Экстренные заказы

Составление и передача заказа на продукты поставщику

Правильный заказ является первым шагом правильного управления себестоимостью продуктов.

Директор ресторана или его заместитель обычно определяют количество каждого продукта, который необходимо заказать. Важно заказывать оптимальное количество для поддержания качества и количества продуктов.

Тем не менее, может возникнуть ситуация, когда появляется необходимость в немедленном получении продукта. Если плановая поставка будет не скоро, и Вы не можете ждать ее, Вы можете:

l Запросить трансфер из другого ресторана

l Разместить экстренный заказ у поставщика.

Как Менеджера смены, директор или заместитель директора могут попросить вас сделать заказ поставщику.

Когда Вы передаете заказ поставщику, сообщите всю необходимую информацию поставщику. Также, получите обязательное подтверждение получения заказа.

Вот, несколько способов размещения заказа:

l Введите заказ в компьютер и отправьте по электронной почте через программу Кранчтайм.

l Позвоните поставщику и сделайте заказ по телефону (только в случае экстренного заказа).

l Отправьте заказ поставщику по факсу (только в случае экстренного заказа).

Трансферы

Трансферы могут осуществляться только в экстренных случаях.

Существует два типа трансферов: «в» и «из».

Для выполнения обоих типов:

1. Посчитайте, сколько продуктов есть в наличии.

2. Спросите своего Директора или кладовщика-оператора, сколько Вам понадобится до следующей поставки.

3. Получите или отправьте продукты.

4. Оформите документы.

Проведение трансфера между ресторанами чревато дополнительными издержками. Траты включают в себя:

l Транспортные расходы.

l Траты рабочего времени Менеджера смены на трансфер вместо того, чтобы потратить его на обучение Членов Команды или на гостей.

l Дополнительное время для проведения транзакций.

Экстренные заказы

Если Вы не можете получить трансфер из другого ресторана, Вы можете связаться с поставщиком и оформить экстренный заказ. Вам потребуется организовать доставку или привезти товар самому.

Подготовка Действие			Изучите стандарты и процедуры
7-1
				Прочтите Следующие разделы Библиотеки стандартов (CSL): Том 4: Проведение инвентаризации — Размещение заказов Страницы__________________ — Ежедневный/Еженедельный/Периодический контроль – Трансферы Страницы________________

Ответьте на следующие вопросы.

1. Что Вы сделаете, если время размещения заказа истекло, а заказ не был сделан?

l Связаться с поставщиком и попытаться разместить заказ l Связаться с Директором или Территориальным Управляющим для инструкций l Попытаться разместить заказ через другой ресторан, для которого время заказа возможно еще не истекло l Самостоятельно организовать доставку

2. Что Вы сделаете, если заказ не составлен, а поставщик уже звонит?

l Попросить поставщика позвонить позже и составить заказ l Воспользоваться заказом прошлой недели, если она была подобна текущей

3. Какую информацию Вам следует собрать, если Вы готовите трансфер «в» или «из»?

l Дату трансфера l Наименование товара l Количество передаваемого товара l Цена за единицу l Общая сумма l Наименование передающего или получающего ресторана l Подписи получателя и отправителя    

Показ и рассказ Действие			Изучение процесса заказа
7-2

Проанализируйте уже заполненную форму заказа.

Заполните следующую таблицу, используя соответствующие ресурсы.

(Информация о поставщике имеется в программе Кранчтайм!)

Поставщик	Товар от поставщика	Кем составлен заказ	День и время, когда заказ должен быть размещен	День и время поставки	Способ заказа (телефон, факс, компьютер)

Заполните таблицу.

Вопрос	Комментарии
Откуда вы узнаете, что нужно заказывать?	Директор или заместитель директора скажут мне
Как Вы сообщите о недостаточном количестве товара на складе и возможности остаться без него?	Использую Журнал передачи смены (если директора или заместителя нет в ресторане) Если я рискую остаться без товара в течение моей смены – позвоню директору или заместителю
Где хранятся заполненные формы заказа, после того, как Директор или заместитель составит их?	В папке «Заказы»

Заполните таблицу.

Вопрос	Трансфер	Экстренный заказ
Когда Вы должны использовать этот метод для экстренного заказа?	Когда вам нужно ограниченное число продуктов и нужно действительно срочно. Старайтесь свести трансферы до минимума	Очень редко, только если случилось что-то незапланированное и вам срочно нужно несколько наименований товаров
Как вы оформляете движение товара?	Актом о передаче или товарной накладной	Так же как и обычно
Кто может разрешить заказ?	Директор или заместитель директора, Территориальный Управляющий	Директор или заместитель директора, Территориальный Управляющий
Чья подпись или согласование необходимы?	Принимающего и передающего менеджера	Представителя поставщика и принимающего менеджера
Какие рестораны или поставщиков Вы можете использовать?	Напишите ответ, подходящий для конкретного ресторана	Напишите ответ, подходящий для конкретного ресторана
Практика под руководством Действие			Практика по передаче заказа поставщику и трансферу
7-3

Встретьтесь с Вашим Модульным тренером.

Оцените Подготовку, показ и рассказ (Действия 7-1 и 7-2).

Разместите заказ, который Вы получите от Вашего Модульного тренера.

Проверьте:

l Каждый товар.

l Дату и время размещения заказа.

l Дату и время поставки.

Выполните трансфер.

Вы можете провести ролевую игру по организации трансфера, если у Вас нет возможности сделать реальный.

Обсудите следующее:

Тема	Комментарии
Влияние на финансовые отчеты, если Вы правильно не оформили трансфер или экстренную поставку
Возможные трудности при размещении трансфера или экстренной поставки
Обратная связь модульного тренера стажеру по зонам его развития

Организация процесса хранения товаров

Правильное хранение товара гарантирует качество и безопасность продуктов.
Также это помогает ресторану сократить списание и контролировать себестоимость.

Дата добавления: 2015-10-23