Лингвистическая экспертиза проектов документов

12.5.1. Лингвистическая экспертиза проектов документов, подготовленных структурными подразделениями Исполнительного комитета, осуществляется отделом лингвистической экспертизы документов управления делопроизводства.

Проекты документов принимаются на лингвистическую экспертизу ежедневно до 17.00, при этом поступившие после 17.00 регистрируются на следующий день.

Лингвистическая экспертиза проектов документов предполагает проверку:

- их текстов на соответствие нормам современного русского языка (грамматика, орфография, пунктуация и стилистика);

- их оформления на соответствие нормам действующего ГОСТ, требованиям настоящего Служебного регламента, Типовой инструкции по подготовке и оформлению проектов документов в Исполнительном комитете.

12.5.2. Отделом лингвистической экспертизы документов управления делопроизводства осуществляется экспертиза текстов проектов:

- писем, подписываемых Мэром города Казани;

- адресов, благодарностей, почетных грамот, приглашений, поздравительных открыток, телеграмм, доверенностей, договоров, соглашений и т.д., подписываемых Мэром города Казани, Руководителем Исполнительного комитета;

- правовых актов Мэра города Казани;

- решений сессий Казанской городской Думы;

- писем, подписываемых Руководителем Исполнительного комитета, адресованных Президенту РТ, Премьер-министру РТ, первому заместителю Премьер-министра РТ, Председателю Государственного Совета РТ, мэрам городов РФ;

- правовых актов Исполнительного комитета (за исключением не подлежащих опубликованию правовых актов, проекты которых готовятся в подразделениях Аппарата Исполнительного комитета; распоряжений первых заместителей, заместителей Руководителя Исполнительного комитета о назначениях и увольнениях; приложений к проектам постановлений об утверждении градостроительных планов земельных участков, которые готовятся Управлением архитектуры и градостроительства).

12.5.3. Проекты писем направляются в отдел лингвистической экспертизы документов управления делопроизводства в системе электронного документооборота («Рецензенты»: «Корректоры»). Сотрудники вышеуказанного отдела распечатывают проект письма и выполняют проверку его текста на бумажном носителе.

При наличии ошибок специалисты отдела лингвистической экспертизы документов управления делопроизводства в системе электронного документооборота вносят рецензию «Не согласен», проставляют количество страниц, количество ошибок и возвращают проект письма на доработку исполнителю. После получения проекта письма с рецензией «Не согласен» исполнитель получает его копию на бумажном носителе под запись (подпись), исправляет ошибки в его электронной версии, в системе электронного документооборота согласовывает исправленный вариант проекта письма с руководителем структурного подразделения Исполнительного комитета и направляет его на согласование руководителю Аппарата Исполнительного комитета.

При получении рецензии «Согласен» проект письма автоматически направляется в системе электронного документооборота следующему рецензенту.

Руководителем Аппарата Исполнительного комитета в обязательном порядке согласовываются проекты писем:

- подписываемых Мэром города Казани;

- подписываемых Руководителем Исполнительного комитета и адресованных Президенту РТ, Премьер-министру РТ, первому заместителю Премьер-министра РТ, Председателю Госсовета РТ, Руководителю Аппарата Президента РТ, Руководителю Аппарата Кабинета Министров РТ, Главному федеральному инспектору по РТ, руководителям федеральных органов.

Ответственность за качество подготовки проектов писем (исправление ошибок, выявленных сотрудниками отдела лингвистической экспертизы документов) возлагается на руководителя структурного подразделения Исполнительного комитета, подготовившего проект, и исполнителя.

12.5.4. Проверка проектов адресов, благодарностей, почетных грамот, приглашений, поздравительных открыток, телеграмм, доверенностей, договоров, соглашений и т.д., подписываемых Мэром города Казани, Руководителем Исполнительного комитета, правовых актов Мэра города Казани, проектов решений Казанской городской Думы осуществляется на бумажном носителе без электронного согласования.

