|
Читайте также: |
____________________________________________
(наименование документа)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Должность, наименование Должность, наименование
организации организации
подпись И.О.Фамилия подпись И.О.Фамилия
дата дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Должность, наименование Должность, наименование
организации организации
подпись И.О.Фамилия подпись И.О.Фамилия
дата дата
27.Печать На документах, требующих особого удостоверения их юридической силы, подпись ответственного лица заверяется печатью.
В делопроизводствен используются печати разных видов. Наиболее известными являются печати организаций с изображением Государственного герба Республики Беларусь – гербовые печати. Существуют также простые печати, которые, в свою очередь подразделяются на печати организаций (так называются печати негосударственных организаций и общественных объединений, которые не имеют права помещать на печати изображение Государственного герба) и печати структурных подразделений (для секретариата, канцелярии, спецчасти, финансовых, административно-хозяйственных и других подразделений). Кроме того, существуют печати, предназначенные для заверения документов определенного вида (например, пакетов, удостоверений, пропусков и т.п.).
Печать ставится на договорах, трудовых книжках (раздел «Сведения о работнике» (титульный лист) и запись об увольнении работника в разделе «Сведения о работе»), дипломах, финансовых документах, уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях, гарантийных письмах и др., а также во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц (справки о месте работы (учебы), трудовом стаже, размере заработной платы и т.п.), на заверительных подписях на копиях документов при пересылке в другие организации или передаче на руки, на всех копиях документов, оформленных на гербовом бланке, при тиражировании их средствами оперативной полиграфии (копира) для рассылки.
Не нужно заверять печатью информационные письма, письма-запросы и письма – ответы, первые экземпляры приказов и др.
Оттиск печати проставляют на документе таким образом, чтобы он частично захватывал наименование должности лица, подписавшего документ, и часть его личной подписи.
Исключение составляют банковские документы, где место печати (МП) вынесено отдельно, сделано это с той целью, чтобы печать не мешала сверке подписи на документе с образцом подписи на банковской карточке.
2. Дайте определение докладной записки, объяснительной записки. Изложите порядок расположения реквизитов и правила их оформления. Докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности (о выполнении плановых заданий, об автоматизации производства и т.п.), по личному составу (о переводе работника на другую работу, наложении дисциплинарного взыскания и т.п.), по административно-хозяйственным вопросам (о проведении ремонта, об утрате пропусков и удостоверений, организации складского хозяйства и т.п.).
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).
Докладные записки делятся на внешние и внутренние.
Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации – автора документа.
Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и состоит из следующих реквизитов:
1. наименование предприятия 2. наименование вида документа
3. адресат 4. Дата 5. Индекс 6. место составления 7. заголовок
8. текст 9. подписи
Внутренняя докладная записка адресуется руководителю организации в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Например, внутреннюю докладную записку на имя директора может подать руководитель структурного подразделения (отдела, управления, сектора, цеха и т.п.).
Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5 и состоят из следующих реквизитов:
1. наименование структурного подразделения 2. адресат
3. наименование вида документа
4. дата
5. индекс
6. место составления
7. заголовок 8. текст
9. подпись
Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, приводятся факты, послужившие причиной составления документа, дается их анализ. Текст докладной записки НЕ следует начинать словами «Довожу до Вашего сведения», предпочтительными являются следующие устойчивые обороты: «По Вашему поручению мною проведена …», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.п.
Во второй (основной) части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т.п. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы: «Считаю необходимым (целесообразным и т.п.) …», «Предлагаю…», «Прошу…» и т.п.
Датой докладной записки является дата ее подписания. Внешние докладные записки регистрируются на тех же основаниях, что и другие исходящие документы (письма, справки). Внутренние – регистрируются в журнале (картотеке) регистрации внутренних документов.
Зарегистрированная докладная записка передается руководителю на рассмотрение. Результат рассмотрения отражается в резолюции, которая пишется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом или на любом свободном месте, но не на полях. Резолюция может быть оформлена также на отдельном листе и приложена к докладной записке.
