Поняття про систему управління витрат та її елементи

Успіх підприємництва залежить від двох умов: обсягу і якості виконання функцій і завдань, що вирішуються підприємством (обсягом виробництва, реалізації продукції, наданням послуг тощо); і раціонального використання ресурсів. А отже управління витратами означає вдосконалення управління всіма аспектами діяльності підприємства.

Ефективним вважається таке управління, яке забезпечує:

- належний облік і звітність;

- логічну класифікацію витрат і можливість їх повного і глибокого аналізу;

- віднесення витрат на відповідні підрозділи, служби, функції, окремих осіб, тобто встановлення міри відповідальності за їх використання;

- прогнозування і планування витрат, складання кошторису витрат на майбутній період з врахуванням інших показників і особливостей діяльності підприємства. В кожному підприємстві складається відповідна система управління.

Загальну теорію систем сформулював О.О. Богданов [1], який був прихильником використання закономірностей організації живої природи для пізнання соціальних явищ. Сучасна концепція загальної теорії систем була сформульована Л. фон Берталанфі [2], він розглядав систему як комплекс елементів, що знаходяться у процесі взаємодії. На його думку, основне завдання системної методології полягає в тому, щоб, спираючись на розумін-ня системи як комплексу взаємопов’язаних компонентів, відшукати закони, які пояснюють поведінку, функціонування і розвиток систем різних класів.

Починаючи з 50-х років ХХ ст., теорія систем стала привертати увагу вчених різних галузей знань: економістів, математиків, спеціалістів сфери дослідження операцій, філософів, соціологів і ін. Значний внесок у розвиток системних досліджень зробили вчені-кібернетики Кемені Дж. [3], О. Ланге [4], М. Месарович [5], Р. Акоф [6], В.М. Глушков [7] та ін. Нині поняття системи широко використовується в науці і техніці стосовно багатьох явищ, наприклад: сонячної системи, системи рік, гірської системи. Як про самостійні можна говорити про економічну систему, систему транспорту, філософську систему чи систему підприємницької діяльності.

Будь-яка система в тому числі система виробництва аграрної продукції – це внутрішньоорганізована сукупність взаємозв'язаних елементів, що утворюють єдине ціле і спільно діють для досягнення поставленої мети. Проте не будь-яка, а лише така сукупність елементів (об’єктів) становить систему, що утворює ціле й має якісно нові особливості. Результат поведінки системи визначається як продукт взаємодії його частин (компонентів). У такому разі система наближається до поняття «організація», під якою, з одно-го боку, розуміють сам процес, організаційну діяльність, а з іншого, – результат цієї діяльності. Залежно від підходу та мети вивчення об’єкта, його можна розглядати і досліджувати як організацію, систему або як її елементи [8, С. 66].

Елементами системи виробництва є працівники, основні і оборотні засоби, інформація та методи її обробки тощо. Елемент – це відособлена частина системи, що має специфічні властивості й особливе призначення. Він виконує відповідну функцію і не розчленовується при вивченні процесу функціонування системи. Збільшення кількості елементів, що входять до складу системи, зумовлює зростання її складності і внутрішніх взаємозв’язків у ній.

Система має певні властивості, що становлять її якісні параметри, які дають можливість описувати елементи (об’єкти) системи кількісно, виражаю-чи їх у відповідних одиницях.

Зв’язки системи поєднують об’єкти (елементи) у системному процесі. Вони бувають речовими (канали, по яких елементи або система в цілому обмінюються між собою речовинами), енергетичними (канали обміну різни-ми видами механічної, теплової, електричної та іншої енергії) та ін фор-маційними (сигнали, відомості про стан об’єкта і навколишнього середо-вища). Зв’язки між елементами, системами і підсистемами класифіку-ють за такими ознаками: спрямованістю (односторонні, взаємозалежні); ресурсами, що визначають зв’язок (трудові, матеріальні, фінансові тощо); тривалістю (короткострокові, довгострокові, періодичні або епізодичні); циклічністю виконання функцій (планування, організація, координація та ін.); характером формування (лінійні, функціональні).

