Вопрос. Организация документооборота, хранения документов.

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно исходя из особенностей деятельности. Разработку графика организует главный бухгалтер, а утверждается он приказом руководителя организации (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В графике документооборота должны быть описаны:

этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;

сроки прохождения каждого из этапов;

перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;

перечень сотрудников, проверяющих документы;

взаимосвязь ответственных лиц.

График может быть выполнен в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязей исполнителей. Примерная форма этого документа приведена в приложении к Положению, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Однако можно разработать и собственную структуру графика. Такие правила установлены п. 5.4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

В организациях с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников. Сотруднику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии.

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера (п. 5.7 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Сотрудники организации должны быть ознакомлены с этим документом или выпиской из него. Требования главного бухгалтера к оформлению документов обязательны для всех сотрудников организации (п. 3 ст. 7 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). За невыполнение требований главного бухгалтера к сотрудникам можно применить дисциплинарное взыскание. Некоторые организации прописывают в качестве одного из условий премирования выполнение требований по оформлению документов.

После обработки документа необходимо обеспечить его сохранность и последующую передачу в архив. Подробная информация о сроках и порядке хранения документов представлена в рекомендации Порядок хранения документов.

За отсутствие первичных документов установлена налоговая и административная ответственность.

Номенклатура дел в бухгалтерии

Одним из способов упорядочивания хранения документов является составление номенклатуры дел. Номенклатура дел - это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам. В ней содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться.

Назначение номенклатуры дел:

распределение исполненных документов в дела;

систематизация дел;

закрепление индексов дел;

установление сроков хранения дел.

Номенклатуры дел бывают трех видов:

типовая;

примерная;

индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает проводиться в организации в последнем квартале - так, чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.

Основные требования, которым должна отвечать номенклатура дел организации:

номенклатура должна охватывать все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года;

формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы полностью отразить состав и содержание документов в них и исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих и содержанию и сроку хранения;

дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения.

Дата добавления: 2015-07-10