|
Читайте также: |
Это один из важнейших и наиболее частных деловых контактов в системе межличностного общения секретаря. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, в его основные обязанности входит организационное и информационное обеспечение деятельности последнего. Обычно секретарь оказывает помощь в своевременном выполнении намеченных на тот или иной период мероприятий, выполняет вспомогательно-технические операции, готовит необходимую корреспонденцию и информацию, регулирует телефонные звонки и потоки посетителей. Совместная работа требует от секретаря действий с позиций, наиболее эффективных для фирмы и ее руководителя. Для этого он должен иметь достаточно полное и разностороннее преставление об основных задачах фирмы, учреждения, основных направлениях деятельности, его структуре (подразделениях), о кадровом составе, о характере руководителя, стиле его работы, привычках и др.
При разговоре по телефону секретарь должен уметь тактично ответить на любой вопрос, а руководитель должен доверять своему секретарю, решение всех вопросов, которые считаются конфиденциальными в деятельности фирмы. Также секретарь должен уметь выбрать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся
в отчетах и журналах, избавив его от необходимости детально изучать материалы.
Секретарь должен понимать, что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня, но руководитель, тем не менее, не должен рассчитывать на то, чтобы секретарь оставался и тогда, когда такой необходимости нет.
Секретарь должен четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствие руководителя, а руководитель должен быть в свою очередь уверен, что секретарь справится с той работой, которая может возникнуть в его отсутствие.
Руководителю необходимо постоянно информировать секретаря обо всех делах, чтобы он мог максимально помочь ему. Также руководитель должен уметь признавать свои ошибки и приносить извинения, когда он неправ.
Руководитель должен полагаться на пунктуальность секретаря, а секретарю следует быть готовым к тому, что руководитель иногда может оказаться и непунктуальным.
Поведение секретаря и эффективность его работы – например для всех сотрудников. Он всегда должен быть опрятно одетым, поскольку от этого зависит как его авторитет, так и авторитет руководителя. Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т.д.
Для оказания помощи руководителю секретарь должен уметь рационально планировать свое рабочее время. В этот момент полезным ведением специальных календарей-дневников руководителя и секретаря. Информировать о корреспонденции рекомендуется утром, не позднее, чем через 2 часа от начала работы, а вечером – за 2 - 3 часа до окончания рабочего дня, с тем, чтобы успеть обработать и отправить исходящую корреспонденцию.
В повседневной работе секретарь должен ежедневно собирать и фиксировать
в дневнике данные, которые могут интересоваться руководителя, и уточнять их
у специалистов.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие.
2. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).
3. Галахов В.В, Корнеев И.К. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы) 2009 г.
4. http://bibliotekar/ru/biznes-60/4.htm.
5. http://document-ved.ru/otvety-po-dokumentovedeniyu-dokumenty-po-lichnomu-sostavu.html
6. http://do.gendocs.ru/docs/index-98605.html
7. http://www.mybntu.com/general/delo/osnovnye-vidy-dokumentov-po-lichnomu-sostavu.html
8. http://www.delo-press.ru/articles.php?n=5130
Дата добавления: 2015-12-08; просмотров: 52 | Нарушение авторских прав