові записки, відеострічки, звіти та інше.

2. Між рівнями, підрозділами та працівниками організації. Комунікації можуть здійснюватись:

- від вищих рівнів управління до нижчих, тобто „зверху донизу". На­приклад, начальник сповіщає підлеглих про поточні завдання, змі­ну технології роботи, нові пріоритети та інше;

- між різними підрозділами (відділами, цехами тощо);

- від нижчих рівнів до вищих. Найчастіше так надходить інформація про недоліки, порушення, страйкову ситуацію та ін., тобто спра­цьовує принцип „знизу доверху";

- між окремими працівниками;

- між менеджером (керівником) і його робочою групою (апаратом).

Французький економіст Бернар Гурней виділяє формальні (офіційні) комунікації, тобто ті, які створюються керівництвом організації, та не­формальні, які установлюються на засадах особистих стосунків в органі­зації на відміну від офіційних комунікацій або процедур.

Інформація як матеріал комунікацій.

Базою комунікацій є ефективне інформаційне забезпечення.

Інформація — це сукупність повідомлень, які відображають кон­кретний бік явища, події, виробничо-господарської діяльності.

Вона може надходити за централізованою, децентралізова­ною та змішаною схемами. Інформацію можна класифікувати за певними ознаками [1, 18]:

-за повнотою охоплення явища: повна, часткова, надлишкова;

-за періодом дії: разова, періодична, довгострокова;

-за змістом: планово-економічна, фінансова, облікова, бухгалтерсь­ка, технологічна, довідкова, адміністративна та ін.;

-за рівнем достовірності: достовірна, недостовірна.

Носіями інформації є документи, дискети, диски, графіки, перфо­стрічки, перфокарти, магнітофонні стрічки, плакати, схеми та т.п. Ос­новним носієм інформації є документ. Часто в умовах виробничо-госпо­дарської діяльності вирішення управлінських проблем вимагає застосування графіків та відповідно способів графічних зображень

Комунікаційний процес.

Комунікаційний процес — це процес обміну інформацією на засадах

використання певних складових та реалізації відповідних етапів з ме-

тою розв'язання конкретної проблеми.

Мескон, Альберт та Хедоурі [24] виділяють такі складові еле­менти процесу комунікацій:

- відправник (джерело) — це той, хто генерує ідеї, збирає інформацію і передає її;

- повідомлення — інформаційна ідея, яка закодована з допомогою символів;

- канал — засіб передачі інформації;

- отримувач (споживач) — особа, для якої призначена інформація.

Модель процесу комунікацій показано на рис..

Рис.. Графічна модель комунікаційного процесу

З рис. видно, що комунікаційний процес має такі етапи:

1) Формування або вибір ідеї (зародження ідеї).

2) Кодування (перетворення ідеї в повідомлення з допомогою слів, жестів, інтонації).

3) Вибір каналу (вибір способу передачі з допомогою телефонного чи електронного зв'язку, відеострічок тощо).

4) Передача ідеї (повідомлення).

5) Декодування (переклад символів відправника в думки отримувача).

6) Оцінка і уточнення повідомлення.

7) Здійснення зворотного зв'язку (відправник і отримувач міняються комунікаційними ролями).

В комунікаційних процесах постійно виникають шуми. Шум — це те, що деформує зміст повідомлення (відхилення, помилки тощо). Отже, слід враховувати можливі неточності при передачі інформації.

4. Організаційні та міжособові комунікації та шляхи їх вдосконалення.

З метою забезпечення високої якості комунікаційних процесів слід орієнтуватись на два види комунікацій:

- міжособові, які виникають між конкретними особами (працівни­ками);

-організаційні, які визначаються характером діяльності, побудовою, можливостями організацій (підприємств).

На шляху міжособових комунікацій можуть виникати такі перепони: неповне сприйняття працівником інформації; несприйняття інформації; семантичні бар'єри; невербальні перепони, які виникають в процесі ви­користання несловесних знаків: погляду, виразу обличчя, посмішки та ін.; поганий зворотний зв'язок тощо. Усунути ці перепони можна шля­хом удосконалення спілкування. Для цього необхідно: пояснювати та обґрунтовувати свої ідеї до початку їх передачі; бути сприйнятливим до можливих семантичних проблем; слідкувати за власними жестами, по­зами, інтонаціями; бути уважним до почуттів інших працівників; врахо­вувати соціально-психологічний клімат у колективі; встановлювати які­сний зворотний зв'язок; допускати можливість дублювання ідеї, повідомлення, пояснення.

В організаційних комунікаціях причинами виникнення перепон мо­жуть бути: деформація повідомлень на різних етапах процесу комуніка­цій, інформаційні перевантаження в системі комунікацій, незадовільна структура управління організації, громіздка структура комунікаційного процесу та ін. Удосконалення організаційних комунікацій здійснюється за допомогою: раціоналізації структури комунікаційного процесу, удо­сконалення документообігу, застосування сучасних інформаційних тех­нологій тощо.

Дата добавления: 2015-11-28