Документация и метод двойной записи

ФЗ № 402 от 06.12.2011 г. «О бухгалтерском учете» статьей 9 регламентировал основные требования к первичным учетным документам (ПУД). Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

ПУД принимаются к учету, если они составлены по установленной форме и содержат следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

- личные подписи должностных лиц.

ПД должен быть составлен в момент совершения операции или непосредственно после её окончания.

Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждает руководитель организации, по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Внесение исправлений в кассовые или банковские документы не допускаются. В другие документы исправления могут вноситься по согласованию с участниками операций с оговоркой и подписями тех же лиц.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями. Главныйбухгалтер или другое должностное лицо организации вправес разрешения и в присутствии представителейорганов, проводящихизъятие документов, снять с них копию, с указанием основания и даты изъятия.

Все документы, используемые организацией в ходе своей деятельности можно классифицировать по однородным признакам. Подразделяют их:

- по назначению (на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные);

- по порядку составления (первичные и сводные);

- по содержанию хозяйственных операций (материальные, денежные, расчетные);

- по месту составления (внутренние, внешние);

- по порядку заполнения (ручные, с применением вычислительной техники).

Рассмотрим их более подробно:

- распорядительными являются документы которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Это могут быть: приказы, распоряжения, накладные, чеки на получение наличных денег, платежные поручения, наряды на сдельную работу. Эти документы подписывают лица, имеющие право давать подобные распоряжения.

- оправдательными документами являются документы, подтверждающие право на совершение операции. Это акты приема-передачи основных средств, квитанции, авансовые отчеты, счета, приходные и расходные кассовые ордера и т.п.

- документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, когда для записи хозяйственных операций других документов нет, например ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, различные справки и расчеты.

- комбинированные документы одновременно выполняют различные функции, например, распорядительных и оправдательных документов (приходный кассовый ордер), оправдательных и бухгалтерского оформления (накладная на отпуск материальных ценностей).

- первичные документы фиксируют операцию впервые в момент её совершения (счета, платежное требование, приходный и расходный кассовый ордера).

- сводные документы аккумулируют информацию из первичных документов (расчетные ведомости по заработной плате, кассовые отчеты).

- материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда (счета-фактуры, накладные, акты приема-передачи основных средств и т.п.).

- денежные документы фиксируют денежные потоки (чеки, выписки банков, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, приходные и расходные кассовые ордера).

- расчетные документы фиксируют расчетные операции с физическими и юридическими лицами (авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости, платежные поручения, расчетные ведомости и т. п.).

- разовые документы применяются один раз для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций (счет-фактура, платежная ведомость, объявление на взнос наличными).

- накопительные составляются за определенный период, для отражения однородных повторяющихся операций. От сводных накопительные отличаются тем, что группируют однородные операции (например, лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.п.)

- внутренние составляются работниками организации для отражения текущих операций (наряды, акты, табель учета рабочего времени и т.п.).

- внешние поступают из других организаций и учреждений (счета, выписки банка, листки нетрудоспособности).

- составляемые вручную заполняют от руки или на пишущей машинке.

- документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о хозяйственных операциях.

- С организацией первичного учета неразрывно связаны такие понятия как стандартизация, унификация документов, документооборот.

- Документооборот - путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. В каждой организации должен быть составлен график документооборота, который разрабатывает главный бухгалтер и утверждает руководитель. В нем обычно указывают:

- наименование первичных учетных документов;

- время составления;

- лицо, ответственное за составление документа;

- сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию;

- лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ.

- Унификация документов подразумевает использование документов единой формы в различных организациях, независимо от её формы собственности. Например, расходный кассовый ордер используют в организациях промышленности, сельского хозяйства, в бюджетных и т.п.

- Стандартизация документов - это установление одинаковых (стандартных) размеров бланков однотипных документов. Это позволяет более эффективно использовать бумагу, электронно-вычислительную технику и хранение документов в архиве.

- Хранение документов осуществляется в архиве в соответствии с «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения» утвержденного Росархивом 06.10.2000 г.

- В соответствии с ним для основных бухгалтерских и налоговых документов установлены следующие сроки хранения:

- Бухгалтерские и налоговые отчеты и балансы с пояснительными записками - 5 лет.

- Первичные документы - 5 лет.

- Лицевые счета

- а) рабочих и служащих - 75 лет.

- б) получателей пенсий и пособий - 5 лет.

- 4. Расчетно-платежные ведомости - 5 лет.

- (при отсутствии лицевых счетов) - 75 лет.