Докладные записки по личному составу могут иметь самое различное функциональное назначение. Наиболее распространенными разновидностями являются документы о поощрении и нарушении трудовой дисциплины.
Текст докладной записки о поощрении состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса и обосновывается целесообразность поощрения работника, во второй – излагаются предложения о форме и условиях поощрения.
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, допустивший дисциплинарный проступок. Она имеет следующую структуру текста: фамилия, имя отчество нарушителя; наименование должности (профессия, разряд по ЕТС) нарушителя; наименование структурного подразделения, в котором работает нарушитель, дата нарушения; вид нарушения; наличие письменного объяснения причин нарушения; мнение о дисциплинарном взыскании.
Объяснительная записка – справочно-информационный документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Объяснительные записки составляются как по вопросам основной деятельности, так и по личному составу. Наиболее распространенной разновидностью является объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины. Она оформляется в одном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4. Формуляр объяснительной записки аналогичен формуляру докладной записки. Текст излагается от первого лица. Текст объяснительной записки о нарушении трудовой дисциплины имеет следующую структуру: фамилия, имя, отчество; наименование должности, профессии, разряд по ЕТС; наименование структурного подразделения, с какого времени работает в данной организации; дата нарушения; вид нарушения; изложение причин, обстоятельств нарушения.
Объяснительная записка подписывается составившим ее работником с проставлением даты, регистрируется службой ДОУ в журнале регистрации внутренних документов (если такой журнал отсутствует – в журнале регистрации исходящих документов) и передается руководителю структурного подразделения, в котором работает автор записки.
С учетом изложенных обстоятельств руководителем структурного подразделения составляется докладная записка о нарушении трудовой дисциплины и с приложением объяснительной записки представляется руководителю организации для принятия решения.
3. Дайте определение понятиям «реквизит», «бланк документа». Виды бланков документов. Всякий отдельный документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» перечисляет в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам документов, входящих в систему ОРД и каждому реквизиту отводит строго определенное место на документе. Всего стандарт установил и дал расположение 32 реквизитам
Но отдельный документ может иметь меньшее количество реквизитов.
Бланк документа – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация и отводится место для переменной информации.
Выделяют 2 вида бланков:
- общий бланк;
- бланк для писем.
На общем бланке типографским способом или с помощью компьютера наносятся реквизиты 1 – государственный герб Республики Беларусь, 2 – эмблема организации, 3 – код организации, 5 – наименование вышестоящей организации, 6 – наименование организации, 7 – наименование структурного подразделения, 10 – название вида документа, 14 – место составления или издания, и в виде уголков ограничительные отметки для реквизитов 4 – код документа, 11 - дата, 12 – регистрационный индекс, 16 - адресат, 17 – гриф утверждения, 19 – заголовок к тексту, 20 – отметка о контроле.
На бланках для писем типографским способом или с помощью компьютера наносятся реквизиты 1 – государственный герб Республики Беларусь, 2 – эмблема организации, 3 – код организации, 4 – код документа, 5 – наименование вышестоящей организации, 6 – наименование организации, 7 – наименование структурного подразделения, 8 – почтовый адрес отправителя, 9 – коммуникационные и коммерческие данные, и в виде уголков ограничительные отметки реквизитов 11 - дата, 12 – регистрационный индекс, 13 – ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа, 16 - адресат, 19 – заголовок к тексту, 20 – отметка о контроле.
Бланк для письма и общий бланк различаются двумя парами реквизитов (8 (почтовый адрес отправителя), 13 (ссылка на индекс и дату входящего документа) и 10 (название вида документа), 14 (место составления или издания) соответственно), которые исключают друг друга и поэтом должны располагаться на одних и тех же местах.
Дата добавления: 2015-12-08; просмотров: 79 | Нарушение авторских прав