Ваша новая задача при изучении Access

АКАДЕМИЯ СОЦИАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

Г.И. Друшляков

Э.Г. Назаренко

Система управления

базами данных

ACCESS

Часть 2. Практикум

Москва

УДК 371

Друшляков Г.И., Назаренко Э.Г. Система управления базами данных ACCESS. Часть 2. Практикум: Учебно-практическое пособие. АСОУ, 2009. – 60 с.

Аннотация

Это пособие является продолжением учебно-методического пособия "Основы СУБД Access", часть 1, и должно использоваться после него. В пособии на примере, близком к реальной базе данных, рассмотрены приёмы создания многотабличной БД. Уровень изложения ограничивается использованием стандартных интер­фейсных средств MS Access, не включая разработку программных модулей на языке Visual Basic for Applications и написание запросов на SQL.

Пособие предназначено для использования на практических занятиях по курсу «Информационные технологии управления».

Одобрено кафедрой Информационных технологий АСоУ.

Друшляков Г.И., Назаренко Э.Г., 2009

АСОУ, 2009

ВАША НОВАЯ ЗАДАЧА ПРИ ИЗУЧЕНИИ Access

Изучив основы программы Access на примере простой Базы Данных в виде одной таблицы (часть 1), Вы ознакомились на практике с основными объектами любой БД: Таблицами, Запросами, Формами и Отчётами.

В реальной жизни Вам придётся использовать и создавать Базы Данных, включающие несколько, а иногда и много связанных между собой Таблиц.

На этом и следующих занятиях Вы как раз и создадите Базу Данных из 4 таблиц, которая используется в воображаемом учебном центре «БИТ» для выполнения следующих основных задач:

для регистрации слушателей (Таблица Слушатели),

для формирования групп (Таблицы Группы и Специализации),

для учёта работы и оплаты преподавателей (Таблица Преподаватели),

для расчёта выручки учебного центра (Таблицы Слушатели и Группы),

и др.

РАБОТА ПО СОЗДАНИЮ МНОГОТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ ВКЛЮЧАЕТ 4 ЭТАПА:

1-й этап. Анализ данных предметной области и проектирование структуры БД, т.е. определение набора Таблиц в БД и их назначения, состава Полей каждой таблицы.

2-й этап. Конструирование пустых Таблиц БД, т.е. задание Полей, их типа и свойств в каждой из Таблиц.

3-й этап. Создание схемы БД, т.е. определение и установление связей между Таблицами БД.

4-й этап. Ввод данных в пустые Таблицы БД.

ТЕОРИЯ: Проектирование структуры базы данных – первый этап

Проектирование структуры БД – это определение набора Таблиц в БД и их назначения. Мы с Вами эту работу уже проделали, так как определили 4 таблицы (Слушатели, Группы, Специализации и Преподаватели), необходимые для создания Базы Данных учебного центра, позволяющей вести приём слушателей, формировать группы по отдельным специализациям, а также учитывать работу преподавателей и рассчитывать выручку учебного центра.

ТЕОРИЯ: Конструирование пустых таблиц базы данных – второй этап

Конструирование пустых Таблиц БД – это задание Полей в каждой из Таблиц, определение типа данных и других свойств для каждого из Полей. Есть несколько способов (режимов) конструирования Таблиц:

режим Конструктора,

режим Таблицы,

режим Мастера таблиц.

Самый простой способ создания Таблиц – это, безусловно, режим Мастера таблиц. Одну из таблиц Вы сделаете в этом режиме. К сожалению, этот режим подходит только для типовых Баз Данных. Поэтому самый популярный режим – это всё-таки режим Конструктора, который Вы используете для трёх других таблиц создаваемой Базы Данных.

Упражнение 1. Создание файла Вашей Базы Данных

1. Включите компьютер, если он не включён, и откройте окно программы Microsoft Access (Пуск – Все программы – Microsoft Office - Microsoft Office Access 2003).

2. Щёлкните «мышью» на Стандартной панели инструментов по значку «Создать» (первый слева) или по команде «Создать файл» в Области задач «Приступая к работе» (в окне справа внизу). В новой Области задач «Создание файла» выберите щелчком «мыши» вариант «Новая база данных». Появится диалоговое окно «Файл новой базы данных».