Розрізняють зв’язки: першого порядку – функціонально необхідні; другого порядку – значною мірою поліпшують діяльність системи, і третього порядку – зайві або суперечливі. Методологічною основою вивчення системи є принципи матеріалістичної діалектики: загального зв’язку явищ, розвитку, суперечності тощо. Систему можна описати математично, як сукупність змінних величин (у системі координат), кожна з яких характеризує її певну якість.

Система має такі параметри: вхід, процесор, вихід, управління за допомогою зворотного зв’язку й обмеження. Вхід системи – це ресурси, елементи, над якими здійснюється процес або операція (насіння, добрива, засоби захисту рослин, паливно-мастильні матеріали, енергія, інформація та ін.), сукупність факторів і явищ (зовнішнє середовище), що впливають на процеси системи і не піддаються прямому управлінню, законодавчі, норма-тивні акти, які забезпечують розміщення і зміну системи.

Процесор переробляє ресурси системи, тобто її вхідні елементи, споживає їх і трансформує у вихідні результати діяльності системи (аграрно-продовольча продукція). Якщо у процесі такого перетворення цінність і корисність елементів системи зменшується, то втрати в системі збільшуються, а її ефективність знижується.

Вихід системи є продуктом або результатом її діяльності. Система на своєму виході повинна задовольняти окремі критерії, головні з яких – ста- більність, екологічність, ефективіність і надійність. Аналізуючи вихід систе-

ми, можна мати уявлення про рівень досягнення мети, що стоїть перед системою.

Чимало технічних і біологічних систем можуть сприймати й використо-вувати інформацію про результати своєї діяльності, тобто мають зворотний зв’язок. Одним із перших зроблених людиною механізмів, у якому свідомо використовувався принцип зворотного зв’язку, є створений понад 200 років тому регулятор Уатта (Англія). Нині під зворотним зв’язком розуміють таку форму взаємозв’язку між системами (підсистемами, елементами), при якій дія регулюючої системи на вхід регульованої відповідає стану виходу останньої. Розрізняють негативний і позитивний зворотний зв’язок. Якщо величина вихідного сигналу зменшується при збільшенні величини сигналу на вході, то такий зв’язок називається негативним (механізм автокорекції системи). При позитивному зворотному зв’язку зі збільшенням величин вихідного сигналу збільшується величина сигналу на вході системи. Тому слід забезпечувати диференційоване оптимальне дозування управлінського впливу на систему з урахуванням її особливостей і стану.

Функція обмеження систем складається з двох частин: цілей і зв'язків. Вони обмежують і описують умови, за яких ціль повинна бути досягнута. З позиції математики умови можна визначити як достатні, надмірні або суперечні. За змістом обмеження – це вихід органу, який розглядається як покупець (замовник) виходу системи.

Важливою особливістю систем, що мають різну природу (біологічну, економічну, соціальну), є ізоморфізм (структурна подібність) – аналогічність процесів, що відбуваються у системах однакової структури. Тому встанов-лені закономірності одних систем можна (при певному припущенні) викорис-тати для вивчення інших. Здатність системи виконувати задані функції, зберігаючи при цьому свої основні характеристики у встановлених межах, називається її надійністю. У поняття надійності входять безвідмовність, довговічність, збереженість. Показником надійності є ймовірність безвідмов-ної роботи, напрацювання на відмову, час роботи тощо.

Серед сукупності властивостей системи можна виділити: детермінова-ність (закономірний і логічний розвиток процесів, чітке виявлення зв’язку між ними), динамічність (наявні у системі активні процеси та явища, рухомі зв’язки тощо), цілісність (відповідні для системи зміст і форма). Основними якостями системи є стійкість, можливість її розвитку у встановлених межах, стохастичність, імовірний характер, процеси і дії збурювальних зовнішніх факторів, чітко визначена мета функціонування, автономність, адаптованість тощо.

Системи поділяють за різними ознаками. Так, за складністю виділяють прості, складні й досить складні системи. Прості – мають невелику кількість взаємопов’язаних елементів і нерозгалужену структуру. Вони виконують найпростіші функції, стан і динамізм цих систем легко описувати й аналізувати. Складні – характеризуються розгалуженою структурою і значною кількістю взаємопов’язаних елементів.

