Создание отношения в режиме таблицы

1.

Системы управления базами данных (СУБД) – это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их информацией и работать с ними. Существует около десятка различных СУБД, многие из которых на самом деле являются не столько системой управления, сколько специализированными языками программирования (например, Oracle, Clipper, Paradox, FoxPro), с помощью которых, освоивший язык программирования, может создать БД любой сложности.

Первоначально MS Access не входила в пакет Office и имела отдельную нумерацию версий. Начиная с версии 7.0, эта СУБД, входя в пакет «Офиса», является удобным средством для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости что-либо программировать.

В то же время Access не исключает возможности программирования, так как система включает поддержку языка программирования Visual Basic for Application, который позволяет создавать дополнительные модули и элементы управления.

Одни из важных достоинств Access является интеграция этой программы с Excel, Word и другими программами MS Office. Данные, созданные в разных приложениях, входящих в этот пакет, легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.

Реляционная модель СУБД MS Access обеспечивает возможность использования:

° операций обработки данных, имеющих единую основу – алгебру отношений (реляционную алгебру);

° и универсального языка структурированных запросов SQL (Structured Query Language).

Типовыми функциями СУБД по манипулированию данными являются выборка, добавление, удаление, изменение данных.

СУБД MS Access упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку хранит все объекты базы данных в одном файле. Первым шагом в работе с MS Access является создание файла базы данных (введение имени и маршрута сохранения файла). Предварительное определение места файла отличает эту прикладную программу от других, входящих в состав MS Office программ.

Работа в СУБД MS Access подразделяется на: 1) фазу конструирования (собственноручно или с помощью мастера) и 2) фазу управления данными.

Процесс конструирования заключается в создании объекта базы данных и дальнейшей его настройке в соответствии с определёнными требованиями. В большинстве случаев это осуществляется в специальном режиме конструктора, предусматривающем инструменты для подобной работы.

Основными видами объектов, с которыми работает программа, являются:

Отношение (таблица) – это объект, который используется для хранения данных и работы с данными (проверка орфографии, сортировка, фильтрация, изменение структуры отношения). Каждое отношение содержит информацию об информационных объектах определённого типа. Для каждого отношения должен быть определён первичный ключ – однозначный идентификатор каждого кортежа (записи). Ключевые значения, как правило, могут быть объявлены индексами. Первичный ключ отношения индексируется автоматически.

Запрос – это объект, который позволяет пользователю просматривать, анализировать, получать нужные данные из одного или нескольких отношений. С помощью запросов можно также создавать новые отношения, используя для этого данные уже существующих отношений. Наиболее распространённый тип запросов – запрос на выборку. Он отбирает данные из одного или нескольких отношений по заданным условиям, а затем отображает их в нужном порядке.

Форма – это объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране монитора или управления работой приложения.

Отчёт – это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включён в документ другого приложения.

Макрос – это объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должна выполнить MS Access в ответ на определённое событие. Полезны для автоматизации часто выполняемых задач.

Модуль – это объект, содержащий программы на языке Visual Basic for Application, который позволяет запрограммировать ответ MS Access на определённое событие.

Популярность СУБД MS Access обусловлена следующими причинами:

· доступность в изучении и понятность;

· возможность использования OLE технологии;

· интегрированность с пакетом MS Office;

· полная поддержка Web-технологий;

· визуализация процесса работы, позволяющая видеть результаты своих действий и корректировать их;

· наличие большого количества «мастеров» по разработке объектов программы;

· уменьшение размеров базы данных, количества возможных ошибок, затрат труда и времени на работу с ней.

2.

После запуска программы MS Access на экране монитора появляется Стартовое окно, в правой части которого имеется Область задач «Приступая к работе с …». С её помощью можно открыть уже имеющуюся базу данных, или создать новую. Создать новую базу данных можно также по помощи одного из шаблонов, выбрав подходящий шаблон в окне «Категории шаблонов», расположенном слева от области задач.

Общий вид окна программы MS Access несколько отличается от аналогичных окон программ Excel и Word. Основное отличие заключается в том, что в левой части окна имеется область, в которой отображаются все созданные объекты базы данных, сгруппированные по категориям.

После создания файла новой БД в Области объектов появляется автоматически созданный первый объект – пустое отношение (таблица) с именем Таблица 1.