3. Ваш файл Базы Данных Вы будете хранить на Вашем сетевом диске в папке Лаб_Access. Найдите и откройте эту папку в диалоговом окне «Файл новой базы данных». Затем в поле «Имя файла» введите имя Вашего файла TCBIT (Training Center BIT – Учебный Центр «БИТ»).

4. Щёлкните по кнопке «Создать» в этом же диалоговом окне внизу справа. Если появится диалоговое окно «Свойства: TCBIT.mdb», заполните своими данными это окно и щёлкните по кнопке ОК.

Рис. 1. Вид окна Базы Данных

После этого появится новое диалоговое окно с заголовком TCBIT: база данных (формат Access 2000). В этом окне слева в столбик перечислены все возможные объекты любой базы данных: Таблицы, Запросы, Формы, Отчёты, Страницы, Макросы и Модули. Главный объект любой базы данных – таблицы, с них и начнём создание новой БД.

Упражнение 2. Создание таблицы «Слушатели» в режиме «Конструктор»

1. В окне Базы Данных объект Таблицы выбран по умолчанию (выделен рамкой и фоном). Щёлкните по инструменту в Панели инструментов этого окна, а НЕ по значку в виде чистого листика в стандартной панели Access. Появится диалоговое окно «Новая таблица» с перечнем режимов создания таблицы.

2. Выберите щелчком «мыши» режим «Конструктор» и щёлкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора в виде таблицы из трёх столбцов и пустых строк:

	Имя поля	Тип данных	Описание
}

3. Введите в столбце Имя поля в первой строке имя первого поля – «РегНомер» (без кавычек) и нажмите клавишу табуляции Tab, чтобы перейти во второй столбец таблицы Конструктора под названием Тип данных.

В столбце Тип данных появится выпадающий список с кнопкой развёртывания u, содержащий перечень возможных типов данных для каждого поля. По умолчанию всегда стоит «Текстовый» тип данных.

4. Разверните выпадающий список типов данных щелчком по кнопке развертывания uи выберите «мышью» тип Счетчик. Этот тип данных приводит к автоматической нумерации записей (строк).

5. Нажмите клавишу табуляции Tab, чтобы перейти в третий столбец – Описание и введите там фразу «Номер слушателя в порядке регистрации» (без кавычек). Описание поля не обязательно, но желательно, так как текст описания поля появляется в строке состояния Access при работе с полем в таблицах, запросах, формах.

6. Определите это Поле как ключевое, щёлкнув «мышью» по инструменту «Ключевое поле» – в Панели инструментов Access. Перед первой строкой появится ключик. По ключевым полям, как правило, устанавливаются связи между таблицами.

7. Нажмите клавишу табуляции Tab, чтобы перейти на новую пустую строку, и введите во второй строке имя следующего Поля – «Фамилия».

Перейдите в столбец Тип данных, оставьте тип – «Текстовый» (он выбран по умолчанию) и посмотрите на нижнюю половину окна Конструктора.

Табл. 1. Имена полей и типы данных таблицы Слушатели	Табл. 2
Имя поля	Тип данных	Описание		Размер и формат поля
РегНомер	Счетчик	Номер слушателя в порядке регистрации
Фамилия	Текстовый	Фамилия слушателя
Имя	Текстовый	Имя слушателя
Отчество	Текстовый	Отчество слушателя
ЗаявСпециал	Числовой	Код заявленной специализации в таблице «Специализации»		Длинное целое
НачалоЗанятий	Дата/время	Дата начала занятий		Краткий формат
Смена	Числовой	Номер смены: 1, 2, 3 или 4		Байт
Группа	Текстовый	Шифр группы – ссылка на таблицу «Группы»
ДатаОплаты	Дата/время			Краткий формат
СуммаОплаты	Денежный			0 десятичных знаков
Телефон	Текстовый	Телефон слушателя

8. В нижней половине окна Конструктора описываются «Свойства поля». Главное свойство текстового поля - его размер. По умолчанию, т.е. заранее, устанавливается размер всех текстовых полей в 50 символов.

Чтобы уменьшить размер Поля Фамилия, нажмите клавишу F6. Число 50 внизу в графе «Размер поля» выделится фоном. Введите вместо 50 число 20 и снова нажмите клавишу F6.

9. Важным свойством поля в списке «Свойства поля» является его «Индексация», позволяющая ускорить поиск и сортировку записей в таблице БД.