12.5.5. Проекты правовых актов Исполнительного комитета направляются в отдел лингвистической экспертизы документов управления делопроизводства после получения в системе электронного документооборота рецензии «Согласен» от заместителя руководителя Аппарата Исполнительного комитета - начальника правового управления. При этом представляется полный пакет документов, сопровождающих проект правового акта, включая лист согласования, завизированный всеми рецензентами (кроме руководителя Аппарата Исполнительного комитета) на бумажном носителе, а также документы, на основании которых готовился проект правового акта. Копии документов Администрации города Казани (до 31 декабря 2005 года), Исполнительного комитета, упоминаемых в проектах правовых актов, должны содержать печать протокольного сектора управления делопроизводства.

Проект правового акта должен быть распечатан из системы электронного документооборота. В левом нижнем углу каждой его страницы должна быть соответствующая пометка с указанием уникального кода документа и номера версии. Наименования документа в системе электронного документооборота и на бумажном носителе, а также номера его версий должны совпадать.

Проект правового акта должен содержать визу сотрудника, ответственного за подготовку проектов документов, или корректора структурного подразделения Исполнительного комитета.

Отделом лингвистической экспертизы документов управления делопроизводства принимаются проекты правовых актов на бумажном носителе лишь при наличии их копий, полученных в системе электронного документооборота. При этом датой принятия проекта правового акта в системе электронного документооборота считается дата его регистрации при получении на бумажном носителе. Документу присваивается регистрационный номер, который вписывается в лист согласования. В дальнейшем поиск документа в базе данных «Согласование» в системе электронного документооборота производится исполнителем по регистрационному номеру.

Проверка текста проекта правового акта производится на бумажном носителе.

При наличии ошибок в проекте правового акта сотрудники отдела лингвистической экспертизы документов управления делопроизводства вносят в системе электронного документооборота рецензию «Не согласен», проставляют количество проверенных страниц и ошибок и возвращают его исполнителю. Исполнитель получает проект правового акта на бумажном носителе под запись (подпись), исправляет ошибки и повторно направляет его на согласование в отдел лингвистической экспертизы документов управления делопроизводства в системе электронного документооборота и на бумажном носителе со следующим номером версии и представлением ранее проверенного варианта (вариантов).

При отсутствии ошибок в проекте правового акта сотрудники отдела лингвистической экспертизы документов управления делопроизводства вносят в системе электронного документооборота рецензию «Согласен», проставляют количество проверенных страниц, после чего он автоматически направляется в протокольный сектор управления делопроизводства. При этом исполнитель получает проект правового акта под запись (подпись) и передает его в протокольный сектор управления делопроизводства на бумажном носителе.

Если в ходе дальнейшего согласования (с руководителем Аппарата Исполнительного комитета), при подписании Руководителем Исполнительного комитета в проект правового акта вносятся незначительные изменения, направление его в системе электронного документооборота в отдел лингвистической экспертизы документов управления делопроизводства не требуется. В этом случае он направляется лишь исполнителю для внесения необходимых поправок. При значительном (более 30% текста) изменении необходимо направить его в отдел лингвистической экспертизы документов управления делопроизводства в системе электронного документооборота на повторное согласование со следующим номером версии.

Проверка проектов правовых актов, подготовленных во исполнение контрольных поручений Мэра города Казани, Руководителя Исполнительного комитета, осуществляется на следующий день после их поступления в отдел лингвистической экспертизы документов управления делопроизводства. К проекту правового акта в обязательном порядке прикладывается копия контрольной карточки, на листе согласования проставляются дата и номер контрольного поручения.

12.5.6. Сотрудники отдела лингвистической экспертизы документов управления делопроизводства ведут консультации по вопросам, относящимся исключительно к компетенции их отдела.

Определение местонахождения проектов документов, проходящих согласование в системе электронного документооборота, осуществляется исполнителем.

Ответственность за качество подготовки проектов документов, достоверность содержащихся в них сведений (фамилии, имена, отчества, паспортные данные, кадастровые номера, номера, даты принятия и наименования прилагаемых документов, наименования предприятий, организаций, учреждений и т.д.) несут руководители структурных подразделений Исполнительного комитета и исполнители.

Отделом лингвистической экспертизы документов управления делопроизводства еженедельно проводится анализ качества подготовки проектов документов, результаты которого (с указанием сведений о структурных подразделениях Исполнительного комитета, исполнителях, допускающих неудовлетворительный уровень подготовки проектов документов) представляются в управление кадровой политики.

Дата добавления: 2015-10-24