|
Читайте также: |
Методическая разработка
для студентов 1 курса фармацевтического факультета
к практическому занятию по теме
«Создание и использование вложенных таблиц. Нумерация и именование таблицы. Особые случаи при работе с таблицами в тексте. Общие требования к оформлению табличной информации»
1. Научно-методическое обоснование темы:
Эффективная обработка текстовой информации в редакторе MS Word подразумевает знание основных правил оформления текста документа. В рамках данного занятия рассмотрены основные понятия, методы создания вложенной таблицы.
2. Краткая теория:
1. Вложенные таблицы: создание и использование
Таблица, как структура для размещения текстовой информации, вставленная в другую таблицу, называется вложенной таблицей.
Вложенные таблицы являются мощным средством размещения информации в определенном виде. В текст каждой ячейки таблицы можно вставить другую таблицу, в текст ячейки вложенной таблицы можно вставить также вставить таблицу и т.д. Таким образом, вложенные таблицы, наряду со списками, являются прекрасным средством отражения вложенности информации. Приведем некоторые примеры.
Пример 1. Предположим, существует список некоторых объектов – например, список предприятий. Каждое предприятие характеризует определенная информация: наименование, ИНН, адрес, телефон. Каждое предприятие имеет свое штатное расписание и список сотрудников. Штатное расписание и список сотрудников с данной модели являются вложенными структурами данных по отношению к предприятию, причем структуры данных совершенно различны.
Теперь представим ситуацию, когда эти (или какие-либо другие) разнородные по своей структуре данные необходимо представить в одной таблице как единой информационной структуре. Т.к. структуру информации отражает структура таблиц, то необходимо список сотрудников и штатное расписание включить в текст соответствующих ячеек. Получим:
| № | Наименование предприятия | Штатное расписание | Список сотрудников | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ООО «СИГМА» |
|
|
Пример 2. Создание вложенных таблиц является чрезвычайно необходимым инструментом при создании бланков сложной структуры. В сложных по своему составу и структуре бланках необходимо размещать разнородную информацию в различных местах листа. При этом, сначала создается таблица, ячейки которой представляют собой области для размещения информации. Затем, в эти ячейки вводится текст, который может также содержать и табличную информацию. В качестве примера таких бланков можно привести бланк приходного кассового ордера.
Принято от _____________________________________________ Основание ______________________________________________ _______________________________________________________ _____________________________________ руб. _________коп. (прописью)
Приложение ____________________________________________ _______________________________________________________ |
Главный (старший) бухгалтер Получил кассир
| предприятие, организация |
КВИТАНЦИЯ
К приходному кассовому
Ордеру №
Принято от __________________________
__________________________
Основание ___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
прописью
___________________________
| руб. коп. |
| «____» __________ 200__ г. |
Главный (старший)
Бухгалтер
Кассир
Для создания вложенной таблицы необходимо переместить курсор ввода в ячейку таблицы и воспользоваться ранее рассмотренными инструментами создания таблиц. Работа с вложенной таблицей производится так же как и с обычной таблицей в тексте.
Внимание! Линии отчерчивания в таблицах также проводятся с помощью инструмента Табуляция. Однако, для вставки символа табуляции используется сочетание клавиш Ctrl+Tab, т.к. нажатие клавиши TAB в таблице приводит к перемещению курсора ввода в другую ячейку.
2. Нумерация и именование таблиц
Важнейшей составляющей технологии обработки табличной информации в Word является правильное именование табличной информации. В соответствии с общими требованиями к табличной информации в тексте любая табличная информация должна иметь заголовок, который состоит из слова «Таблица», после которого через пробел отражается номер таблицы, затем следует точка, затем пробел, после чего идет заголовок таблицы.
Пример:
Таблица 1. Выполнение плана по производству продукции
Стиль оформления может быть различным в зависимости от предъявляемых к документу требований.
Среди наиболее принятых форм можно выделить следующие (обратите внимание на размещение текста и параметры абзаца)
Вариант 1.
Таблица 1. Выполнение плана по производству медицинских препаратов.
Вариант 2.
Таблица 1.