Чтобы сделать поле Фамилия индексированным, щёлкните по графе «Индексированное поле» на вкладке «Общие» свойств поля. В этой графе появится стрелка выпадающего списка u.

Разверните список и выберите вариант «Да (Допускаются совпадения)», т.е. допускаются одинаковые фамилии.

ПРИМЕЧАНИЯ: Если при выборе какой-либо строки в перечне «Свойства поля» справа в строке появляется кнопка раскрытия списка u, то возможен выбор значения свойства поля в списке.

Если же появляется кнопка построителя выражений - , то можно задать значение свойства поля с помощью построителя (пример будет приведён далее).

10. Переведите текстовый курсор в столбец Описание и введите там слова «Фамилия слушателя» (без кавычек).

11. Введите имена всех остальных Полей, выберите для них соответ­ствующий тип данных, а также размер и формат поля согласно приведённой выше Табл. 1 с именами полей и Табл. 2 с размерами и форматом полей.

12. Сделайте индексированными поля НачалоЗанятий, ЗаявСпециал, Группа. Во всех трёх полях выберите вариант «Да (Допускаются совпадения)».

13. Сохраните таблицу под именем «Слушатели» (без кавычек), для чего щёлкните «мышью» по инструменту «Сохранить» в стандартной панели инструментов Access, введите имя таблицы в окне «Сохранение» и щёлкните по кнопке ОК.

Рис. 2. Окно мастера «Создание масок ввода»

14. Выберите поле НачалоЗанятий. В «Свойствах поля» окна Конструктора выберите щелчком «мыши» свойство «Маска ввода» – справа появится кнопка построителя выражений - . Щёлкните по ней «мышью» – откроется окно мастера «Создание масок ввода» (см. Рис. 2). Маска упрощает ввод данных.

В списке масок ввода выберите строку «Краткий формат даты». Затем поместите курсор в поле ввода «Проба:» и введите для пробы текущую дату. Набирать нужно только цифры числа, месяца, года без разделителей – видите, как просто! Щёлкните по кнопке «Готово».

Аналогичным образом задайте маску ввода «Краткий формат даты» для поля ДатаОплаты с подтверждением сохранения таблицы.

15. Закройте окно конструктора таблицы Слушатели щелчком по его «кресту» с сохранением изменений и Вы снова окажетесь в окне Базы Данных TCBIT. В этом окне появится значок таблицы Слушатели.

Упражнение 3. Создание таблицы «Специализации» в режиме «Конструктор»

1. В окне Базы Данных выберите щелчком «мыши» объект «Таблицы», если был выбран другой объект, и щёлкните по инструменту в Панели инструментов этого окна.

2. В диалоговом окне «Новая таблица» выберите щелчком «мыши» режим «Конструктор» и щёлкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора.

Табл. 3. Имена полей и типы данных таблицы Специализации	Табл. 4
Имя Поля	Тип данных	Описание		Размер поля и его формат
КодСпециал	Счетчик	Код (номер) специализации – первичный ключ
Специализация	Текстовый	Полное наименование специализации
Объем	Числовой	Объём курса в учебных часах		Целое
ЦенаЧаса	Денежный	Стоимость курса, приведённая к 1 учебному часу		Десят. знаков - 2
Стоимость	Денежный	Общая номинальная стоимость курса		Десят. знаков - 0

3. Заполните три столбца Конструктора, взяв имена полей, тип данных и описание из Табл. 3. Одновременно определите размеры полей или их формат так, как они указаны в Табл. 4.

4. Сделайте поле КодСпециал ключевым, для чего зафиксируйте указатель «мыши» в этом поле и щёлкните по значку «Ключевое поле » в Панели инструментов Access.

5. Сохраните новую таблицу под именем «Специализации».

6. Закройте окно конструктора таблицы Специализации.

Упражнение 4. Создание таблицы «Преподаватели» в режиме «Мастер таблиц»

1. В окне Базы Данных выберите щелчком «мыши» объект «Таблицы», если был выбран другой объект, и щёлкните по инструменту в Панели инструментов этого окна. Появится диалоговое окно «Новая таблица» с перечнем способов (режимов) создания таблицы.

2. Выберите щелчком «мыши» режим «Мастер таблиц» и щёлкните по кнопке ОК. Появится диалоговое окно «Создание таблиц».

3. В диалоговом окне в списке «Образцы таблиц» выберите щелчком «мыши» наиболее подходящий образец таблицы, а именно – «Сотрудники».

