Читайте также:
|
Службові наради є ефективною формою обміну інформацією і досвідом роботи. Під час проведення наради відбувається спільне обговорення певних питань, що дає змогу прийняти об'єктивне рішення, прискорити процес доведення конкретних доручень до безпосередніх виконавців, покращити організацію контролю за виконанням цих доручень. Втім, якщо на службову нараду виносяться питання, які не потребують колегіального вирішення, втрачається її основна сутність і вона перетворюється просто на марнування часу. Крім того, слід пам'ятати, що нарада досить дорогий вид управлінської діяльності, адже її вартість складається із заробітку всіх учасників, а також працівників, які її готують і обслуговують, витрат на відрядження, оренду приміщень, технічні засоби тощо.
Залежно від складу учасників наради можуть бути міжнародними, всеукраїнськими, обласними, міськими, районними, галузевими, а також такими, що скликаються в межах однієї установи чи її окремого підрозділу.
Кількість учасників може бути різною, а тривалість наради (від кількох годин до кількох днів) визначається складністю і обсягом питань, які заплановано розглянути на ній.
Наради можуть мати разовий характер або скликатися систематично.
За призначенням і характером службові наради поділяються на такі основні види:
- наради, пов'язані з виробленням і прийняттям рішень;
- наради, пов'язані з організацією реалізації прийнятих рішень;
- наради за підсумками виконання якого-небудь рішення з метою оцінки його результатів;
- наради, що скликаються з метою вирішення поточних виробничих завдань.
Безумовно, цей перелік можна продовжити. Проте найголовніше — уміння правильно організувати й успішно провести нараду.
Підготовка
Ефективність проведення службової наради значною мірою залежить від якості її підготовки. Залежно від виду наради, її тривалості та кількості учасників проводяться різні підготовчі організаційно-технічні заходи. Для організації великої наради створюють робочу групу зі співробітників, відповідальних за її підготовку засідання. Обслуговування невеликих нарад покладається, як правило, на секретаря керівника установи або на одного з працівників.
В установах з постійно діючими колегіальними органами (радами, колегіями, комісіями тощо) має бути типовий регламент проведення засідань, в якому визначено їх періодичність та всі процедури підготовки і проведення із зазначенням посадових осіб, відповідальних за кожну процедуру. В колегіальних органах, як правило, обирають секретаря, основним обов'язком якого є підготовка, обслуговування засідань та ведення відповідної документації.
Починаючи роботу з підготовки наради, слід:
- ухвалити рішення про необхідність її проведення;
- визначити питання порядку денного;
- визначити учасників, у тому числі тих, кого передбачається запросити;
- визначити час і місце проведення.
Невелику короткотривалу нараду краще призначати на початок або кінець робочого дня, щоб не порушувати ритм роботи, не змушувати людей переключатися з одного виду діяльності на інший.
Оперативні наради з невеликою кількістю учасників зазвичай проводяться в кабінеті керівництва. Великі розширені наради, як правило, відбуваються у спеціально призначених для цього залах.
До вибору приміщення слід поставитися відповідально. Враховуючи кількість учасників, потрібно обов'язково передбачити резервні місця (для невеликої наради додатково 2-3 місця, для великої — не менше 15-20). Крім того, якщо це необхідно, визначають можливість застосування технічних засобів та обладнання.
Порядок денний — перший документ, що його складають при підготовці наради, — розробляється за вказівками керівника й узгоджується з ним.
Розпочинати нараду варто з розгляду питань, в обговоренні яких мають взяти участь якнайбільше запрошених осіб, аби після цього вони мали змогу залишити засідання. Послідовність обговорення інших питань залежить від ступеня їх складності: від більш складних до простіших.
Після кожного з питань, що виносять на обговорення, зазначають посаду, прізвище та ініціали доповідача. Питання нумерують і формулюють у називному відмінку або у знахідному з прийменником "про", наприклад:
1 Підготовка до переходу на нове програмне забезпечення. Доповідач — начальник інформаційно-технічного відділу Саєнко А. О. або 1 Про підсумки атестації персоналу. Доповідач — заступник директора Павлов В. П.
