Читайте также:
|
Первое, чему учит цифровая грамотность, – умение обращаться с входящими битами, а самый важный для большинства поток информации – это электронная почта.
Справиться с перегрузкой электронной почты поможет простое решение: не допус-кайте перегрузки. В конце концов, вполне логично: если перегрузка – проблема, то решение состоит в ее устранении. Цифровая грамотность диктует оставить биты в покое, остальные варианты лишь усугубят ситуацию. Подумайте, что будет, если почтовый ящик наполнится десятками, сотнями, тысячами писем. Такая перегрузка снизит эффективность пользователя по нескольким причинам.
0•Перегруженному пользователю придется дольше отвечать на поступившее сообще-ние. Каждое входящее письмо вступает в конкуренцию с полчищами других, уже возму-щенно требующих внимания. Чем больше писем, тем меньше шансов, что на каждое из них удастся ответить вовремя. Кроме того, больше вероятность, что пользователь пропустит что-то очень важное.
0•Трудно расставить приоритеты. Даже если пользователю известно, какие сообщения наиболее важны, почтовый ящик не предназначен для отображения их в таком порядке.
0•В заполненном почтовом ящике труднее найти конкретное письмо. Поиск и сорти-ровка не всегда помогают, поскольку, например, в ящике может оказаться много писем от одного и того же отправителя с одинаковой темой.
0•Сложно запомнить, что и где написано: перегруженный пользователь вынужден открывать и читать одни и те же письма несколько раз, а это процесс неэффективный и демо-рализующий.
0•Перегрузка одного пользователя сказывается на производительности труда других: его коллеги вынуждены посылать дополнительные письма, чтобы напомнить ему, что еще нужно сделать. Так в разбухшем ящике пользователя появляются очередные письма, к тому же он ссорится со всем офисом.
0•В Microsoft Outlook и других почтовых программах переполненные почтовые ящики порой ломаются, теряя все содержимое.
На этом проблемы не заканчиваются. Есть и психологическая цена, которую придется заплатить за переполненный почтовый ящик.
0•Перегруженные пользователи никогда не могут быть уверены, что не забыли чего-то важного, похоронив это в почтовом ящике. Они живут в страхе «разоблачения» или наказа-ния за забывчивость. Этот страх дополняет стресс и чувство вины, и возникшую проблему они решают еще менее эффективно.
0•Полный почтовый ящик с сообщениями недельной или месячной давности постоянно напоминает пользователю, как далек он от завершенности. Работа со старыми сообщениями часто заканчивается признанием собственных ошибок и извинениями за опоздание.
Перегрузка почтой измеряется числом сообщений в почтовом ящике пользователя. Почтовые ящики, в которых содержатся тысячи писем, в мире бизнеса встречаются нередко, притом многие пользователи, которые несут такое бремя, по-прежнему утверждают, что у
М. Хёрст. «Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач»
них все в порядке. (Самое большое число писем, о котором я слышал – и я не преувеличи-ваю, – 150 тысяч. И владелец ящика говорил, что у него не все в порядке.) Есть ряд причин, по которым перегрузка почтой все же наступает.
Кажется, некоторым даже нравится хранить множество сообщений. Как типичные Занятые Люди, они привыкают к чувству неотложности, которое вызывается необходимо-стью отреагировать на множество писем. Собственно, разбухший почтовый ящик может стать источником непонятной гордости. Он якобы служит доказательством того, что его вла-делец – значимый человек, что он значимее своих коллег. Такой ящик словно оправдывает странное, непоследовательное поведение своего владельца. На самом деле такие люди как раз наименее эффективны: бóльшую часть времени они копаются в этом беспорядке, отчего не могут ни работать, ни думать нормально.
Другим пользователям бывает одиноко от отсутствия хоть каких-то писем, которые бы постоянно требовали их внимания. «Электронные письма для меня как друзья, – услышал я однажды. – Я скучаю, когда они уходят». Если нет писем, человек вынужден заняться настоящей работой, предусмотренной в списке дел (о нем мы поговорим в следующей главе), а работать не так-то просто. Куда проще отвлекаться на содержимое почтового ящика, чтобы не переходить к более важным делам.
Самой распространенной причиной перегрузки, однако, служит то, что люди часто используют почтовый ящик в целях, для которых он не предназначен.
0• Список дел: он похоронен под другими письмами,так что его трудно найти и легкозабыть.
0• Файловая система: записи со встреч,сообщения по статусу проекта,приложения
0скоммерческими предложениями и другие важные документы часто хранятся в почтовом ящике, вместо того чтобы отправиться в соответствующую папку.
0• Календарь: даты и время встреч,конференц-звонков и других мероприятий накапли-ваются в почтовом ящике часто уже после того, как встреча прошла.
0•Список закладок: некоторые письма остаются в почтовом ящике,потому что содержатадреса, логины и пароли от различных сервисов, которые непонятно где хранить.
0• Адресная книга: сообщения с телефонными номерами и почтовыми адресами контак-тов остаются в ящике, вместо того чтобы вводиться собственно в адресную книгу.
Ошибкой было бы доверять почтовому ящику любую из этих функций. Почтовый ящик подходит только для временного, краткосрочного хранения электронных писем, кото-рые затем должны быть удалены или перемещены в другое место. Нужно провести гра-ницу между электронным письмом и его содержимым. Письмо – всего лишь посредник. Его содержание определяет, куда нужно отнести послание и что оно собой представляет. Следует использовать подходящие инструменты для каждого типа сообщений: список дел для перечисления того, что запланировано сделать, календарь – для хранения информации о встречах и т. д. Ни одно сообщение, вне зависимости от его содержимого, не должно оста-ваться в почтовом ящике.
Папка «Входящие» подобна сортировочному помещению в офисе, куда поступают кон-верты и откуда их потом немедленно разносят по соответствующим кабинетам. Или пред-ставьте себе, что входящее сообщение – это порция китайской еды на вынос, которая лежит в холодильнике. Лучше всего съесть ее сразу, потому что потом она начинает попахивать. А теперь представьте себе холодильник с тысячами таких контейнеров на вынос, некоторые лежат там годами. Как и неправильно используемый почтовый ящик, в такой холодильник небезопасно загружать новые продукты и вообще неприятно залезать.
М. Хёрст. «Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач»
Дата добавления: 2015-10-02; просмотров: 64 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
| Глава 3 Решение | | | Решение |