4. В списке «Образцы полей» выберите щелчком «мыши» поле «КодСотрудника» и щёлкните по кнопке >. Это поле появится в рамке «Поля новой таблицы:».

5. Стандартное Имя поля можно изменить на более удачное. Щёлкните по кнопке «Переименовать поле…» (ниже рамки «Поля новой таблицы:»). Введите в появившемся окне новое имя поля – «КодПрепод» (без кавычек) и щёлкните по ОК.

6. Действуя как в п.4, выберите в списке «Образцы полей:» и переместите поля: Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Зарплата.

7. Переместите поле «ДомашнийТелефон», переименовывая его в более краткое имя ДомТелефон.

8. Щёлкните по кнопке «Далее» и задайте имя новой таблицы, а именно – «Преподаватели» (без кавычек) и затем щёлкните по кнопке «Далее».

9. Появится вопрос о связях этой таблицы с другими, но о связях говорить ещё рано, потому щёлкните по кнопке «Далее».

10. Так как стандартная таблица не может содержать всех нужных Вам полей, выберите пункт «Изменить структуру таблицы» и щёлкните по кнопке «Готово». Появится окно Конструктора с созданными Вами полями.

Табл. 5. Имена полей и типы данных таблицы Преподаватели	Табл. 6
Имя поля	Тип данных	Описание		Размер и формат поля
КодПрепод	Счетчик	Учётный номер преподавателя (первичный ключ)
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Должность	Текстовый
Зарплата	Денежный			Десятичных знаков - 0
Образование	Текстовый	Название учебного заведения
Степень	Текстовый	Учёная степень
Звание	Текстовый	Учёное звание
Стаж	Числовой	Стаж преподавания, лет		Байт
ДомТелефон	Текстовый

11. Добавьте в таблицу новые поля, которых не было в стандартной таблице: Образование, Степень, Звание, Стаж. Тип данных, размер и формат полей возьмите из Табл. 5 и Табл. 6.

12. Проверьте, если поле КодПрепод не стало ключевым, сделайте его ключевым.

13. Сохраните результаты Вашей работы щелчком по инструменту «Сохранить» и закройте окно конструктора этой таблицы щелчком по его «кресту».

Упражнение 5. Создание таблицы «Группы» в режиме «Конструктор»

1. В окне Базы Данных выберите щелчком «мыши» объект «Таблицы», если был выбран другой объект, и щёлкните по инструменту в Панели инструментов этого окна.

2. В диалоговом окне «Новая таблица» выберите щелчком «мыши» режим «Конструктор» и щёлкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора.

Табл. 7. Имена полей и типы данных таблицы Группы	Табл. 8
Имя поля	Тип данных	Описание		Размер и формат поля
НомерГруппы	Текстовый	Шифр группы (первичный ключ)
КодСпециал	Числовой	Номер (код) специализации – ссылка на таблицу «Специализации»		Длинное целое
Начало	Дата/время	Дата начала занятий		Краткий формат
Окончание	Дата/время	Дата окончания занятий		Краткий формат
Смена	Числовой	Номер смены 1, 2, 3 или 4		Целое
Аудитория	Числовой	Номер аудитории		Целое
КодПрепод	Числовой	Учётный номер преподавателя – ссылка на таблицу «Преподаватели»		Длинное целое

3. Заполните три столбца Конструктора, взяв имена полей, тип данных и описание из Табл. 7. Одновременно определите размеры полей или их формат так, как они указаны в Табл. 8.

4. Выберите поле НомерГруппы и определите его как ключевое, щёлкнув «мышью» по инструменту «Ключевое поле» – в Панели инструментов Access.

5. Для полей Начало и Окончание задайте маску ввода «Краткий формат даты» аналогично маскам для полей типа Дата/время таблицы Слушатели (см. Упражнение 2.14).

6. А теперь сохраните таблицу под именем Группы и закройте окно конструктора щелчком по его «кресту». Вы снова окажетесь в окне Базы Данных TCBIT.

ТЕОРИЯ: Создание схемы базы данных – третий этап создания БД

Создание схемы Базы Данных - это определение связей между таблицами, входящими в эту БД, а точнее, между конкретными полями этих таблиц.

Когда таблицы связаны – изменения в одной из них автоматически передаются в другую. Главный смысл связывания таблиц – исключение дублирования сведений в БД.