-

- Метод двойной записи

- Важным элементом, составляющим метод бухгалтерского учета, является принцип двойной записи. По своей экономической природе любая хозяйственная операция обязательно обладает двойственностью и взаимностью.

- Для сохранения этих свойств и контроля над хозяйственными операциями на счетах в бухгалтерском учете и используется способ двойной записи.

- Метод двойной записи заключается в записи, в результате которой каждая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета дважды: в дебет одного счет и одновременно в кредит другого взаимосвязанного с ним счета на одинаковую сумму. Метод двойной записи, по сути, является следствием фундаментального закона сохранения, который для целей бухгалтерского учета можно сформулировать следующим образом: каждый объект имеет свой источник происхождения. Поэтому каждый счет (обозначающий некоторую группу объектов учета) может выступать как собственно объект, получаемый из определенного источника (операции по дебету счета), и как источник какого-то иного объекта учета для другого счета (операции по кредиту счета).

- В самом деле, если предприятие приобретает материалы, то, с одной стороны, увеличиваются материалы, а с другой - уменьшаются средства, за счет которых они приобретены, т.е. обязательно указывается, за счет каких источников они поступили: куплены за наличный расчет или на их приобретение был использован кредит, или образовалась задолженность поставщику.

- На современном этапе развития бухгалтерского учета метод двойной записи является основополагающим в организации учета. Двойная запись придает бухгалтерскому учету системный характер, обеспечивает взаимосвязь между счетами, что позволяет объединить их в единую систему.

- В отечественной практике и теории сложились две школы, дающие обоснование методу двойной записи: экономический подход и оперативно-балансовый. Считается, что наиболее полное научное обоснование методу двойной записи дает оперативно-балансовый подход. Согласно этому подходу сущность двойной записи объясняется строением баланса организации, в котором с двух позиций рассматривается его имущество: по составу и размещению (актив баланса); по источникам формирования этого имущества (пассив баланса). Поэтому итоги статей актива и пассива баланса всегда равны. Каждая хозяйственная операция вследствие этого затрагивает две статьи баланса, что характеризуется влиянием на баланс четырех типов операций, которые изменяют или только имущество организации (актив баланса), или только источники формирования этого имущества (пассив баланса), или одновременно и имущество, и его источники образования (актив и пассив баланса). Следовательно, необходимость метода двойной записи вытекает из метода балансовой группировки имущества организации.

- Метод двойной записи имеет контрольные и информационные значения, как и в целом бухгалтерский учет, так как позволяет получать информацию о движении экономических ресурсов и источников их образования, способствует контролю за движением активов и источников их образования.. И, следовательно, метод двойной записи выполняет информационную и контрольную функцию в управлении.

- Двойная запись дает возможность проверить экономическое содержание хозяйственных операций и правомерность их осуществления, начиная от отдельной операции и заканчивая отражением в балансе, обеспечивает выявление ошибок в счетных записях. Каждая сумма отражается по дебету и кредиту разных счетов, поэтому оборот по дебету всех счетов должен быть равен обороту по кредиту этих счетов. Нарушение равенства свидетельствует о допущении ошибок в записях, которые должны быть найдены и исправлены.

- Метод двойной записи обуславливает существование таких понятий, как корреспонденция счетов и бухгалтерская проводка.

- Взаимосвязь между дебетом одного и кредитом другого счета, возникшая в результате двойной записи на них хозяйственной операции, называется корреспонденцией счетов, счета, между которыми такая взаимосвязь возникла, называются корреспондирующими. Например, между сч. 70 «Расчет с персоналом по оплате труда» и 50 «Касса», 10 «Материалы» и 60 «Расчеты с поставщиками».

- Бухгалтерская проводка, есть ни что иное, как оформление корреспонденции счетов, когда одновременно делается запись и по дебету и по кредиту счетов на сумму хозяйственной операции подлежащей регистрации.

- Дебет счета (объект) - Кредит счета (источник) - денежное выражение (сумма).

- Правильное определение корреспонденции счетов при отражении хозяйственных операций является необходимым условием правильного учета хозяйственной деятельности. Поэтому установление корреспонденции счетов по отдельным операциям производится в следующем порядке:

- - исходя из содержания хозяйственной операции, определяются объекты учета, которые она затрагивает;

- - определяется вид счета по отношению к балансу (активный или пассивный);

- - устанавливается характер изменения на счетах (увеличение или уменьшение) в результате данной хозяйственной операции;

- - исходя из схемы записи на активных и пассивных счетах, устанавливается корреспонденция счетов.

- Двойная система бухгалтерского учета должна применяться во всех предприятиях, учреждениях и организациях.

Дата добавления: 2015-08-18