Сообщениями

Первое, чему учит цифровая грамотность, – уме-ние обращаться с входящими битами, а самый важ-ный для большинства поток информации – это элек-тронная почта.

Справиться с перегрузкой электронной почты по-может простое решение: не допускайте перегрузки. В конце концов, вполне логично: если перегрузка – проблема, то решение состоит в ее устранении. Циф-ровая грамотность диктует оставить биты в покое, остальные варианты лишь усугубят ситуацию. Поду-майте, что будет, если почтовый ящик наполнится де-сятками, сотнями, тысячами писем. Такая перегрузка снизит эффективность пользователя по нескольким причинам.

• Перегруженному пользователю придется дольше

отвечать на поступившее сообщение. Каждое входя-щее письмо вступает в конкуренцию с полчищами других, уже возмущенно требующих внимания. Чем больше писем, тем меньше шансов, что на каждое из них удастся ответить вовремя. Кроме того, больше ве-роятность, что пользователь пропустит что-то очень важное.

0•Трудно расставить приоритеты. Даже если поль-зователю известно, какие сообщения наиболее важ-ны, почтовый ящик не предназначен для отображения их в таком порядке.

0•В заполненном почтовом ящике труднее найти конкретное письмо. Поиск и сортировка не всегда по-могают, поскольку, например, в ящике может оказать-ся много писем от одного и того же отправителя с оди-наковой темой.

0•Сложно запомнить, что и где написано: перегру-женный пользователь вынужден открывать и читать одни и те же письма несколько раз, а это процесс неэффективный и деморализующий.

0•Перегрузка одного пользователя сказывается на производительности труда других: его коллеги вынуж-дены посылать дополнительные письма, чтобы на-помнить ему, что еще нужно сделать. Так в разбухшем ящике пользователя появляются очередные письма,

0ктому же он ссорится со всем офисом.

0•В Microsoft Outlook и других почтовых программах переполненные почтовые ящики порой ломаются, те-ряя все содержимое.

На этом проблемы не заканчиваются. Есть и психо-логическая цена, которую придется заплатить за пе-реполненный почтовый ящик.

0•Перегруженные пользователи никогда не могут быть уверены, что не забыли чего-то важного, похоро-нив это в почтовом ящике. Они живут в страхе «разоб-лачения» или наказания за забывчивость. Этот страх дополняет стресс и чувство вины, и возникшую про-блему они решают еще менее эффективно.

0•Полный почтовый ящик с сообщениями недельной или месячной давности постоянно напоминает поль-зователю, как далек он от завершенности. Работа со старыми сообщениями часто заканчивается призна-нием собственных ошибок и извинениями за опозда-ние.

Перегрузка почтой измеряется числом сообщений в почтовом ящике пользователя. Почтовые ящики, в которых содержатся тысячи писем, в мире бизнеса встречаются нередко, притом многие пользователи, которые несут такое бремя, по-прежнему утверждают, что у них все в порядке. (Самое большое число писем, о котором я слышал – и я не преувеличиваю, – 150

тысяч. И владелец ящика говорил, что у него не все в порядке.)Есть ряд причин,по которым перегрузкапочтой все же наступает.

Кажется, некоторым даже нравится хранить мно-жество сообщений. Как типичные Занятые Люди, они привыкают к чувству неотложности, которое вызы-вается необходимостью отреагировать на множество писем. Собственно, разбухший почтовый ящик может стать источником непонятной гордости. Он якобы слу-жит доказательством того, что его владелец – зна-чимый человек, что он значимее своих коллег. Та-кой ящик словно оправдывает странное, непоследо-вательное поведение своего владельца. На самом де-ле такие люди как раз наименее эффективны: бóль-шую часть времени они копаются в этом беспорядке, отчего не могут ни работать, ни думать нормально.

Другим пользователям бывает одиноко от отсут-ствия хоть каких-то писем, которые бы постоянно тре-бовали их внимания. «Электронные письма для меня как друзья, – услышал я однажды. – Я скучаю, когда они уходят». Если нет писем, человек вынужден за-няться настоящей работой, предусмотренной в спис-ке дел (о нем мы поговорим в следующей главе), а ра-ботать не так-то просто. Куда проще отвлекаться на содержимое почтового ящика, чтобы не переходить к более важным делам.

Самой распространенной причиной перегрузки, од-нако, служит то, что люди часто используют почтовый ящик в целях, для которых он не предназначен.

0• Список дел: он похоронен под другими письмами,так что его трудно найти и легко забыть.

0• Файловая система: записи со встреч,сообще-ния по статусу проекта, приложения с коммерчески-ми предложениями и другие важные документы часто хранятся в почтовом ящике, вместо того чтобы отпра-виться в соответствующую папку.

0• Календарь: даты и время встреч,конференц-звон-ков и других мероприятий накапливаются в почтовом ящике часто уже после того, как встреча прошла.

0• Список закладок: некоторые письма остаются впочтовом ящике, потому что содержат адреса, логины

0ипароли от различных сервисов, которые непонятно где хранить.

0• Адресная книга: сообщения с телефонными но-мерами и почтовыми адресами контактов остаются в ящике, вместо того чтобы вводиться собственно в ад-ресную книгу.

Ошибкой было бы доверять почтовому ящику лю-бую из этих функций.Почтовый ящик подходит толь-ко для временного, краткосрочного хранения элек-тронных писем, которые затем должны быть удале-

ны или перемещены в другое место. Нужно провести границу между электронным письмом и его содержи-мым. Письмо – всего лишь посредник. Его содержа-ние определяет,куда нужно отнести послание и чтооно собой представляет. Следует использовать под-ходящие инструменты для каждого типа сообщений: список дел для перечисления того, что запланирова-но сделать, календарь – для хранения информации о встречах и т. д. Ни одно сообщение, вне зависимости от его содержимого, не должно оставаться в почтовом ящике.

Папка «Входящие» подобна сортировочному поме-щению в офисе, куда поступают конверты и откуда их потом немедленно разносят по соответствующим ка-бинетам. Или представьте себе, что входящее сооб-щение – это порция китайской еды на вынос, которая лежит в холодильнике. Лучше всего съесть ее сразу, потому что потом она начинает попахивать. А теперь представьте себе холодильник с тысячами таких кон-тейнеров на вынос, некоторые лежат там годами. Как

0инеправильно используемый почтовый ящик, в такой холодильник небезопасно загружать новые продукты

0ивообще неприятно залезать.

Дата добавления: 2015-10-02