Построитель выражений

Access 2007

Запросы

Запросы предназначены для отбора и изменения информации из базы по различным критериям. Для работы с запросами предназначена группа «Другие» на вкладке «Создание». Эта группа содержит инструменты: Мастер запросов и Конструктор запросов.

Создание запроса с помощь Мастера запросов

¾ Создайте файл пустой базы.

¾ Импортируйте в нее и менованные диапазоны из Excel файла 03_Access_2007_практика.xlsx, создав 4 таблицы: СТУДЕНТЫ, ПРЕПОДАВАТЕЛИ, ГРУППЫ, ПРЕДМЕТЫ.

¾ Запустите мастер запросов.

¾ Создайте простой запрос (выборка), добавив соответствующие поля из таблиц, в котором определяется фамилия, имя, группа, факультет и курс студента.

Для улучшения наглядности сводных данных используется перекрестный запрос(разновидность запроса на выборку). При создании перекрестного запроса необходимо указать:

1. Поля для заголовков строк перекрестной таблицы

2. Поля для заголовков столбцов перекрестной таблицы

3. Поля для вычисляемых значений перекрестной таблицы

Создадим запрос, показывающий количество студентов в группах всех курсов на всех факультетах.

¾ Запустите мастер запросов.

¾ Выберите перекрестный запрос из предложенного списка.

¾ Укажите в диалоговом окне в качестве источника данных Т аблицы. Из предложенных таблиц выберите ГРУППЫ. Нажмите «Д алее».

¾ Затем будет предложено выбрать поля для заголовков строк. Выберите поле Курс клавишей .

¾ Затем необходимо указать поля для заголовков столбцов. Укажите поле Факультет.

¾ Последнее действие: указать поля, по которым будет проводиться вычисление и само действие. Укажите, что вычислять будем по полю Число человек, а искать будем сумму.

¾ В результате этих действий должна получиться таблица, показанная на рисунке 1.

Рис. 1. Пример таблицы с перекрестным запросом и нахождением суммарного значения для строк

Запрос на поиск повторяющихся данных позволяет получить данные сгруппированных по повторяющимся значениям заданных полей.

Создадим запрос, позволяющий получить информацию о том, какие студенты проживают в одинаковых городах.

¾ Запустите мастер запросов и укажите в списке Повторяющиеся записи.

¾ Укажите, что записи следует искать в таблице СТУДЕНТЫ.

¾ Т.к. мы ищем одинаковые города, то в качестве поля с повторами нужно выбрать поле Адрес.

¾ Поскольку нам нужны фамилии и имена студентов, в качестве дополнительных полей укажем поля, содержащие соответствующую информацию.

¾ В результате должен получиться запрос следующего вида:

…

Рис. 2. Запрос с повторяющимися записями

Запрос на поиск записей без подчиненных позволяет получить информацию о данных в таблице, отсутствующих в другой таблице.

Создадим запрос ищущий данные о студентах, проживающих в разных городах, т.е. значение поля адрес не должно повторяться. Для выполнения этого запроса нужно сравнить таблицу всех студентов с таблицей студентов из предыдущего задания, т.е. содержащую повторяющиеся записи.

¾ Убедитесь, что у вас есть запрос повторяющиеся записи, если это не так выполните предыдущее задание.

¾ Запустите мастер запросов и выберите из списка Записи без подчиненных.

¾ Укажите таблицу, в которой будет производиться поиск: СТУДЕНТЫ.

¾ Укажите запрос, с которым будет производиться сравнение таблицы СТУДЕНТЫ. Для этого необходимо включить переключатель «» и указать соответствующий запрос.

¾ Укажите, по какому полю производить поиск: Адрес. Нажмите кнопку .

¾ Укажите дополнительные поля с информацией. Пусть это будут: Фамилия, Имя, Адрес.

¾ В результате должен появиться запрос вида:

Создание запроса на выборку с помощью Конструктора запросов

¾ Откройте конструктор запросов.

¾ Из диалогового окна Добавление таблицы добавьте таблицу СТУДЕНТЫ. Закройте диалоговое окно.

¾ Добавьте в запрос таблицу ГРУППЫ. Для этого используйте инструмент «» Отобразить таблицу, который открывает диалоговое окно Добавление таблицы.

¾ Двойным щелчком мыши по полям Фамилия, Имя, Группа, Курс, Факультет соответствующих таблиц добавьте поля в запрос.