Проще всего понять смысл связей на примере той конкретной БД, которую Вы создаете. Схема связей этой БД приведена ниже на Рис. 3. В ней таблица Слушатели связана с таблицей Группы связью «один-ко-многим». Это означает, что одной записи в таблице Группы может соответствовать несколько записей из таблицы Слушатели, т.е. в одной группе может быть несколько слушателей. Такой же связью «один-ко-многим» связаны таблица Специализации с таблицей Группы (может быть несколько групп по одной специализации) и таблица Преподаватели с таблицей Группы (один преподаватель может работать в нескольких группах).

Связи следует устанавливать при пустых таблицах, иначе могут возникнуть проблемы согласования значений связываемых полей, называемые нарушением целостности данных.

Упражнение 6. Установление связей между таблицами Вашей БД

1. Откройте меню Сервис и выполните команду Схема данных... (или щёлкните «мышью» по значку «Схема данных» в Панели инструментов Access) — открывается окно «Схема данных», внутри которого Вы увидите диалоговое окно «Добавление таблицы».

2. Щёлкните по кнопке «Добавить» и условное изображение выделенной фоном таблицы появится в окне «Схема данных».

3. Добавьте поочередно все другие таблицы из списка кнопкой «Добавить» и закройте диалоговое окно «Добавление таблицы».

4. Отрегулируйте «мышью» расположение и размеры изображений таблиц в окне «Схема данных» так, как показано на Рис. 3.

Рис. 3. Схема данных БД TCBIT

5. Установите связь между таблицами Специализации и Группы. Связь устанавливается от ключевого поля одной таблицы к однородному полю другой таблицы следующим образом:

5.1. Нажмите левую клавишу «мыши» на ключевом поле КодСпециал (выделено жирным шрифтом) таблицы Специализации и не отпускайте её.

5.2. Протяните «мышь» до поля КодСпециал таблицы Группы и отпустите левую клавишу «мыши» на поле КодСпециал – открывается диалоговое окно «Изменение Связей».

5.3. Включите щелчком «мыши» признак «Обеспечение целостности данных». Параметр «Тип отношения:» (внизу окна) должен иметь значение «один-ко-многим».

5.4. Щёлкните «мышью» по кнопке «Объединение...». Появится диалоговое окно «Параметры объединения». В нём должен быть установлен вариант 1. Если это так, щёлкните по ОК и затем по кнопке «Создать» в другом окне. Вы увидите установленную Вами связь типа «один-ко-многим» между таблицами Специали­зации и Группы.

ПРИМЕЧАНИЕ. Необходимо обеспечить одинаковость типов и совместимость значений параметров связываемых полей, иначе попытка связать таблицы приведет к ошибке. Должны совпадать не только тип, но и размер поля. Важно: типу Счетчик соответствует тип Числовой/Длинное целое.

6. Действуя как в п.5, установите все другие связи между таблицами, руководствуясь схемой Рис. 3. Начинайте всегда протягивать связь с ключевого поля (оно в схеме отмечено цифрой 1) и тяните её до соответствующего поля в другой таблице (оно в схеме отмечено символом ¥).

Упражнение 7. Удаление связи между таблицами

1. Вставьте «лишнюю» связь между полем КодСпециал таблицы Специализации и полем ЗаявСпециал таблицы Слушатели.

2. Удалите установленную «лишнюю» связь, для чего:

2.1. Переместите «мышью» таблицу Группы вниз так, чтобы она не закрывала установленную Вами «лишнюю» связь.

2.2. Поместите указатель «мыши» точно на линию связи в её средней части и щёлкните «мышью» – связь выделяется.

2.3. Нажмите клавишу Delete, а затем подтвердите удаление.

3. Закройте окно «Схема данных» щелчком «мыши» по его «кресту». Появится окно с вопросом «Сохранить изменения макета Схема данных»? Щёлкните по кнопке «Да» и Вы окажетесь в окне Вашей БД.

ТЕОРИЯ: Заполнение пустых таблиц – четвёртый этап создания базы данных

Вы выполнили 3 этапа создания БД. Остался последний, 4-й этап – заполнение пустых таблиц БД фактическими данными. Это самый трудоёмкий этап, поскольку реальные таблицы БД бывают очень большими.

Фактические данные можно вводить непосредственно в таблицу, либо создать специальную Форму, которая представляет на экране только одну запись. Форма не только облегчает ввод данных, но также делает более наглядным просмотр отдельных записей из таблицы БД.