За внутрішньою побудовою системи діляться на відкриті й закриті. Відкриті системи знаходяться під впливом середовища й самі здійснюють на нього вплив, використовуючи внутрішню і зовнішню інформацію (підприєм-ства, об’єднання, асоціації та ін.). Зміна стану відкритої системи залежить як від характеру збурювального впливу оточуючого середовища, так і від діапазону здатностей системи реагувати на ці зміни. В закритих системах використо-вується тільки та інформація, яка характеризує внутрішні зміни системи, і, на відміну від відкритої системи, блок управління є складовою частиною тієї системи, якою він управляє.

Тут має місце динамічна взаємодія між регульованою і регулюючою системами, проте відсутні канали зв’язку і відповідно обліку інформації. Прикладом закритих (в аспекті регуляції) систем динамічного типу може бути біоценоз (сукупність рослин, тварин і мікроорганізмів, які заселяють певну ділянку), рівновага в якому підтримується на основі функціональних залежностей між його елементами.

Фактори, що призводять до виникнення невизначеності в соціально-економічних системах, поділяють на зовнішні й внутрішні. До зовнішніх факторів належать нові економічні умови реалізації продукції, умови постачання й збуту, нові технічні або організаційні рішення науково-дослідних і проектних інститутів тощо. Внутрішніми факторами є реконструкція підприємств, впровадження нових систем організації та оп­лати праці, демографічні зміни у складі працівників, виникнення труднощів у зв'язку з порушенням трудової дисципліни, конфліктними ситуаціями, збоями в роботі техніки тощо.

Соціально-економічна система, як і багато інших систем, має ієрархіч-ну (багатоступінчату) структуру, за якої кожний рівень має певну автономію й виступає об’єктом управління для вищого рівня. Ієрархія і кількість підсистем залежать від внутрішньої складності, а також від цілей і завдань вивчення або проектування системи. За допомогою ієрархічного принципу можна певною мірою спростити систему, успішно долаючи інформа­ційні бар'єри, що виникають при її формуванні.

Соціально-економічна система характеризується різними технічними, технологічними, організаційними, економічними потенціалами. Потенціал системи – це можливість нарощувати її ефективність. Потенційні можливості системи реалізуються через цілеспрямований управлінський вплив на систе-му з метою оптимізації відповідності її елементів, взаємозв'язку потенціалів різних типів систем і окремих процесів.

Зміна стану відкритої системи залежить від характеру збурювального впливу навколишнього середовища й особливостей самої системи. Щоб досягти динамічного гомеостазу або динамічної рівноваги, система повинна мати зворотний зв’язок (інформаційне введення, якість, достатність, своє-часність тощо). Порушення зворотних зв’язків у соціально-економічних системах із різних причин призводить до негативних наслідків. Вони втрачають здатність до розвитку й сприйняття нових прогресивних тендер-цій, змін та науково обґрунтованого прогнозування своєї діяльності на трива-лий період, ефективного пристосування до постійно змінюваних умов зовні-нього середовища. Крім того, у соціально-економічних системах нерідко не можна чітко визначити зворотні зв’язки, що проходять через кілька проміж-них ланок. Не завжди відомі справжні причини виходу керованих параметрів

(продуктивність праці, собівартість продукції та ін.) за встановлені обмеження.

Незважаючи на те, що соціально-економічні системи можуть нагромад-жувати досвід і самовдосконалюватися у процесі роботи, для них, як правило, характерне дискретне регулювання. Тому для ефективного функці-онування цих систем необхідна регулююча дія людини. Вплив органів управління спрямований на реалізацію можливостей нарощування ефектив-ності системи (процесу) шляхом її оптимізації, введення в дію основних або активізації наявних ресурсів, переведення її в новий стан і підтримання організаційної стійкості всієї системи й кожного її складового елемента.

