Ввод и редактирование данных

Создав таблицу в режиме конструктора, можно начать ввод данных. Чтобы переключиться в режим таблицы, выберите команду Вид Þ Режим таблицы. В этом режиме можно вводить и просматривать данные в привычном формате электронной таблицы. Напомним, что область пересечения строки и столбца называется ячейкой (клеткой).

Основные операции ввода данных включают добавление, удаление и редактирование записей таблицы, копирование и перемещение данных, а также отмену нежелательных изменений данных во время редактирования. Для ускорения ввода данных и перемещения по таблице в Access существует много быстрых клавиш. В таблице 3 приведен список быстрых клавиш для ввода данных, а в таблице 4 - список быстрых клавиш для перемещения по таблице.

Таблица 3. Быстрые клавиши для ввода данных

Быстрая клавиша	Описание
<Ctrl+;>	Вставляет текущую дату
<Ctrl+:>	Вставляет текущее время суток
<Ctrl+Alt+Пробел>	Вводит в поле значение по умолчанию
<Ctrl+’> или <Ctrl+”>	Вводит значение из того же поля предыдущей записи
<Ctrl+Enter>	Вставляет новую строку в поле, подпись или в окно ввода
<Ctrl++>	Вставляет новую пустую запись
<Ctrl+->	Удаляет текущую запись
<F2>	Переключает режимы редактирования данных и перемещения по таблице
<Shift+Enter>	Сохраняет изменения в текущей записи

Таблица 4. Быстрые клавиши для перемещения по таблице

Быстрая клавиша	Описание
<F5>	Перемещение точки ввода в поле номера записи над строкой состояния. Введите номер записи, к которой хотите перейти, и нажмите <Enter>
<Tab>	Перемещение к следующему полю
<Shift+Tab>	Перемещение к предыдущему полю
<End>	Перемещение к последнему полю текущей записи
<Home>	Перемещение к первому полю текущей записи
<Ctrl+End>	Перемещение к последнему полю последней записи. Перед изменением текущей записи Access проверяет данные на допустимость и сохраняет любые ещё не сохраненные данные
<Ctrl+Home>	Перемещение к первому полю первой записи
<­ >	Перемещение на одну запись вверх в том же самом поле
<¯ >	Перемещение на одну запись вниз в том же самом поле
<Ctrl+­ >	Перемещение к текущему полю первой записи
<Ctrl+¯ >	Перемещение к текущему полю последней записи
<PgUp>	Перемещение на один экран вверх
<PgDn>	Перемещение на один экран вниз
<Ctrl+PgUp>	Перемещение на один экран влево
<Ctrl+PgDn>	Перемещение на один экран вправо

Для выделения полей, редактирования и перемещения по таблице можно также пользоваться мышью. Для перемещения к первой, предыдущей, следующей и последней записям воспользуйтесь кнопками управления (рис. 13). Окно номера записи расположено между кнопками управления и отображает номер текущей записи; этим окном также можно воспользоваться для перехода к определенной записи. (Щелкните в этом окне, введите номер записи, к которой хотите перейти, и нажмите клавишу < Enter >.) Для перемещения таблицы на столбец или на строку можно воспользоваться кнопками прокрутки.

Добавление новых записей. Существует два способа добавления записей в Access - режим редактирования и режим ввода данных.

В режиме редактирования можно вводить данные в конец таблицы. Программа Access автоматически переходит в режим редактирования, когда производится изменение данных или ввод новых записей. В режиме ввода данных Access выдает на экран пустую таблицу, готовую к вводу новых записей, пряча все существующие записи. Чтобы перейти в режим ввода данных, выберите команду Записи Þ Ввод данных.

В обоих случаях, для ввода новой записи используется пустая запись, расположенная внизу таблицы (см. на рис 14, строку отмеченную звездочкой). Когда начинается ввод данных в эту строку, Access добавляет новую пустую запись под текущей.

Рис. 14. Добавление новых записей в таблицу

Крайний слева столбец таблицы называется столбцом маркировки записи (см. рис.14). Щелкая в этом столбце, можно выделять всю строку (запись).

Перемещаясь по таблице, можно заметить, что в столбце маркировки записи появляются некоторые символы, имеющие следующее назначение:

¨ Стрелка показывает текущую запись (ввод данных и редактирование не проводилось).

¨ Звездочкой помечена пустая запись, находящаяся в нижней части таблицы. При переходе к этой записи, звездочка меняется на стрелку, являющуюся индикатором текущей записи.

¨ Карандаш показывает, что текущая запись содержит введенные или измененные данные, которые ещё не сохранены.

¨ Символ блокировки в виде круга с диагональной линией показывает, что запись в данный момент редактируется другим пользователем, всем остальным она доступна только для чтения. Этот символ появляется только в том случае, если база данных используется в режиме коллективного доступа в сети.

По мере того, как осуществляется ввод данных и переход от поля к полю, Access проверяет введенные данные на соответствие их типу поля и дополнительным условиям (например, проверка на допустимость). Перед тем, как перейти к следующему полю или записи, Access сообщит обо всех некорректно введенных данных. Пока не будут внесены исправления, перейти к следующему полю не удастся.

Когда осуществляется переход к следующей записи, Access автоматически сохраняет текущую запись и все сделанные изменения. Кроме того, можно сохранить изменения, сделанные в текущей записи, выбрав команду Записи Þ Сохранить запись или нажав комбинацию клавиш < Shift + Enter >. Можно также сохранить сразу всю таблицу, нажав на панели инструментов кнопку Сохранить с изображением дискеты.

Дата добавления: 2015-10-02