Разработка перекрестного запроса

5.1 Постановка задачи

Получение сводной информации из таблицы. Построить перекрёстные запросы для вывода сведений:

¨ о распределении сотрудников по должностям. Строки соответствуют должностям, столбцы – полу. В ячейках таблицы выводится количество сотрудников данной категории;

¨ о распределении средних окладов по должностям. Строки соответствуют должности, столбцы – полу. В ячейках выводится сумма среднего оклада;

¨ о суммах окладов по районам для каждой должности;

5.2 Теоретические сведения:

Пусть имеется таблица базы данных об объеме продаж по месяцам с полями: ФИО (фамилия продавца), Месяц, Объем продаж. В эту таблицу заносятся данные о продажах. Они могут заносится ежедневно или еженедельно. Если требуется узнать текущие успехи каждого продавца, сравнить их, определить их динамику, то потребуется целый ряд запросов.

Для решения подобных задач данные следует представить в сгруппированном и преобразованном виде. Очень наглядна перекрестная таблица. Каждая строка этой таблицы соответствует продавцу. В первом столбце указаны фамилии продавцов, а остальные соответствуют месяцам. В клетках отображается, на какую сумму совершены продажи данного продавца в данном месяце.

Такая таблица имеет заранее неизвестное количество строк и столбцов. Поэтому, для того, чтобы создать такую таблицу, требуется запрос специального вида – перекрестный запрос.

Для его формирования в исходной таблице должно быть не менее трех полей. Различные значения одного поля (фамилии продавцов) дадут строки результирующей таблицы, значения другого (месяцы) – столбцы. Данные из третьего поля будут обрабатываться.

Следует также указать, как будет происходить обработка. Чаще всего это суммирование, но можно использовать количество значений, и среднее, и минимальное значение, и другие статистические показатели. Их список аналогичен списку возможных групповых операций, рассмотренных в предыдущей работе.

В перекрестную таблицу автоматически добавляется столбец итогов (общий объем продаж для каждого продавца).

5.3 Порядок выполнения работы

Для создания перекрестных запросов используется Мастер. Его вызов производится с листа Запросы базы данных. Следует выбрать Создатьà Перекрестный запрос à ОК. Далее следует отвечать на вопросы Мастера, руководствуясь целью задания и приведенными выше сведениями о перекрестных запросах.

Для выполнения последнего задания следует воспользоваться тем, что запрос представляет собой виртуальную таблицу. Это означает, что можно вначале создать запрос на выборку, который будет выполнять необходимые вычисления (для данного задания – формировать в определенных полях текст Мужчины или Женщины и Служили в армии или Не служили в армии. Затем строится перекрестный запрос, исходной таблицей для которого служит первый запрос.

При открытии перекрестного запроса вначале вызывается запрос на выборку. Его результаты используются в качестве исходных данных для перекрестного запроса.

Внимание. Механизм построения запросов на базе запросов является мощным средством получения нужных данных. Его следует рекомендовать в случаях сложных вычислений. Эти вычисления можно делать по шагам, проверяя промежуточные результаты.

5.4 Результат выполненной работы:

- перекрестный запрос распределения сотрудников по должностям:

Рисунок 5.1

- перекрёстный запрос распределения средних окладов по должностям:

Рисунок 5.2

- перекрёстный запрос о суммах окладов по районам для каждой должности:

Рисунок 5.3

Вывод: в результате лабораторной работы были выполнены запросы для каждого задания и получены навыки работы с перекрёстными запросами.

Дата добавления: 2015-10-29