¾ Для поля фамилия установите параметр Сортировка: по убыванию.

¾ Используйте команду «» Выполнить и сохраните запрос.

Параметр условие отбора

Этот параметр отображается в запросе в режиме конструктора и позволяет вводить дополнительные условия для конкретизации запросов.

¾ Введите в столбец Группа в строчку Параметр запроса следующую команду: Like[Введите номер группы].

¾ Сохраните измененный запрос и закройте его.

¾ Теперь при открывании запроса будет первоначально выводиться диалоговое окно с требованием ввести номер группы. Введите конструкцию 101. Закройте запрос.

¾ Откройте запрос и введите 10*. Звездочка заменяет все символы, поэтому выведутся фамилии всех студентов первого курса групп 101, 102, 103. Закройте запрос.

¾ Откройте запрос и запросите список всех студентов всех групп.

¾ Создайте запрос с двойным условием выборки по курсу и факультету.

Построитель выражений

Это инструмент для создания выражений оперирующих с данными таблиц с использованием операторов встроенных в Access. «» Построитель расположен на контекстной вкладке «Работа с запросами», также доступ к нему можно получить через правую кнопку мыши. Построитель можно использовать не только в запросах, но и на формах, в таблицах, отчетах и др.

Создадим в запросе вычисляемое поле Возраст, используя построитель выражений.

¾ Откройте запрос и переведите его в режим конструктора.

¾ Установите курсор в пустой столбец в строку Поле и правой кнопкой мыши выберите команду П остроить … При этом откроется диалоговое окно построителя выражений.

¾ Построитель содержит поле для ввода функции и список функций, полей вашей базы, форм, запросов и др., а также перечень логических выражений и операндов (+,-,*,&, OR, AND, NOT и др.)

¾ Для вычисления возраста необходимо из текущей даты вычесть дату рождения.

¾ Для вставки в выражение текущей даты используйте оператор Date, расположенный по пути Общие выражения – Текущая дата – Date(). Сделайте двойной щелчок или нажмите кнопку Вставить.

¾ Добавьте оператор вычитания.

¾ Добавьте ссылку на поле Дата рождения из таблицы СТУДЕНТЫ. Таблицы – СТУДЕНТЫ – Дата рождения – Кнопка «Вставить». При этом у вас должно получиться такое выражение: Date() - [СТУДЕНТЫ]![Дата рождения].

¾ Нажмите ОК и сохраните запрос. Откройте запрос в форме таблицы. На месте, где должен быть возраст, появилось поле Выражение1 и вместо возраста в годах отображается количество дней.

¾ Переведите запрос в режим конструкторы и замените надпись Выражение1 на Возраст.

¾ Чтобы перевести дни в года добавьте оператор Year: Year(Date()) – Year([СТУДЕНТЫ]![Дата рождения]).

Фильтры

Чтобы найти одну или несколько указанных записей в форме или напечатать записи из отчета, таблицы или запроса, можно использовать фильтр. С его помощью можно отображать только нужные записи, не изменяя макет базового запроса, формы или отчета.

В Microsoft Office Access 2007 обычные фильтры встроены в каждое представление, служащее для отображения данных, в том числе — в режим макета. Конкретные команды для фильтра зависят от типа и значений поля. Получить доступ к инструментам фильтрации можно, нажав кнопку «» рядом с именем поля или же инструмент «» Фильтр в группе «Сортировка и фильтры» вкладки «Главная».

¾ Откройте таблицу СТУДЕНТЫ.

¾ Выделите столбец Группа, воспользуйтесь инструментом фильтр и отфильтруйте записи, содержащие номер группы 301: Фильтр – Ч исловые фильтры – Р авно…

¾ Чтобы снять фильтр воспользуйтесь контекстной командой С нять фильтр с Группа.

¾ Добавьте фильтр, исключающий всех студентов кроме тех, что родились в мае.

¾ Удалите все фильтры командой Дополнительно О чистить все фильтры.

Типы фильтров

Обычные фильтры. Некоторые часто применяемые фильтры доступны в виде команд контекстных меню; тем самым нет необходимости тратить время на создание правильных условий фильтра. Для доступа к этим командам щелкните правой кнопкой мыши на поле, к которому нужно применить фильтр.

Дата добавления: 2015-10-29