Последним уровнем моделирования при создании реляционной базы данных является разработка схем каждого отношения, схемы всех отношений и специальных объектов (форм, запросов, отчётов) в применяемой СУБД.

Отношение в БД создаваемой с помощью СУБД Access состоит из:

	поля (столбцы)
записи (строки)	атрибуты

Имена отношений, так же как имена их полей, лучше писать символами латинского алфавита. Если имя содержит больше одного слова, желательно между словами ставить подчёркивание вместо пробела (ЭВМ в этом случае считает имя состоящим из одного слова).

Нормализация БД.

Чтобы создаваемая БД работала корректно, данные в ней должны быть правильно организованы. При этом устраняется дублирование данных и обеспечивается корректная взаимозависимость связанных данных. Для достижения указанных целей выполняется так называемая нормализация БД, базирующаяся на нескольких нормальных формах (НФ), каждая из которых обозначает определённый уровень оптимизации данных.

Требования для любой нормальной формы:

· Каждая последующая НФ должна быть лучше предыдущей;

· При переходе к следующей НФ свойства предыдущих сохраняются.

Вначале подробно исследуется предметная область. Допустим, в результате исследования установлено, что в БД необходимо отобразить информацию об объектах:

Объекты	Информация, например:
Студент	Ф.И.О., номер зачётной книжки и др.
Учебная группа	Шифр или номер группы и др.
Факультет	Название и др.
Учебный предмет	Название и др.
Оценка	Балл, название оценки и др.

Информация об объектах может быть значительно расширена. Например: о стоуденте – домашний адрес, телефон и т.д.

Первая нормальная форма (1НФ)

Свойства:

· в отношении нет одинаковых кортежей (записей);

· атрибуты не упорядочены и различны по наименованию;

· кортежи (поля) не упорядочены;

· значения атрибутов неделимы.

При построении логической модели данных всю информацию, описывающую предметную область, вначале можно представить в виде одного отношения (таблицы), которое будет содержать все необходимые поля, и удовлетворять требованиям 1НФ.

Примеры названий доменов (полей):

Код студента = fID_Student;

Фамилия студента = fLast_Name;

Имя студента = fFirst_Name;

Отчество студента = fMiddle_Name;

Шифр группы = fGroup;

Оценка = fMark;

Учебный предмет = fSubject;

Учебный семестр = fSemester.

1НФ. Фрагмент обобщённого отношения Образование (Education)

fID_Student	fLast_Name	…	fGroup	fMark	fSubject	fSemester
	Иванов	…	С11		Физика
	Петров	…	С12		Физика
…	…	…	…	…	…	…
	Иванов	…	С11		Математика

Создание отдельных кортежей (полей) Фамилия студента, Имя студена, Отчество студента вызвано соблюдением свойства 1НФ – неделимость значения атрибута. (Атрибут Фамилия Имя и Отчество студента явно можно разделить на три значения).

Поле fID_Student однозначно определяет каждого студента. Но, так как один и тот, же студент в этом отношении может упоминаться неоднократно, а свойство 1НФ – уникальность кортежей (записей) должно соблюдаться, в отношении применён составной ключ из полей fID_Student, fSubject, fSemester.

В результате создано большое отношение, удовлетворяющее всем свойствам 1НФ. Но с ним неудобно работать ввиду его громоздкости и избыточности (многие данные дублируются по несколько раз).

В результате при изменении содержания какого-либо атрибута изменение необходимо выполнить во всех кортежах, где эта информация встречается.

Вторая нормальная форма (2НФ)

Отношение находится во 2НФ только тогда, когда оно уже находится в 1НФ, и нет неключевых атрибутов, которые зависят от части сложного (составного) ключа.

Неключевым называется атрибут, не входящий в состав какого-либо потенциального ключа.

Для отслеживания функциональных зависимостей между неключевыми атрибутами и сложным (составным) ключом составляется схема (где знак ← означает функциональную зависимость):

Составной ключ	Неключевое поле
fID_Student, fSubject, fSemester (Код Студента, Предмет, Семестр)	← fLast_Name (Фамилия студента)
…	← …
fID_Student, fSubject, fSemester (Код Студента, Предмет, Семестр)	← fGroup (Шифр группы)
fID_Student, fSubject, fSemester (Код Студента, Предмет, Семестр)	← fMark (Оценка)

Из анализа составленной схемы видно, что атрибуты Фамилия студента (fLast_Name), Имя студента (fFirst_Name), Отчество студента (fMiddle_Name), Шифр группы (fGroup) зависят от части составного ключа Код студента (fID_Student).