Характерними ознаками соціально-економічної системи є периферій-ність (розміщення її елементів у просторі), еластичність, надійність зв'язку (прямого і зворотного), ефективність, можливість розвитку у встановлених межах, імовірність (у більшості випадків) для зовнішніх збурювань та ін.

Системи характеризуються чутливістю, стійкістю й швидкістю реакції. Чутливість системи виявляється у відповідному відхиленні від визначеної програми, за якою система починає сприймати певний регульований вплив. Чим менші відхилення вловлює система, тим вища її чутливість. Під стійкістю системи розуміють її здатність протягом відповідного часу підтримувати заданий режим функціонування. Нестійкість системи виражається у тому, що вона, будучи організована для виконання певних функцій (бригада, цех), перестає її виконувати з якихось причин (наприклад, при порушенні строків поставки комплектуючих виробів). У змінному середовищі, або під впливом різних збурювань, що досягають порогу стійкості, система може припинити існування, перетворитися на іншу систему або розпастися на складові елементи. Здатність системи залишатися стійкою завдяки зміні своєї структури і поведінки називається ультра-стабільністю. І, нарешті, швидкість реакції системи характеризується швидкістю, з якою вона починає коригувати відхилення від наміченого плану, що виникають під впливом дії збурювальних факторів. Ефективність управління значною мірою залежатиме від того, наскільки точно визначається величина відновлення в роботі системи від наміченого плану і як швидко передається інформація про необхідність регулювального впливу.

Відповідно до загальної теорії систем, системний підхід передбачає декомпозицію системи, тобто розкладання її на окремі елементи (аналіз), і дослідження їх властивостей як елементів цілого (синтез).

Кожний соціально-економічний регіон складається з керуючої та керованої системи. Керуюча система (суб’єкт управління) – це сукупність органів управління й управлінських працівників з певними обов’язками своєї діяльності, компетенцією зі специфікою виконуваних функцій, а також сукупність методів управління, з допомогою яких здійснюється управлінсь-кий вплив. Вона завжди має кілька рівнів управління у порядку підпорядко-ваності, а також може змінювати свій стан під впливом організуючих і дезорганізуючих факторів. Найбільш істотними змінними керуючої системи є функції, структура та інформація. Управляюча система складається з комплексу взаємозв’язаних підсистем: прогнозування, техніко-економічного планування, оперативного управління, обліку і звітності, матеріально-техніч-ного постачання і реалізації та ін. Підсистеми – це виділені за функціо-нальними елементами або організаційними ознаками частини системи, які в свою чергу, можна розглядати як самостійні локальні системи, якщо вони мають об'єкт, зовнішні входи і виходи, певний інформаційний запас і завдання, які необхідно розв’язати. Залежно від виконуваної ролі підсистеми, управляючі системи поділяють на функціональні (планування і прогнозу-вання, організація та оплата праці) та забезпечуючі (підсистеми економічної інформації і технічна).

Регіональний підхід розвитку аграрного підприємництва здійснюється на основі принципів управління [8]. До загальносистемних принципів належать: принципи об’єктивності управління; демократизму; правової впорядкованості; законності; розподілу влади; публічності; поєд-нання централізації і децентралізації. Система регіонального управління зображена на рис. 3.1

Рис. 3.1. Системи управління

Джерело: Завадський Й.С. Менеджмент. – Т.1. – Вид. 2-е. К.: УФІМБ, 1998. – 542 с.

Щоб забезпечити ефективне управління витратами на підприємстві слід сформувати відповідну систему управління витратами (рис. 3.1).

Система управління витратами є однією із підсистем загальної сис-теми управління підприємством. Вона тісно пов’язана з такими підсистемами управління: обсягом виробництва і реалізації продукції, запасами, виручкою (доходами), прибутком.

Рис. 3.2. Система управління витратами підприємства

Елементами моделі управління витратами є: мета системи; об’єкт і суб’єкт управління, що знаходяться під дією попиту і пропозиції на ринку, і які визначають суспільно-необхідні витрати; група елементів, що формують прямий інформаційний зв’язок з об’єктом управління; контрольовані і неконтрольовані фактори, що впливають на основні елементи систем.

Дата добавления: 2015-12-08