Список учасників — другий важливий при підготовці службової наради документ. У випадку, коли планується проведення постійно діючої наради, що має певний склад учасників, до списку додають лише відомості про запрошених осіб.
До участі в нараді варто залучати лише тих осіб, які безпосередньо причетні до обговорюваних питань, мають спеціальні знання або досвід у вирішенні проблем, що є аналогічними винесеним на порядок денний.
Чіткій організації роботи сприяє складання списку за певною формою, в якій можна передбачити всі відомості, необхідні для контролю за ходом підготовки і проведенням наради.
Такий список (за необхідності його можна доповнити іншими графами), розмножений у потрібній кількості примірників, стане у нагоді і для роботи адміністративно-господарських служб при підготовці приміщень, і для реєстрації учасників наради. Не зайвим буде він і на столі президії — за цим списком головуючому легше буде орієнтуватися під час ведення засідання.
Після того як складено порядок денний і список учасників, визначено місце і час проведення наради, розпочинають оповіщення її учасників. Це потрібно зробити завчасно, аби запрошені мали можливість спланувати свій робочий день, перенести за необхідності справи та підготуватися до наради. У процесі оповіщення список ще раз уточнюється.
Повідомити учасників про нараду можна двома способами: письмово, надіславши запрошення (повідомлення), або усно (по телефону). Якщо всі учасники наради — працівники однієї установи, достатньо сповістити їх, зателефонувавши особисто або передавши порядок денний через співробітників.
Учасникам наради з інших установ надсилають телефонограму або лист-запрошення Членам нарад постійно діючих колегіальних органів порядок денний із зазначенням місця і часу засідання, як правило, розсилають.
У листі-запрошенні, крім зазначення установи, яка проводить нараду, порядку денного, часу (дати і години) та місця проведення, можуть повідомлятися додаткові умови участі: надання готелю, вартість, необхідність підтвердження участі тощо. Якщо не передбачене повторне запрошення після одержання підтвердження участі, то у першому листі-запрошенні зазначається повна адреса місця проведення наради з докладним описом транспортних маршрутів. Листи-запрошення мають бути оформлені бездоганно — грамотно й ретельно, що засвідчить повагу до адресата.
Для оперативного розсилання запрошень найчастіше використовують сучасні засоби зв'язку — факс або електронну пошту (e-mail). З використанням комп'ютера розсилання запрошень здійснюється автоматично за списком, що, безумовно, прискорює і полегшує цей процес.
Надіславши письмове запрошення будь-якою формою зв'язку, бажано згодом зателефонувати і пересвідчитися, чи отримав адресат запрошення. При цьому в списку учасників наради роблять позначку про повідомлення (надіслано листа, передано телефонограму, повідомлено усно) й отриману відповідь (згоден взяти участь, не згоден, причини відмови тощо)
Отже, можна виділити такі основні етапи підготовки наради:
1. Підготовка порядку денного, визначення кола учасників і часу проведення наради.
2. Організація робочої групи з проведення наради та розподіл обов'язків.
3. Визначення місця проведення наради (вибір приміщення).
4. Оповіщення учасників наради:
- складання запрошень;
- розіслання запрошень.
5. Уточнення списку учасників.
6. Підготовка пакета документів для розгляду на нараді:
- основних доповідей;
- довідково-інформаційних матеріалів;
- проектів рішень та підсумкових документів.
7. Визначення фінансових витрат.
8. Проведення організаційних заходів:
- замовлення готелю;
- замовлення транспорту;
- організація кава-паузи;
- організація культурно-масових заходів;
- закупівля канцелярського приладдя, води, квітів тощо.
9. Перевірка готовності приміщення (кількість місць і технічне оснащення).
