Внедрение документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации

Создание автоматизированной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать свой интерфейс удобным для пользователя способом за доступную цену. Преимущества работы с электронными документами по сравнению с бумажными вполне очевидны.

Чем это выгоднее:

-в компьютерной форме документы более читабельны;

-поиск занимает гораздо меньше времени;

-документы занимают меньше места;

-сотрудники тратят меньше энергии на распространение документов из одного структурного подразделения в другое и т.д.

Все приведенные выше преимущества ускорят работу отдела, что позволит улучшить системы документооборота и сотрудники смогут успевать делать все указания начальника в срок, не задерживаясь после рабочего времени, что простимулирует их к более качественной работе.

Так же в отделе вневедомственной охраны следует создать электронный архив.

1 августа 2011 года вступил в действие новый ГОСТ. Принятие этого стандарта очень актуально в связи с повсеместным переходом к современным компьютеризированным технологиям делопроизводства и электронному документообороту. Это ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требование к электронному сообщению».

Основными критериями эффективности работы системы документооборота и целевыми ориентирами предлагаемого проекта СЭД стали сокращение времени прохождения документа до непосредственного исполнителя, сокращение времени рассмотрения документа, возможность мгновенного определения нахождения документа в любой момент времени.

Сложность проекта обусловлена несколькими факторами. Во-первых, пользователями системы должны были стать не менее 40 сотрудников, поэтому решение должно было максимально отвечать их требованиям. Во-вторых, система должна поддерживать стандарты работы с документами государственных организаций - поэтому необходимо оперативно учитывать все организационные моменты структуры управления учреждением.

Таким образом, для повышения эффективности системы управления документооборотом в деятельность ОВО по Кольскому району необходимо внедрить несколько информационных технологий, а именно:

1. Информационная технология «Приток-А» предназначена для автоматизации процесса регистрации охраняемых объектов, а так же для анализа и управлениями сработками на охраняемых объектах.

2. Информационная технология «Учет кадров» предназначена для ведения работы по учету кадров в учреждении. Она обеспечивает автоматизированное выполнение операций по приему, перемещению и увольнению сотрудников. Предоставляется возможность регистрации анкетных данных по каждому из сотрудников и учета всех событий, связанных с его служебной деятельностью (отпуск, больничный, поощрения и т.д.). Возможен также учет анкетных данных кандидатов на прием на работу.

3. Информационная технология «Персонифицированный учет» предназначена для автоматизации сведений о застрахованных лицах. А также, для формирования отчетности для Пенсионного фонда РФ, а именно, формирование анкет лиц, работающих в учреждении, формирование индивидуальных сведений о стаже и заработке застрахованных лиц.

Информационная технология «Персонифицированный учет» позволяет получать выходные документы в печатном и электронном виде в соответствии со структурой, требуемой Пенсионным фондом РФ.

4. Информационная технология «Штатное расписание» предназначена для описания организационной структуры учреждения и ведения его штатного расписания. Организационная структура представляется в виде иерархически организованного набора подразделений. Для каждого из подразделений задается перечень штатных единиц с соответствующими атрибутами. Таким образом, создается система планирования и учета персонала на предприятии.

С момента внедрения системы необходимо назначить ответственное лицо - программиста который бы стал экспертом по работе с СЭД и носителем знания для остальных служащих.

Эксплуатация системы начнется с обработки входящей, внутренней и исходящей корреспонденции. Система обеспечит совмещение электронного и бумажного документооборота за счет применения технологии потокового сканирования.

Следующей группой процессов, реализованных в системе, станут процессы подготовки приказов руководителя по основной деятельности, а также процессы выдачи и контроля поручений и еженедельного планирования деятельности специалистов.

Процесс планирования деятельности специалистов на неделю включает основные задачи, с привязкой к полномочиям и проектам. Это дает возможность проанализировать деятельность каждого работника в разрезе оперативной и проектной деятельности направленной на достижение целевых показателей, поставленных руководителем.

На сегодняшний день в учреждении необходимо завести в систему электронного процесса порядка 15 процессов.

В дипломном проекте подробно рассмотрена информационная технология «Приток – А», так как она обеспечивает эффективную работу непосредственно основной цели деятельности вневедомственной охраны.

Информационная технология Приток-А версии 3.6 фирмы АйТи. ОВО будет использовать следующие модули:

- учёт кадров;

- штатное расписание;

- расчет заработной платы;

- персонифицированный учет;

- АРМ ДПЦО.

В качестве СУБД используется FireBerd Server.

В качестве инструмента автоматизации выбрана отечественная полнофункциональная система «Приток-А», удовлетворяющая всем функциональным требованиям пультового отдела и обеспечивающая единое информационное пространство для всех охранных процессов.

Целью внедрения системы является: повышение эффективности управления документооборотом ОВО.

Заключение

Основной целью написания практики являлся внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления в деятельность ОВО.

Процесс исследования системы управления документооборотом в деятельности ОВО позволил выявить ряд существенных недостатков, мешающих рациональному и эффективному развитию в области управления делопроизводством, это:

- объем документов по всем потокам значительно увеличивается из года в год;

- документы, после резолюции руководителя учреждения, про­ходят на пути к исполнителю большое ко­личество инстанций, с ними совершается большое число операций, они имеют воз­вратные движения.

- регистрация, движение, архивирование, поиск документов ведутся без использования современных информационных технологий,

- существующий процесс регистрации документов распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя;

- повседневная работа с большим количеством бумажных документов отнимает большое количество рабочего времени и денежных затрат;

- затратный механизм контроля исполнительской дисциплины;

- слабые возможности по вторичному использованию уже разработанных информационных материалов, документов.

Принципиальным решением для ОВО является создание ком­пьютерной сети, связывающей компьютеры на рабо­чих местах в различных подразделениях учреждения. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сер­вере сети, формируя базу данных о состоянии и ис­тории документооборота организации.

Кроме того, система СЭД позволяет работать с единым хранилищем объектов, в котором содержатся как неофициальные данные, так и документы, обрабатываемые «официальным» документооборотом и архивным делом.

Дата добавления: 2015-08-27