Читайте также:
|
|
Документационное обеспечение управления в ОВО по Кольскому району – филиалу ФГКУ УВО УМВД России по МО осуществляется секретариатом или как это еще называют - канцелярией, так же группой учета.
Организация работы с документами в ОВО включает в себя рациональный объем, определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.
Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками учреждения. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.
Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из внешних организаций), исходящих (отправляемых во внешние организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.
В отделе вневедомственной охраны входящие документы поступают в секретариат к секретарю, занимающемуся делопроизводством. Входящие документы регистрируются в журнале регистрации входных документов, передаются начальнику ОВО, либо его заместителям, а те в свою очередь отписывают документы исполнителям. Исходящие документы подготавливаются исполнителями, передаются начальнику, либо его заместителям на подпись. Затем регистрируются в секретариате в книге исходящих документов и отправляются во внешние организации, которым предназначены данные документы.
При подготовки и оформлении документов используют следующие реквизиты, согласно ГОСТ Р 6.30-97:
01 – эмблема организации или типовой знак;
02 – код организации;
03 – код формы документа;
04 – наименование организации;
05 – справочные данные об организации;
06 – наименование вида документа;
07 – дата документа;
08 – регистрационный номер документа;
09 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
10 – место составления и издания документа;
11 – гриф ограничения доступа к документу;
12 – адресат;
13 – гриф утверждения документа;
14 – резолюция;
15 – заголовок к тексту;
16 – отметка о контроле;
17 – текст документа;
18 – отметка о наличии приложения;
19 – подпись;
20 – гриф согласования документа;
21 – визы согласования документа;
22 – печать;
23 – отметка о заверении копии;
24 – отметка об исполнителе;
25 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
26 – отметка о поступлении документа в организацию;
27 – идентификатор электронной копии документа (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст).
Бланки документов проектируют в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97.
Существует два вида документальных потоков: входные и выходные.
Входными документами отдела вневедомственной охраны являются:
- указания и приказы от ФГКУ УВО УМВД России по МО;
- счета от предприятий поставляющих услуги отделу вневедомственной охраны;
- заявления о проведении предварительного обследования объекта;
- письма и др.
Выходными документами отдела вневедомственной охраны являются:
- ответы на указания;
- претензиционные письма;
- информационные письма;
- договоры;
- счет-фактуры;
- отчеты квартальные, полугодовые предоставляемые в ФГКУ УВО УМВД России по МО и тп.
Под объемом документооборота в ОВО понимается количество документов, полученных и созданных учреждением за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
Анализируя документооборот в ОВО по Кольскому району – филиалу ФГКУ УВО УМВД России по МО за последние 3 года (таблица 1), была выявлена тенденция к его росту.
Таблица 1
Документооборот ОВО по Кольскому району за 2011-2013 гг
Год | Количество входящих документов | Количество исходящих документов | Количество внутренних документов | Итого |
Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются заявления граждан и отказные материалы. Поступает большое количество ориентировок из других отделов и вышестоящих учреждений.
Из подразделений отдела, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие отчеты о проделанной работе и рапорта.
Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98, это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности отдела вневедомственной охраны оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом чаще всего на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:
- бланк для письма;
- общий бланк для всех других видов документов, его заместителями и руководителями структурных подразделений;
- информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).
Внутренние документы отдела вневедомственной охраны оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название учреждения, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2003.
Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники часто используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.
На основании вышесказанного можно представить движение документопотока в отделе вневедомственной охраны в виде оперограммы движения документов.
В таблице 2 представлена оперограмма движения документов в ОВО по Кольскому району – филиалу ФГКУ УВО УМВД России по МО.
Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями и клиентами ОВО являются договоры.
Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный он ускоряет прохождение и исполнение документов в учреждении, являясь одним из условий повышения эффективности управления.
Таблица 2
Оперограмма общего движения документов
Рационально организованный документооборот предполагает упорядочение системы информации. Сложный процесс прохождения документов, параллельная обработка одной и той же информации в структурных подразделениях, дублирование информации, недостатки исторически сложившихся моделей построения документов, их громоздкость и т.п. приводят к увеличению работ, а при механизированной обработке - и к снижению эффективности использования вычислительной техники.
Дата добавления: 2015-08-27; просмотров: 859 | Нарушение авторских прав
<== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
Основы организации деятельности и структура управления ОВО по Кольскому району – филиалу ФГКУ УВО УМВД России по МО | | | Порядок работы с документами в ОВО |