Розпочинаючи підготовку наради, добре мати такий перелік під рукою, щоб не забути яку-небудь деталь
Відповідальним етапом проведення наради є протоколювання, тобто фіксація процесу обговорення внесених до порядку денного питань.
Під час наради, або відразу після її закінчення необхідно зібрати тексти доповідей та тези виступів, що не були подані організаторам заздалегідь. Фіксувати хід наради можна з допомогою стенографування, аудіо- та відеозапису.
Стенограма і фонограма — дослівний запис усіх виступів, запитань, відповідей, реплік. До такої роботи слід запросити фахівців. При стенографуванні і аудіозапису слід враховувати, що стенографістки можуть не знати прізвищ усіх, хто виступав, подавав репліки і ставив запитання. За аудіозаписом не завжди можливо визначити по голосу, хто саме говорив, якщо людину не відрекомендували. Тому необхідно фіксувати під час наради прізвища всіх промовців, що дасть можливість ідентифікувати кожний виступ. У розшифровані стенограми і фонограми, як правило, вносять редакційні виправлення. Втім, це досить дорогий вид документування. Його доцільно використовувати лише під час проведення важливих заходів, коли передбачено публікацію матеріалів наради.
Протокол — організаційно-розпорядчий документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на нарадах.
Протокол оформлюють на підставі записів, зроблених під час засідання. У тих випадках, коли засідання стенографують або здійснюють аудіозапис, протокол складають після розшифрування записів. Вести запис під час засідання має секретар або спеціально призначений співробітник. Від його кваліфікації, вміння усвідомити обговорювані питання і розібратися в їх суті залежить якість запису виступів. Тому призначення особи, яка вестиме протокол, є відповідальною частиною підготовки засідання.
Протокол оформлюють на загальному чи спеціальному бланку установи або на чистих аркушах паперу. До формуляра входять: назва установи-автора, назва виду документа (протокол), дата, номер, місце проведення наради, заголовок, текст, підписи.
У протоколі проставляють дату проведення наради, а не остаточного оформлення або підписання протоколу. У випадку, коли засідання триває кілька днів, зазначають дату початку і закінчення засідання (наприклад: "10-12.12.2012').
Номер протоколу є порядковим номером проведення наради від початку календарного року (у навчальному закладі — від початку навчального року).
У реквізиті "місце проведення засідання" зазначають місто, де відбулося засідання.
Заголовок протоколу відповідає на запитання "чого?" і містить зазначення виду колегіальної діяльності (нарада, засідання, збори) та назву колегіального органу в родовому відмінку. Назву виду засідання узгоджують з назвою колегіального органу. Заголовок пишуть з великої літери (наприклад: "Наради директорів", "Засідання колегії", "Зборів трудового колективу").
Після оформлення заголовка (це можна зробити до початку проведення наради) розпочинають складання тексту. Текст протоколу розподіляють на дві частини:
перша — вступна, де зазначають прізвище та ініціали головуючого, секретаря, присутніх осіб і порядок денний;
друга — основна, де фіксують хід наради.
Слова "Голова", "Секретар" друкують (одне під одним) без абзацного відступу з великої літери; після тире зазначають прізвища та ініціали головуючого й секретаря. Наприклад: Голова — Чернова С.О.. Секретар — Гончаренко Т. М.
У протоколі наради постійно діючого колегіального органу список присутніх постійних членів складають в алфавітному порядку без зазначення посад. Далі записують прізвища запрошених осіб із зазначенням їхніх посад. У протоколах розширених зборів і засідань, на яких присутні понад 15 осіб, вказують лише кількість учасників, а список із прізвищами додають, про що роблять відповідний запис у протоколі. Наприклад: Присутні: 48 осіб (список додається).
Далі наводять порядок денний. У цій частині протоколу перелічують питання, винесені на нараду. Слова "Порядок денний" друкують без абзацного відступу, в кінці ставлять двокрапку. Кожне питання нумерують і друкують з абзацу. Формулювання питань порядку денного, як вже зазначалося вище, може починатися з прийменника "про", але можливий і інший варіант, коли питання формулюють у називному відмінку. Після кожного питання зазначають прізвище та ініціали доповідача.