Выполнение плана по производству медицинских препаратов
Могут быть и другие вариации на данную тему с изменением параметров шрифта. Здесь нас интересует не столько оформительская часть, сколько стандартизация оформления заголовков таблиц в рамках одной публикации.
При размещении табличной информации внутри основного текста таблица рассматривается как дополнительный по отношению к основному тексту элемент. Каждый дополнительный элемент должен иметь свое имя и подпись. Для создания стандартной подписи к табличной информации используется средство «Название». (Вст а вка ® Н азвание).
Для создания названия для таблицы необходимо:
- переместить курсор на одну строку выше таблицы и вызвать команду Вст а вка ® Н азвание.
- в появившемся диалоге в поле название, за номером, ввести заголовок таблицы «Выполнение плана по производству продукции».
- нажать Ok.
Получим:
Такое оформление заголовков является допустимым, но при необходимости оформление может быть изменено. Например, таким образом:
При создании названия для второй таблицы для нее будет автоматически создан номер. Создадим вторую таблицу и выполним команду Вст а вка ® Н азвание.
Как видно из рисунка, следующим таблицам номер будет выставляться автоматически, что является существенным при работе с большими документами.
Внимание! Присвоение таблицам определенного названия также является составным элементом технологии и обязательно для применения в больших документах.
В дальнейшем будет рассмотрено как использовать средства «Название» для других элементов (формулы, рисунки, импортированные изображения). Использование средства Название, в частности, позволяет быстро составить список таблиц в документе с указанием номеров страниц. Кроме того, использование средства Название позволяет избежать путаницы с нумерацией элементов в большом документе.
3. Особые случаи при работе с таблицами в тексте
Таблица на помещается по ширине листа
Проблема большей частью сводится к размещению большой громоздкой шапки таблицы в рамках полосы набора. Для разрешения вопроса необходимо последовательно, до получения приемлемого результата, выполнить следующие действия:
1. Необходимо уменьшить ширину столбцов таблицы. Если при уменьшении ширины столбца с помощью мыши удерживать клавишу Shift, то это будет приводить к уменьшению ширины всей таблицы.
Если удерживать сочетание клавиш Shift+Ctrl, то изменение положения границы столбца приведет к перераспределению ширины все остальных колонок с тем, чтобы выбранная колонка была заданной ширины.
2. Необходимо уменьшить размер шрифта шапки таблицы относительно основного текста таблицы на 2 пункта.
3. Изменить направление текста в шапке определенных колонок с тем, чтобы уменьшить занимаемое ими по ширине место. Для этого необходимо использовать инструмент «Изменение направления текста» палитры инструментов Таблицы и границы:
- выделить ячейки шапки таблицы, где необходимо изменить направление текста с целью уменьшения ширины шапки данных колонок;
- последовательно щелкать по кнопке до получения надлежащего направления текста в выделенных ячейках;
- увеличить высоту строк шапки и уменьшить ширину колонок таблицы, в шапке которых было изменено направление текста.
4. Если рассмотренные выше меры не помогли (таблица все равно не умещается в поле страницы, то необходимо выполнить следующие действия:
- включить режим автоматической расстановки переносов (если он был выключен);
- уменьшить размеры шрифта таблицы (шрифт таблицы не должен быть менее 8 пунктов), а также изменить параметры абзацев (отступы слева и справа абзацев установить нулевыми) с тем, чтобы текст занимал как можно меньше места по ширине и количество переносов текста (если текст все равно не помещается) на другие строки было бы минимальным;
- изменить направление текста в шапке столбцов, где ширина шапки таблицы во много раз превосходит максимальную ширину размещенных в данном столбце данных, на вертикальное, после чего изменить ширину столбцов таблицы;
- если после этого таблица все равно не умещается на листе необходимо выделить ее вместе с заголовком и изменить ориентацию страницы на альбомную ( Ф айл ® Пара м етры страницы ® Р азмер бумаги).
Здесь необходимо установить альбомную ориентацию страницы как показано на рисунке выше и область применения альбомной ориентации «к выделенному тексту», после чего нажать Ok. В результате таблица будет расположена под углом 90 градусов к основному тексту и займет целиком отдельную страницу документа.
Дата добавления: 2015-12-08; просмотров: 97 | Нарушение авторских прав