Схемы расположения реквизитов документов

СОСТАВ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров-форматов. ГОСТ 9327-60 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С – дополнительными. Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.

Для оформления деловых документов используются следующие форматы:

Формат	Размеры, мм	Применение
А3	297 х 420	Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений
А4 А5	210 х 297 148 х 210	Приказы, письма и другие организационные распорядительные документы
А6	105 х 148	Разного рода справки

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

правое – 10;

верхнее – 20;

левое – 20;

нижнее – 20.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт РФ устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, - 30. В документах конкретного вида их гораздо меньше.

При подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации используются следующие реквизиты:

Реквизит 01 - Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52 часть 1, ст. 5021).

Размещение: Изображение герба рекомендуется выполнять на бланках в пределах квадрата со стороной 20 мм над серединой строки с наименованием организации.

Реквизит 02 - Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Размещение: в верхней части документа над серединой наименования организации.

Реквизит 03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланках, если на нем помещен Государственный герб РФ или Герб субъекта РФ.

Размещение: эмблему или товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации автора документа. Возможно расположение эмблемы или товарного знака на одном уровне с названием организации слева.

Реквизит 04 - Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

Например: ОКПО 02068982

Реквизит 05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Например: ОГРН 1025500523950

Реквизит 06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Например, ИНН/КПП 5502029210/550101001

Реквизит 07 - Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

ОКУД предназначен для обеспечения учета и систематизации унифицированных межотраслевых, межведомственных форм документов, разрабатываемых ведущими министерствами и ведомствами с целью сокращения количества применяемых форм документов для исключения из обращения неунифицированных форм и дублирования информации.

Код унифицированной формы документа состоит из семи знаков и контрольного числа (КЧ).

Унифицированная система ОРД имеет код 0200000.

Например, код унифицированной формы УСТАВА организации имеет обозначение 02112312, где 02 – класс формы документа, 11 – подкласс форм, 231 – регистрационный номер, 2 – контрольное число.

Размещение: после реквизитов 04,05,06.

Реквизит 08 - Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в её учредительных документах.

Например:

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Сибирская государственная автомобильно-дорожная академия (СибАДИ)»

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации).

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Например:

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Сибирская государственная автомобильно-дорожная академия (СибАДИ)»

СУРГУТСКИЙ ФИЛИАЛ

Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже наименования на русском языке или справа.

Например:

РОССИЙСКИЙ ДЕТСКИЙ ФОНД

RUSSIAN CHILDREN’S FUND

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Реквизит 09 - Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

• название улицы, номер дома, номер квартиры;

• название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

• название района;

• название республики, края, области, автономного округа (области);

• название страны (для международных почтовых отправлений);

• почтовый индекс.

Справочные данные для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При этом целесообразно использование продольного бланка.

Например:

Армянский пер.,11/2а Armiansky Lane, 11/2a

Москва, 101963 Moskow,101963,Russia

тел.:[phone] tel.: [phone]

факс: [phone] fax: [phone]

РОССИЙСКИЙ ДЕТСКИЙ ФОНД

RUSSIAN CHILDREN’S FUND

Реквизит «Справочные данные об организации» используется для изготовления бланков писем. На общем бланке и на бланке конкретного документа (кроме письма) справочные данные не указывают.

Реквизит 10 - Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают. Для писем указание вида документа используется только в сочетании ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.

Размещение: Этот реквизит располагают в заголовочной части документа после реквизита «Наименование организации» и «Справочные данные об организации» и печатают прописными буквами от границы левого поля (например, АКТ, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ) или центрировано.

Реквизит 11 - Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протоколов – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является одна наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

например, 05.01.2011.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например, 5 января 2011 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год.месяц.день месяца.

Например, 2011.01.05. Такой способ оформления даты находит применение в больших архивах, в целях удобства поиска документов.

Размещение:

- в заголовочной части;

- в тексте;

- в реквизитах «Резолюция», «Гриф утверждения документа», «Гриф согласования документа», «Визы согласования документа».

Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «Наименование документа» и пишется от границы левого поля.

Реквизит 12 - Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер для писем дополняется индексом структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел.

Например, 1-26/90,

где 1 – индекс структурного подразделения,

Номер дела по номенклатуре дел,

Порядковый номер отправляемого документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Например:

ПРОТОКОЛ

27.11.2011 №72/85

Реквизит 13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который долженбыть дан ответ.

Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом:

На № ___________ от _________

Размещение: под реквизитами 11,12 слева

Реквизит 14 - Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения филиала.

При обозначении городов Москва, Санкт-Петербург в реквизите сокращение «г» не употребляется.

Размещение: располагается ниже реквизитов «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» или «Регистрационный номер» и «Дата документа» по центру относительно предыдущей строки.

Реквизит 15 - Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Этот реквизит оформляется на письмах, факсах.

Реквизит «Адресат» максимально может включать следующие элементы:

– наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

– наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

– указание должности получателя (в дательном падеже);

– инициалы и фамилия (в дательном падеже);

– почтовый адрес (элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.).

