Організація складського обліку запасів

З метою раціональної організації складського господарства та аналітичного обліку сировина й матеріали класифікуються за певними ознаками:

· за способом включення у собівартість - основні й допоміжні;

· за групами матеріалів - лісові, текстильні, чорні метали, кольорові метали, електротовари, лаки й фарби тощо;

· за вартістю - дорогоцінні, високої, середньої та низької вартості;

· за способом зберігання - відкритого і закритого зберігання;

· за частотою використання - масові, часто й мало використовувані.

Необхідними умовами правильної організації обліку виробничих запасів є:

· правильна організація складського обліку;

· наявність інструкції з обліку матеріалів;

· правильне групування матеріалів;

· розробка номенклатури матеріалів;

· розробка норм зносу і норм витрат матеріалів.

Від правильності ведення обліку запасів залежить достовірність даних про отриманий підприємством прибуток та збереження самих запасів. Цей облік є трудомістким, тому, що до складу запасів можуть входити сотні видів найменувань, за кожним з яких для забезпечення кількісної та якісної інформації слід вести аналітичний облік. Облік запасів ведеться в натуральному та грошовому вимірниках.

Для забезпечення безперебійної роботи виробництва на складах підприємства завжди мають бути виробничі запаси в межах норм, передбачених потребою підприємства. У складських приміщеннях підприємства здійснюються операції по збереженню виробничих запасів, що надходять, а також відпуску їх у виробництво. Бухгалтерський облік має забезпечити контроль за залишками, надходженням і витратами виробничих запасів на складі, що є важливою умовою для забезпечення збереження власності підприємства.

Важливою умовою правильної організації обліку матеріалів є розробка номенклатури номерів. На підприємствах кожна група матеріалів може скалдатися із сотень і тисяч назв, сортів, розмірів. Для раціонального обліку матеріалів необхідно розробити деталізоване групування матеріалів. З цією метою на підприємствах перелік найменувань окремих видів матеріалів класифікується за визначеною ознакою. Матеріали поділяються на групи. Кожна група на підгрупи. У межах кожної підгрупи матеріали в свою чергу групуються за профілем, маркою, сортом, а потім за розміром, ціною та інше.

За кожною назвою, сортом, розміром матеріалів закріплюється постійний шифр, що має бути проставлений на всіх документах, пов’язаних з обліком матеріалів. Цим шифром користуються також в аналітичному обліку.

Перлік матеріалів, згрупованих за хактерною для них ознакою і відповідним чином зашифрованих із зазначенням одиниці виміру, називається номенклатурою матеріалів.

Сировина, основні та допоміжні матеріали, паливо, куповані напівфабрикати і комплектуючі вироби, запасні частини, тара відображаються в обліку і звітності за їх фактичною собівартістю.

Поточний облік матеріалів здійснюєть частіше не за фактичною собівартістю, а за раніше встановленими цінами.

Обліковими цінами можуть бути оптові ціни промисловості, договірні тощо.

У системі обліку надзвичайно важливе значення має складський (кількісний) облік залишків, надходження і витрачання матеріальних цінностей, який здійснюється за допомогою карток складського обліку і складає основу бухгалтерського обліку. Якщо складський облік ведеться з порушенням встановлених вимог, то це може ускладнити процес бухгалтерської обробки документів і перешкоджати зусиллю бухгалтерів отримати повну, неупереджену, точну інформацію про витрачення матеріалів на виробництво і складання фінансової звітності. Отже, складський облік запасів є початковою стадією обліку.

На складі облік ведеться в кількісному вираженні, але доцільно перейти на кількісно - сумовий, особливо це потрібно тоді, коли оцінка матеріалів здійснюється за методом ФІФО, середньозваженої собівартості, ідентифікованої собівартості, нормативних витрат, цін продажу.

Складські приміщення повинні відповідати вимогам правильного зберігання запасів. На кожний вид матеріальних цінностей виписується ярлик із зазначенням на ньому найменування цінностей, марки, розмірів, сортів, одиниці виміру, мінімальної та максимальної норми запасу та інші характеристики.

