Документальное оформление материально производственных ресурсов.

Первичные документы по поступлению и расходу материальных запасов являются основой организации материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль над соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Для выполнения производственной программы предприятия определяют потребность в материальных ресурсах и приобретают или производят их.

Поступление материальных ценностей от поставщиков производятся на основании заключенных между покупателями и поставщиками хозяйственных договоров купли-продажи. В договорах в обязательном порядке оговариваются: виды поставляемых ТМЦ, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели ТМЦ, сроки исполнения договора, порядок расчетов. Сделки купли-продажи товаров всегда сопровождаются их транспортировкой. Поэтому транспортные расходы — одна из обязательных статей затрат любой организации, часто составляющая значительную долю в объеме затрат. Движение ТМЦ, являющееся результатом заключенного договора, оформляется специальными товарно-сопроводительными документами. Перемещение ТМЦ без таких документов возможно только для физических лиц и полностью исключено для юридических.

Накладнаяявляется как приходным, так и расходным документом. На основании накладной производят приход и расход материальных ценностей, и готовой продукции(готовая продукция так же может поступать по ведомости выпуска готовой продукции). Имеются общие требования, которые определяют юридическую законность и достоверность указанных документов.

Накладная должна быть оформлена без помарок и исправлений, содержать следующие данные:

-номер и дату выписки;

-наименование продавца и покупателя;

-номер прилагаемой доверенности;

-основание — номер и дата договора или счета или акта;

-наименование материальных ценностей;

-количество и цена единицы;

-итоговая сумма;

-сумма НДС;

-сумма акциза;

-подписи ответственных лиц с расшифровкой;

Опускание или замена перечисленных реквизитов в накладной исключает ее использование бухгалтером в качестве оправдательного документа совершенных операций и записей в учетных регистрах бухучета. В накладной выделяется отдельной строкой расходы по хранению, доставке и другие услуги. В этом случае можно НДС начислять на общую сумму.

Для получения материалов со склада экспедитору выдают наряд и доверенность (приложение 1), в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. Доверенность выписывается бухгалтером или другим работником бухгалтерии. Доверенность заполняется в одном экземпляре и подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. Отрывная часть доверенности выдается под расписку работнику организации, уполномоченному на получение ТМЦ, а корешок доверенности остается в бухгалтерии организации. Срок на который может быть выдана доверенность как правило, пятнадцать дней.

Принятые грузы, полученные материалы экспедиторы доставляют на склад предприятия и сдают заведующему склада, который проверяет соответствие количества и качества материала в данных счетах поставщика.

Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами типовая форма № М-4 (Приложение 2).Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения. При отсутствии расхождения между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов - форма М-7, (Приложение 3) которая служит для предъявления претензий поставщику.

В составе комиссии должен быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации.

Экспедитор все документы по доставленным на склад товарно-материальным ценностям с отметкой кладовщика в их приемке сдает в свою бухгалтерию для списания с него выданной ранее доверенности. Для отчета за полученные наличные средства экспедитор составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих как факт приобретения ТМЦ (чеки, счет-фактура и другие), так и факт сдачи их на склад (приемная фактура и приходный ордер). Материальные ценности поступают на склады и хранятся под наблюдением материально-ответственных лиц с которыми заключают договор о материальной ответственности.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства и другие оформляют одну или многострочными требованиями-накладными (Приложение 4), которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах: первый является основанием для списания материалов с цеха сдатчика, второй - направляется на склад и используется в качестве приходного документа.

Материалы отпускают со склада организации на производственные потребления, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления организации осуществляют соответствующие организационные мероприятия. Важным условием контроля над рациональным использованием материалов, например, являются их нормирование и отпуск установленных лимитов.

Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым представлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, ежедневно оформляют лимитно-заборными картами форма № М-8 (Приложение 5).Их выписывает плановый отдел в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц.

Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой- складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представители цеха расписываются в получении материалов в карте, находящейся на складе.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной - форма № М-11 - на замену. При замене в лимитно- заборной карте заменяемого материала делают запись «замена, смотри требования № 00» и уменьшают остаток лимита.

Если материалы со склада отпускаются не часто, то их отпуск оформляют одно- или многострочными требованиями - накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом получателем в двух экземплярах: первый, сраспиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя, - у кладовщика.

Дата добавления: 2015-08-27