Упражнение 8. Ввод данных непосредственно в таблицу «Специализации»

1. В окне Вашей БД Вы видите значки 4-х созданных Вами таблиц. Щёлкните по значку таблицы Специализации и затем по кнопке «Открыть». Откроется пустая таблица Специализации (открыть таблицу можно двойным щелчком «мыши» по её значку).

2. Введите все 6 записей в таблицу Специализации, взяв их из одноименной таблицы в Приложении 1 в конце пособия. Вносить произвольные изменения в данные нельзя, так как на основании именно этих данных Вы будете делать много упражнений.

3. Отрегулируйте ширину всех столбцов таблицы так, чтобы данные оптимально отображались на экране. Закройте таблицу Специализации ссохранением изменений макета.

ТЕОРИЯ: Использование подстановок в таблицах

Некоторые поля таблиц БД содержат «кодированные» значения – числа, непосредственная работа с которыми крайне неудобна. Например, при вводе данных в поле ЗаявСпециал таблицы Слушатели нужно задавать бессодержа­тельный для человека номер специализации, а не её название, которое хранится в таблице Специализации. Придётся постоянно заглядывать в таблицу Специали­зации, чтобы по названию специализации определять её номер и вводить вручную в таблицу Слушатели.

Проблема решается при помощи механизма подстановок, когда пользователь видит в таблице и выбирает в специально созданном интерфейсном элементе содержательное значение поля и вставляет его в таблицу щелчком «мыши».

Упражнение 9. Определение подстановки для поля «ЗаявСпециал» таблицы «Слушатели»

1. Откройте таблицу Слушатели в режиме конструктора и выберите щелчком «мыши» поле ЗаявСпециал.

2. В нижней части окна конструктора выберите вкладку «Подстановка ». На этой вкладке щёлкните по строке «Тип элемента управления». Справа в строке появится стрелка выпадающего списка типов элементов управления. Разверните список из трёх строк: «Поле со списком», «Поле» и «Список». Здесь Вы будете использовать выпадающий список названий специализаций, поэтому выберите значение «Поле со списком».

3. Появляется новый набор свойств, соответствующий выбранному типу элемента управления.

4. Оставьте без изменения «Тип источника строк» – «Таблица или запрос», так как вам нужна таблица, содержащая готовый список названий специализаций.

5. Щёлкните «мышью» в свойстве «Источник строк» – справа в строке появляются две кнопки: кнопка выпадающего списка и кнопка построителя запроса. Раскройте выпадающий список и выберите таблицу Специализации, в ней как раз находится нужное для подстановки поле со списком названий специализаций.

6. Для свойства «Число столбцов» задайте значение 2, поскольку в списке подстановки будет 2 столбца: столбец кодов специализаций и столбец с названиями специализаций.

7. Для свойства «Ширина столбцов» (в списке подстановки) задайте значения в виде двух чисел, разделённых точкой с запятой: «0; 3» (без кавычек, 0 см для столбца кодов специализаций, так как он не выводится, и 3 см для столбца с названиями специализаций, так как он выводится).

8. Значения остальных свойств оставьте неизменными.

9. Сохраните внесённые изменения щелчком «мыши» по значку «Сохранить» на стандартной панели окна Access и перейдите в режим таблицы при помощи значка «Вид» на той же панели.

10. Щёлкните «мышью» в пустой таблице в столбце ЗаявСпециал. У правого края любой ячейки в этом столбце таблицы появляется кнопка выпадающего списка, раскройте его. Вы увидите в списке вместо мало понятных чисел – кодов специализаций – названия этих специализаций, которые легко выбирать и вставлять в таблицу, а НЕ ВВОДИТЬ вручную! В этом смысл подстановки.

11. Попробуйте выбирать значения специализаций и отрегулируйте ширину столбца ЗаявСпециал так, чтобы названия всех специализаций умещались полностью. Подстановка работает! Отмените пробный ввод названий специализаций щелчком по кнопке «Отменить»: таблица должна быть чистой.

Упражнение 10. Определение подстановки для поля «Смена» таблицы «Слушатели»

1. Откройте таблицу Слушатели в режиме конструктора и выберите поле Смена. В учебном центре «БИТ» смена – это сдвоенная пара часов; занятия проводятся в четыре смены; 1) 9-12 час, 2) 12-15 час, 3) 15-18 час и 4) 18-21 час.