Размещение: располагается в правой верхней части документа в поле от 8 – 10 см на линейке Word.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации районов

Омской области

Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и третьим адресами не указывают.

При большом количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Если письмо адресуют организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например: И.П.Зорину

Ул. Почтовая, д.71, кв.112,

Г. Волосов, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Реквизит 16 - Гриф утверждения документа указывает на нормативный или правовой характер содержания документа. К числу утверждаемых документов относятся, например, уставы, положения, регламенты, штатные расписания, должностные инструкции, правила, некоторые виды актов, протоколы и т.д.

Расположение: гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Красный следопыт»

_______________ И.С.Сажин

(личная подпись)

_____________________

(дата)

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), наименования учреждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

От 15.08.2011 №14

Реквизит 17 - Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает фамилии исполнителей, содержащие поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Например: А.В.Зайцевой

П.С.Никитиной

Прошу подготовить проект

Генерального соглашения

с фирмой «Гермес» к 21.12.2011

Личная подпись В.С.Казначевский

05.11.2011

В том случае, когда в резолюции указаны несколько исполнителей, лицо, указанное первым, является ответственным за организацию и выполнение задания.

Допускается выполнение резолюции на отдельном листе. Резолюция, в случае оформления ее на отдельном листе, является самостоятельным документом с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Рекомендуется для этих целей использовать бланки формата А6 с фамилией руководителя.

Реквизит 18 - Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?).

Например: ПРИКАЗ о создании аттестационной комиссии,

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок располагается слева над текстом документа от границы левого поля. Объем его не должен превышать 5 строк длиной 73 мм.

Заголовок составляется исполнителем документа. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок печатают без кавычек и не подчеркивают.

Реквизит 19 - Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Реквизит 20 - Текст документа – основной реквизит делового документа. Качество составления и оформления текста отражает уровень профессиональной подготовки составителя и управленческой культуры в организации.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Текст печатается обычно через полтора межстрочных интервала. Через 1 интервал можно печатать документы на формате А5. Через 2 интервала печатают тексты документов, которые готовят для издания типографским способом.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращений слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Реквизит 21 - Отметка о наличии приложения – располагается после основного текста и может быть оформлен двумя способами: когда наименование приложения упомянуто в тексте, и когда оно не названо.

Отметку о наличии приложения в тексте оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. Многострочный текст приложения печатают через один междустрочный интервал, при нескольких приложениях их тексты разделяют полутора интервалами.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Например:

Приложение 2

К приказу директора Института

От 15.06.2011 №319

Допускается выражение ПРИЛОЖЕНИЕ № печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату, регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 14.06.2011 №02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Приложение к документу печатается на стандартном листе бумаги и подписывается исполнителем или руководителем организации.

Реквизит 22 – Подпись. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Ректор ФГБОУ ВПО «СибАДИ» В.Ю.Кирничный

Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 3-4 межстрочных интервала.

Реквизит печатают от левого поля документа.

Право подписания документов должностным лицам может быть при подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составляемых комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии распределением

Председатель …

Члены комиссии …

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом косая черта перед наименованием должности, предлог «за», надпись от руки «Зам» не ставится.

Реквизит 23 - Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Слово СОГЛАСОВАНО печатается без кавычек прописными буквами от границы левого поля.

Размещается: Ниже реквизита «Подпись».

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют по следующей схеме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской

Академии медицинских наук

От 30.10.2011 №451-805

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Правления страховой

компании «Планета»

От 21.03.2011 №10

Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне слева и справа.

В отдельных случаях может оформляться лист согласования. На месте реквизита «Отметка о наличии приложения» делается запись «Лист согласования прилагается».

Реквизит 24 - Визы согласования документа. Согласование документа оформляется визой, включающей подпись идолжность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов

25.06.2011

Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило свое отношение к нему. Виза ставится на копии документа непосредственно у границы левого поля документа ниже грифа согласования.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов

25.06.2011

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Реквизит 25 - Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Реквизит 26 - Отметка о заверении копии. Производят в необходимых случаях для придания ему юридической силы.

При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Например:

Верно

Секретарь-референт личная подпись Н.А.Иванова

10.02.2011

Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Реквизит 27 - Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

Расположение: на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например: Семенов Семен Семенович

43 56 85 (495) 127 12 12

При отправке документов в другой город следует дополнить номер телефона междугородным кодом.

Отметка об исполнителе необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникших вопросов.

Реквизит 28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве информационно-справочного материала. Включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе.

Реквизит 29 - Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Реквизит 30 - Идентификатор электронной копии документа служит для автоматического поиска документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу – электронной копии документа, включая имя файла и расширение.

Например: D:\ДОКУМЕНТЫ\ПРИКАЗЫ\Приказ_1.doc

Бланки организационно-распорядительных документов проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового, так и продольного их размещения.

Схемы расположения реквизитов документов

Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Дата добавления: 2015-10-28