Расходы на ГСМ

Расходы на покупку бензина для служебных машин включаются в состав прочих расходов (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Причем про нормы топлива в этом подпункте ничего не говорится. В НК РФ лишь сказано, что фирма имеет право уменьшить налогооблагаемый доход на расходы, связанные с содержанием служебного транспорта.

Налоговики настаивают, что при определении обоснованности произведенных затрат на покупку топлива для служебного автомобиля надо руководствоваться Нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными Министерством транспорта Российской Федерации 29 апреля 2003 г. (Р3112194-0366-03). Здесь указано, сколько литров топлива обычно расходуют на 100 км пробега.

Однако в Письме Минфина России от 15 марта 2005 г. N 03-03-02-04/1/67 чиновники заявили, что указанные Нормы применять не обязательно. Ведь условие, которому должны соответствовать расходы на покупку топлива, прописано в п. 1 ст. 252 НК РФ. А именно затраты должны быть экономически обоснованны и подтверждены оправдательными документами. Это означает, что при расчете налога на прибыль Нормами Минтранса России руководствоваться не обязательно. То есть руководителю фирмы достаточно издать приказ, указав в нем, сколько бензина, какой марки необходимо приобрести для служебного автомобиля. Этот документ и будет свидетельствовать, что расходы экономически обоснованны.

Однако проблема в том, что в данном вопросе чиновники Минфина непоследовательны. В более позднем Письме от 4 мая 2005 г. N 03-03-01-04/1/223 они заявили, что при расчете налога на прибыль все-таки необходимо учитывать Нормы Минтранса России. И это Письмо Минфин направил в ФНС России.

Если компания не готова судиться, то лучше придерживаться нормативов Минтранса. Впрочем, всегда можно сослаться на мартовское Письмо Минфина и списывать топливо в том количестве, что установлено приказом руководителя организации. Те же, кто не захочет ссориться с налоговиками, должны будут руководствоваться Нормами по расходу топлива, утвержденными Минтрансом. Достаточно знать марку автомобиля. В этом случае списать на расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход, можно лишь то количество бензина, которое предусмотрено в разрешительном документе Р3112194-0366-03 для этой машины.

Однако в указанном документе Минтранса есть нормы не для всех марок автомобилей. Поэтому в случае отсутствия необходимой марки автомобиля следует обратиться к нормам, которые были разработаны Минтрансом совместно с Государственным научно-исследовательским институтом автомобильного транспорта для автомобилей иностранного производства. ФНС России обнародовала эти нормы в Письме от 29 марта 2006 г. N ГИ-6-17/337@.

В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены ни в одном из перечисленных выше документов, при определении норм расхода топлива налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (Письмо Минфина России от 4 мая 2005 г. N 03-03-01-04/1/223). То есть на основании этих документов фирма должна разработать собственные нормы расхода топлива, указав их в приказе директора. Кроме того, можно обратиться в Государственный научно-исследовательский институт автомобильного транспорта, который разработает нормы именно для служебных машин организации.

Далее рассмотрим, какими документами следует подтвердить расходы на горюче-смазочные материалы. Это чек контрольно-кассовой машины АЗС, где приобретался бензин, и путевой лист. Обратите внимание, что одного чека ККТ недостаточно для списания затрат в целях расчета налога на прибыль. Чек АЗС подтверждает лишь факт оплаты и служит основанием для оприходования бензина (но при условии, что в чеке указано количество приобретенного топлива). А вот факт использования бензина надо подтвердить путевым листом. Унифицированная форма этого документа утверждена Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78. Отметим, что она носит обязательный характер только для автотранспортных организаций (Письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129).

Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа. При этом в нем должны быть все реквизиты, которые являются обязательными для первичных документов. Они приведены в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Об этом Минфин России заявил в Письме от 16 марта 2006 г. N 03-03-04/2/77.

Собственную форму путевого листа следует утвердить в качестве приложения к приказу об учетной политике организации.

Добавим, что в Письмах Минфина от 3 февраля 2006 г. N 03-03-04/2/23 и от 16 марта 2006 г. N 03-03-04/2/77 чиновники указали, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных затрат, например расхода ГСМ. И если путевой лист отвечает этим требованиям, его можно составлять раз в месяц или квартал.

Теперь несколько слов о том, как заполнять путевой лист. В листе нужно указывать информацию о маршруте следования и все пункты движения служебной машины (Письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129). Иначе как подтвердить, что автомашина была использована именно в служебных целях. Такая информация является обязательной, поскольку отражает содержание хозяйственной операции. То есть формулировки в путевом листе типа "поездки по городу" или "по заданию организации" недопустимы. Документы, которые содержат подобные записи, не подтвердят расходы организации.

Дата добавления: 2015-08-17