Кожному складу і коморі присвоюється номер, який обов'язково вказується при оформленні первинних документів із надходження чи відпуску матеріальних цінностей, що необхідно для групування документів у розрізі матеріально відповідальних осіб.

Склади повинні забезпечуватися ваговими і вимірювальними приладами, мірною тарою для сипучих матеріалів, механізмами з переміщення вантажів та вантажно-розвантажувальних робіт.

За правильний облік руху матеріальних цінностей, їх належне оснащення та правильне зберігання запасів відповідальність покладена на завідувача складу (комірника). Положенням про права, обов'язки і відповідальність завідувачів складів передбачено проходження інструктажу про порядок оформлення, зберігання й обліку матеріалів на складі при оформленні на роботу.

У завідувача складу береться підписка про ознайомлення з правилами й укладається з ним договір про матеріальну відповідальність. Завідувачі складами повинні щоденно слідкувати за цілісністю приміщень, наявністю протипожежного інвентарю, збереженням цінностей, дотриманням правил техніки безпеки, правильністю оформлення документів із надходження і витра­чання цінностей, веденням картотеки (аналітичного обліку) на складі; контролювати роботу осіб, що обслуговують складське господарство (вантажники, транспортні працівники, обліковці).

Однією з функцій завідувачів складами є правильне і своєчасне документальне оформлення руху та виведення залишків на кожний день за всією номенклатурою цінностей, що знаходяться на зберіганні. Ведення аналітичного обліку за кожним наймену­ванням цінностей здійснюється самим завідувачем або обліков­цем у картках складського обліку.

Картки складського обліку виписуються на кожне найменування, сорт, розмір, профіль, марку окремо. Картка є основою обліку. У ній групуються операції з надходження та витрачання конкретного виду матеріалів і визначається залишок після кожного запису.

Після кожної операції з надходження чи витрачання матеріалів на підставі первинних документів робиться запис у картці складського обліку і виводиться залишок матеріалу в кінці робочого дня.

На основі карток відділ постачання може здійснювати операційний контроль за повнотою оприбуткування вантажів і дотриманням норм запасів

Функціонування складу вимагає значних витрат, пов'язаних із утриманням приміщення, устаткуванням складу (для розміщення матеріалів, перевезення, укладки в місця зберігання); внутрішньо-складськими витратами на опалення, освітлення, ремонт примі­щень; утриманням транспортних засобів; нарахуванням заробітної плати персоналу складу і відрахувань на соціальне страхування; охороною складів; витратами матеріалів при зберіганні на складі та від псування; витратами на зв'язок, канцелярські потреби та ін.

Наприкінці місяця матеріально відповідальні особи складають два реєстри – за прибутковими і видатковими документами, які подають до бухгалтерії.

У реєстрах наводяться такі реквізити:

· період, за який складено реєстри (тиждень, декада, місяць);

· назви документів (прибутковий ордер, накладна, акт приймання матеріалів, транспортна накладна та ін.);

· номери документів та їх загальна кількість;

· підписи завскладу та бухгалтера, який приймає реєстри.

Реєстри виписуються у двох примірниках: один залишається на складі, а другий, з прикладеними до нього документами, здається на обробку в бухгалтерію. У випадку, коли якийсь документ втрачено, можна встановити вину завскладу чи бухгалтера на підставі зданих за відповідними реєстрами документів.

Приймаючи реєстри, бухгалтер повинен перевірити правильність записів у картках складського обліку всіх документів та виведення залишків. Виконана робота підтверджується підписом у графі картки ˮконтрольˮ.

У кінці кожного місяця завідувач складу переносить лишки на кінець місяця у книгу залишків матеріалів, яку передає в бухгалтерію. Бухгалтер проставляє ціни за кожним найменуванням матеріалів і знаходить залишок у сумовому вираженні як результат множення кількісних значень на відповідні ціни.

Дата добавления: 2015-10-28