2. В нижней части окна конструктора выберите вторую вкладку «Подста­новка ». Для свойства «Тип элемента управления» выберите значение «Поле со списком». Появляется новый набор свойств, соответствующий выбранному типу элемента управления.

3. Для свойства «Тип источника строк» выберите на этот раз не «Поле со списком», а «Список значений». Щёлкните «мышью» в поле свойства «Источник строк» и введите список значений в виде строки с номерами смен: «1; 2; 3; 4» (без кавычек, через точку с запятой).

4. Для свойства «Ширина списка» задайте значение примерно 1,2. Для свойства «Ограничиться списком» выберите значение «Да», что не позволит в дальнейшем ввести значение, не принадлежащее списку. Значения остальных свойств оставьте неизменными.

5. Сохраните внесённые изменения при помощи инструмента «Сохранить» на панели окна Access и перейдите в режим таблицы при помощи инструмента «Вид» на той же панели.

6. Проверьте работу выпадающего списка в столбце Смена. Отмените введенные смены: таблица должна быть чистой!

Упражнение 11. Определение подстановок для полей таблиц «Преподаватели» и «Группы»

1. Действуя так, как описано в предыдущих упражнениях, определите под­становки для полей таблиц Преподаватели и Группы. Таблица Специализации не содержит полей с кодированными значениями и поэтому не требует подстановок.

2. На вкладке «Подстановка» в окне конструктора таблиц во всех случаях выбирайте «Тип элемента управления» – «Поле со списком». Остальные свойства – согласно данным Табл. 9.

3. После определения подстановки для поля КодСпециал таблицы Группы в этом поле будет отображаться не код, а название специализации. Поэтому целесообразно задать «псевдоним» для этого поля: его новое имя.

В окне конструктора таблицы Группы выберите поле КодСпециал, затем в нижней части окна конструктора на вкладке «Общие» введите значение свойства «Подпись»: слово «Специализация» (без кавычек).

Проверьте новое имя поля (заголовок столбца), переходя в режим таблицы.

Табл. 9. Свойства подстановок для полей таблиц Преподаватели и Группы

Таблица	Поле	Свойство	Значение
Преподаватели	Должность	Тип источника строк	Список значений
		Источник строк	“зав. кафедрой"; “доцент”; “ст. преподаватель”; “преподаватель”
		Ширина списка
		Ограничиться списком	Да
	Степень	Тип источника строк	Список значений
		Источник строк	“д.т.н.”; “к.т.н.”
		Ширина списка
		Ограничиться списком	Да
	Звание	Тип источника строк	Список значений
		Источник строк	“профессор”; “доцент”; “с.н.с.”
		Ширина списка
		Ограничиться списком	Да
Группы	КодСпециал	Тип источника строк	Таблица или запрос
		Источник строк	Специализации
		Число столбцов
		Ширина столбцов	0;3
	Смена	Тип источника строк	Список значений
		Источник строк	1;2;3;4
		Ширина списка	1,2
		Ограничиться списком	Да
	Аудитория	Тип источника строк	Список значений
		Источник строк	403;404;409;410;413;417
		Ширина списка	1,2
		Ограничиться списком	Да
	КодПрепод	Тип источника строк	Таблица или запрос
		Источник строк	Преподаватели
		Число столбцов
		Ширина столбцов	0;3

Упражнение 12. Ввод данных в таблицы «Преподаватели» и «Группы» с использованием подстановок

1. В окне Базы Данных щёлкните по значку таблицы Преподаватели и затем по кнопке «Открыть». Откроется пустая таблица Преподаватели.

2. Введите все 6 записей в таблицу Преподаватели, взяв их из одноименной таблицы в Приложении 1 в конце пособия. В поля Должность, Степень, Звание данные вводите при помощи подстановки из выпадающих списков.

3. Установите оптимальную ширину столбцов таблицы Преподаватели. Закройте таблицу с сохранением изменений макета.

4. Щёлкните по значку таблицы Группы и затем по кнопке «Открыть». Откроется пустая таблица Группы.

5. Введите все записи в таблицу Группы, взяв их из одноименной таблицы в Приложении 1 в конце пособия. В поля КодСпециал, Смена, Аудитория, Преподаватель данные вводите при помощи подстановки из выпадающих списков.

