Контрольные листы для внутреннего аудита

Глава 8

Контрольные листы

ЦЕЛИ ЗАНЯТИЯ

На данном занятии перед участниками ставятся следующие цели:

- Понять назначение, преимущества и возможные ошибки использования контрольных листов.

- Освоить методику составления эффективного контрольного листа.

- Понять важность рассмотрения взаимодействия процессов при составлении контрольного листа.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Контрольный лист может стать одним наиболее полезных инструментов в работе аудитора, но только при условии его тщательной разработки для конкретного использования. При неправильном применении контрольный лист может лишь создать излишние сложности.

Цель контрольного листа – напомнить аудитору о той информации, которую необходимо получить и о тех фактах, подтверждение которым нужно найти. Не следует использовать его, как перечень вопросов, обращенных к проверяемой стороне, в котором нужно поставить «галочку». Разработка контрольных листов имеет и «оборотную сторону», поскольку может привести к созданию границ в работе аудитора и снижению эффективности общения. Не забывайте, что контрольные листы служат лишь руководством, и эффективный аудит основан не только на контрольных листах.

Незначительное преимущество возникает при применении так называемых «контрольных листов универсального характера», основанных на широко применяемых стандартах как, например, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001. Они могут служить подсказкой неопытным аудиторам. Однако, опытные аудиторы, работающие в органах по сертификации, как правило, такими листами не пользуются, поскольку всестороннее знание стандарта позволяет аудиторам постоянно контролировать «ключевые моменты». Действительно эффективные контрольные листы разрабатываются с помощью методик и другой документации системы управления качеством, которая привлечет внимание аудитора к ключевым моментам.

Контрольные листы для проверки недокументированной системы менеджмента

Следует заметить, что даже самые опытные аудиторы занимаются разработкой подробных контрольных листов в тех случаях, если аудит проводится по критериям, отличающимся от тех, которые обычно используются аудиторами, а также при подготовке к проведению аудита неформальной системы. В последнем отсутствует структура, привязанная к стандартам, и, следовательно, даже самый опытный аудитор может растеряться при отсутствии контрольных листов. Контрольный лист для проведения аудита недокументированной системы может быть разработан на основе критериев аудита (по контракту, программе качества и т.п.) после получения достаточной информации о том, как в организации проводится работа (начальный аудит, связь между аудитами, предварительное знакомство), а также при помощи процедур, рабочих инструкций, должностных инструкций, форм или другой документации, имеющейся в наличии.

Разработка контрольных листов

Одним из методов разработки контрольных листов является изучение стандарта, процедуры или инструкции, на соответствие которым вы проводите аудит, и перефразирование утверждений в вопросы, например:

“Аудиты должны проводиться аудиторами, имеющими соответствующую подготовку»

можно перефразировать

«Какие требования выдвигаются к подготовке аудиторов?»

На практике, вопросы напомнят аудитору о той информации, которую необходимо получить. Утверждения следует рассматривать не как основу для обязательных вопросов, а как направляющие указания для понимания сути требований и ключевых моментов.

В контрольных листах следует предусмотреть место для регистрации аудитором полученной информации. Подробные сведения об опрошенных лицах, продукции, оборудовании, документации и т.п. необходимо зарегистрировать, сохраняя взаимосвязь между ними и, по возможности, прокомментировав соответствующим образом. Таким образом, контрольные листы могут стать протоколом аудита, позволяя положительным наблюдениям дополнять негативные моменты, требующие составления отчета о несоответствии. В таком виде контрольные листы могут заменить краткие заметки аудитора, выполняемые в ходе работы. Некоторым образом контрольные листы «организуют» процесс регистрации информации, превращая его в четкую систему для отчета об аудите. Многие организации требуют, чтобы заполненные контрольные листы составляли часть отчета о проведенном аудите.

Подробные контрольные листы со всеми аннотациями, выполненными в ходе аудита, могут стать крайне полезной информацией для планирования последующих аудитов на том же объекте. Контрольные листы ни в коем случае не следует рассматривать, как документы жестко установленной формы. Иначе это приведет лишь к формальному, поверхностному анализу. Напротив, аудиторы должны творчески подходить к использованию контрольных листов и вносить в них поправки, если возникает необходимость рассмотреть дополнительные области.

Другая цель контрольных листов – совершенствование временных затрат. Аудитор сможет отследить количество времени, затрачиваемого на решаемые вопросы и, таким образом, придерживаться графика работ. При разработке контрольных листов аудитор может предположить, сколько времени может понадобиться для анализа различных вопросов и указать это время в контрольных листах. Затем, в ходе аудита, регистрируется реально затраченное время, позволяя аудитору контролировать темпы работ и вносить поправки при необходимости. Со временем, контрольные листы позволят довольно точно планировать проведение аудита.

Помните: контрольный лист – это памятка, средство освежить память. Следует грамотно использовать контрольные листы, не позволяя им становиться ограничителями при проведении аудита.

Другой полезный подход – указать в контрольном листе соответствующие требования (пункты стандарта или Руководства), контрольную документацию и необходимые для регистрации данные (записи).

Контрольные листы для внутреннего аудита

Контрольные листы для проведения внутреннего аудита разрабатываются по тем же правилам, однако, сфера их распространения не столь широка. В зависимости от подхода к составлению графика внутренних аудитов (по процедурам или по отделам, контрольные листы в основном рассматривают виды деятельности в конкретном отделе или выполнение требований конкретной процедуры).

Пример контрольного листа:

Компания: Пример ЛТД.	Отдел/деятельность: Склад	№ отчета:
№ п/п	Пункт ISO 14001	Процедура	Задача	Замечания аудитора	Время
	4.4.5	P.05	Проверить наличие и состояние следующих процедур: - P.10.1 Управление внутренней документацией - P.13 Управление внешней документацией - P.15.1 Разработка технологических регламентов		15 мин
	4.4.2	P.10.1	Посмотреть процедуру подготовки кладовщиков – Р 12.1 Посмотреть записи по обучению		15 мин
	4.4.6	P.10.1	Проверить поддержание карт складирования и соблюдение параметр этих карт.		15 мин
			Другие вопросы:
Аудитор:	Дата:	Подпись:

Дата добавления: 2015-10-28