Но атрибут Оценка (fMark) зависит от частей составного ключа Учебный предмет (fSubject) и Учебный семестр (fSemester).

Следовательно, отношение Образование (Education) можно декомпозировать (разделить) на два меньших Студент (tblStudent) и Оценки (tblMark). При этом в отношении Оценки (tblMark) необходимо дополнительно создать ключевое поле Код Оценок (fID_Mark) для однозначной идентификации каждого кортежа (записи) этого отношения. Также включить поле Код студента (fID_Student) как внешний ключ для связи этих двух отношений.

2НФ. Фрагмент отношения Студент (tblStudent)

fID_Student	fLast_Name	fFirst_Name	fMiddle_Name	fGroup
	Иванов	Иван	Иванович	С11
	Петров	Пётр	Петрович	С12
…	…	…	…	…
	Иванов	Иван	Иванович	С11

2НФ. Фрагмент отношения Оценки (tblMark)

fID_Mark	fID_Student	fMark	fSubject	fSemester
			Физика
			Физика
…	…	…	…	…
			Математика

Таким образом, созданы два отношения отображающие взаимосвязи между объектами описываемой предметной области и предназначенные для того, чтобы по значениям одних данных можно было однозначно определить значения других данных.

На этом этапе нормализации потенциальные ключи во всех зависимостях, на которые разделено исходное отношение, являются простыми и соответствуют требованиям 1НФ, следовательно, полученные отношения уже находятся во 2НФ. При этом недостатки, отмеченные для 1НФ, частично устранены.

Третья нормальная форма (3НФ)

Отношение можно считать принадлежащим 3НФ, если оно находится во 2НФ и все его неключевые атрибуты взаимонезависимы.

В отношении Студент (tblStudent) повторяются шифры групп (неключевой атрибут fGroup). Поэтому шифры групп целесообразно вынести в отдельное отношение Группы (tblGroups), в которой будет создано неключевое поле Код Группы (fID_Group), а в отношении Студент (tblStudent) будут храниться только коды студентов.

В отношении Оценки (tblMark) повторяются названия предметов (неключевой атрибут fSubject). Поэтому названия предметов целесообразно вынести в отдельную таблицу Учебные Предметы (tblSubject), в которой будет создано неключевое поле Код Учебного Предмета (fID_Subject), а в отношении Оценки (tblMark) будут храниться только коды учебных предметов.

3НФ. Фрагмент отношения Студент (tblStudent)

fID_Student	fLast_Name	fFirst_Name	fMiddle_Name	fGroup
	Иванов	Иван	Иванович
	Петров	Пётр	Петрович
…	…	…	…	…
	Иванов	Иван	Иванович

3НФ. Фрагмент отношения Оценки (tblMark)

fID_Mark	fID_Student	fMark	fSubject	fSemester
…	…	…	…	…

3НФ. Фрагмент отношения Группы (tblGroups)

fID_Group	fGroup	fGroup_Name
	С11	Стандартизация
	С12	Сертификация
…	…	…
	С11	Стандартизация

3НФ. Фрагмент отношения Учебные Предметы (tblSubject)

fID_Subject	fSubject
	Физика
	Математика
…	…
	Философия

Отношения в СУБД MS Access можно создать:

· путём ввода данных в режиме таблицы;

· с помощью конструктора;

· с помощью мастера.

Создание отношения в режиме таблицы

Этот режим активен по умолчанию. После создания новой БД в области объектов появляется пустая таблица с именем Таблица 1.

Новое поле создаётся автоматически при вводе данных в первый домен (поле) отношения ‒ «Добавить поле».

В этом режиме активизируется вкладка Ленты «Режим таблицы», содержащая соответствующие элементы управления. С их помощью можно добавлять, удалять и переименовывать поля, задавать им формат и тип данных, а также устанавливать связи между отношениями.

Для перемещения между кортежами (записями) в нижней части окна таблицы имеется специальная «Строка навигации по записям», включающая поле «Поиск», позволяющее быстро перемещаться к нужной записи.

Дата добавления: 2015-10-29