6. В первой записи ОБЯЗАТЕЛЬНО введите значение «–» (без кавычек) вместо номера группы, а в полях Специализация и Преподаватель любые значения из списков. В других полях первой строки введите данные согласно образцу.

Эта запись необходима для соблюдения условий целостности данных относительно связи таблиц Группы и Слушатели через поля НомерГруппы и Группа соответственно (см. схему данных Рис. 3). Когда в таблицу Слушатели вводятся данные о новом слушателе, номер группы, в которую он будет зачислен, ещё не известен. Поэтому в поле Группа вводится значение «–», которое позже будет заменено на фактический номер группы.

7. Установите оптимальную ширину столбцов таблицы Группы. Закройте таблицу с сохранением изменений макета.

Упражнение 13. Определение подстановки для поля «Группа»
таблицы «Слушатели» с использованием построителя SQL-запроса.

1. Откройте таблицу Слушатели в режиме конструктора и выберите поле Группа. Задайте дополнительно значения ряда свойств этого поля:

Свойство	Действие	Значение	Примечание
Значение по умолчанию	ввести	«–»	с кавычками
Обязательное поле	выбрать	Да
Пустые строки	выбрать	Нет
Индексированное поле	выбрать	Да (Допускаются совпадения)

2. В нижней части окна конструктора выберите вторую вкладку «Подста­новка ». Для свойства «Тип элемента управления» выберите значение «Поле со списком». Появляется новый набор свойств, соответствующий выбранному типу элемента управления.

3. Оставьте без изменения «Тип источника строк» – «Таблица или запрос». Щёлкните «мышью» в поле свойства «Источник строк» – справа появляются две кнопки: кнопка выпадающего списка и кнопка построителя запроса. Щёлкните по кнопке построителя запроса – открывается окно «Инструкция SQL: построитель запросов», а поверх него ещё одно диалоговое окно «Добавление таблицы» со списком таблиц. Выберите в списке таблицу Группы и щёлкните «мышью» по кнопке «Добавить», выберите в списке таблицу Специализации и щёлкните «мышью» по кнопкам «Добавить», «Закрыть».

4. В верхней части окна построителя выберите поле НомерГруппы таблицы Группы двойным щелчком «мыши» по названию поля. Выбранное поле отображается в нижней части окна построителя в первой колонке. Аналогичным образом выберите поле Специализация таблицы Специализации – оно отображается во второй колонке нижней части окна построителя. В третьей и четвёртой колонках отобразите поля Начало и Смена таблицы Группы.

5. В результате описанных действий и после некоторой регулировки размеров областей окна, размеров и положения изображений таблиц окно построителя запросов принимает вид, представленный на Рис. 4.

6. Закройте окно построителя с подтверждением сохранения изменений инструкции SQL. В окне конструктора таблицы Слушатели в поле свойства «Источник строк» Вы увидите сформированную построителем запросов «инструкцию SQL», интерпретация которой выходит за рамки нашего курса. Примите её, как она есть.

Рис. 4. Вид окна построителя запроса

7. Для свойства «Число столбцов» задайте значение 4. Для свойства «Заглавия столбцов» выберите «Да». Для свойства «Ширина столбцов» задайте значение в виде строки «2;3,5;2;1,5» (без кавычек). Для свойства «Ширина списка» задайте значение 9,5. Значения остальных свойств оставьте неизменными.

8. Сохраните изменённые свойства таблицы при помощи инструмента «Сохранить» на панели Access и перейдите в режим таблицы при помощи инструмента «Вид» на той же панели. Щёлкните «мышью» в какой-нибудь клетке таблицы в столбце Группа. У правого края клетки появляется кнопка выпадающего списка, раскройте его. Вы увидите список, в котором, кроме номеров групп, выводятся названия специализаций, дата начала занятий и смена, что обеспечивает правильный подбор группы для слушателя.

Отрегулируйте, если необходимо, ширину столбца Группа так, чтобы номера групп выводились полностью.

Упражнение 14. Ввод данных в таблицу «Слушатели» путём копирования этих данных из таблицы Excel

1. Основная таблица Вашей БД – таблица Слушатели – может содержать сотни и тысячи записей. Чтобы не тратить время на ввод нескольких десятков записей (в нашем случае), их можно просто скопировать из готовой электронной таблицы TCBIT.xls. Файл таблицы находится на сетевом диске кафедры k_it:

Дата добавления: 2015-10-29