У ряді випадків, наприклад, при протоколюванні великих нарад порядок денний може бути доданий до протоколу. Тоді його не вносять до тексту, а роблять лише посилання:
Порядок денний засідання додається.
Основна частина тексту протоколу поділяється на розділи, що відповідають пунктам порядку денного.
У кожному розділі мають бути такі частини: "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ", ("ВИРІШИЛИ").
Ці слова зверху та знизу відокремлюють двома інтервалами й друкують великими літерами, кожне з нового рядка без абзацного відступу, після них ставлять двокрапку.
Словом "СЛУХАЛИ" починають кожний розділ. Його друкують в одному рядку з цифрою, що позначає порядковий номер питання.
Прізвище та ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обговоренні, зазначають з нового рядка з абзацу (після прізвища з ініціалами ставиться тире). При цьому посаду доповідача не вказують, тому що вона вже зазначена в порядку денному. Після прізвища та ініціалів тих, хто бере участь в обговоренні, посаду краще зазначити.
У протоколі мають фіксуватися всі міркування щодо розглядуваних питань і всі ухвалені рішення.
Зміст виступів викладають від третьої особи однини. За наявності текстів (або тез) доповідей і виступів їх додають до протоколу, а через тире після прізвища доповідача зазначають:
Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається.
Після кожного виступу в протоколі фіксують запитання (якщо вони були) і відповіді в порядку надходження, наприклад:
Баліка С. В.— яких заходів вжито щодо ліквідації аварії?
Іванова К. М. — о 6-й годині ранку відновлено енергопостачання.
Якщо через припинення обговорення учасники, які мали виступити, не отримали слова, вони передають головуючому на засіданні письмові доповіді, пропозиції, зауваження, що додаються до протоколу.
Наприкінці кожного розділу записують рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти й підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Рішення, як і всі розпорядчі документи, має бути конкретним і містити складові частини: кому, що зробити і в які терміни.
У деяких випадках, а при виборах посадових осіб — обов'язково, у протоколі зазначають результати голосування з кожного пункту окремо.
За наявності особливої думки щодо прийнятого рішення, її можна викласти на окремому аркуші, підписати та додати до протоколу. У протоколі після запису відповідного рішення наводять особливу думку.
За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на стислі та повні.
Стислий протокол містить зазначення прізвища доповідача, тему доповіді, прізвища промовців, рішення. За такими протоколами важко судити про перебіг наради. Стислий протокол доцільно оформляти тільки за наявності стенограм або коли тексти доповідей і виступів додають до протоколу. Стисло протоколюють також оперативні наради.
Повний протокол містить записи виступів доповідачів та інших учасників наради, відбиває роботу колективу, процес вироблення рішення в зіткненні думок, у дискусіях. У повному протоколі фіксують також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.
Під час засідання, звичайно, складають лише чернетку протоколу. У п'ятиденний термін протокол уточнюють, вивіряють згідно зі стенограмами і аудіозаписами, редагують та оформлюють. Якщо до протоколу додають стенограму, то про це роблять запис після першої частини протоколу: "Нарада у заступника голови комітету стенографувалася. Стенограма додається". Остаточно підготовлений протокол підписують голова і секретар.
Рішення колегіальних органів доводять до виконавців у вигляді окремих документів — постанов і рішень; в установах, що діють на основі єдиноначальності, оформлюють наказами. У решті випадків роблять витяги з протоколів (Додаток 4).
Протоколи формують у справи разом з документами (по одному примірнику), створеними в процесі підготовки засідання: порядком денним, запрошеннями, списками учасників засідання і запрошених осіб, доповідями або тезами виступів, довідковими матеріалами з обговорюваних питань, проектами рішень і підсумкових документів та іншими документами, переданими учасниками під час засідання
Дата добавления: 2015-12-08; просмотров: 141 | Нарушение авторских прав