Деловая встреча

Название отдела,

рабочей группы.......................................... Дата....................................

Тема..................................................Начало встречи............................

Организатор (инициатор) встречи.........................................................

Окончание встречи............................ Место........................................

Характер встречи....................................................................................

Пожалуйста,принесите следующие материалы......................................

Ожидаемые результаты...........................................................................

Менеджер (председатель)......................................................................

Фасилитатор..........................................................................................

Секретарь..............................................................................................

Участники встречи..................................................................................

Окончательное решение принимается...................................................

Примечания............................................................................................

Заключение............................................................................................

Все приглашаемые получают одинаково для всех заполненный бланк приглашения, что обеспечивает равную начальную информацию, а также не требует затраты времени на процедурные вопросы во время встречи.

Все, о чем говорилось ранее, относится к мероприятиям внутри орга­низации, но ведь общеизвестно, что деловые встречи проводятся не только с сотрудниками своей организации, но не менее часто и между представителями разных компаний. И вряд ли рекомендации относи­тельно роли фасилитатора окажутся для них уместными. Ведь при контактах представителей разных организаций работают как бы две команды — каждая пришла на встречу со своими целями и ожидания­ми и пытается их реализовать. И поэтому, в самом общем плане, с тео­ретической точки зрения несущественно, проходит ли встреча между двумя коммерческими организациями или в любом смешанном вари­анте, представители бизнеса встречаются с администрацией города или некоммерческая общественная организация ищет спонсорской поддер­жки у деловых кругов. Можно лишь попытаться хотя бы частично вскрыть мотивы таких встреч с представителями внешней аудитории, как у специалистов по связям с общественностью принято называть различные целевые объекты их деятельности, не входящие в состав организации, в интересах которой действует данное PR-агентство или PR-отдел самой организации. А вот мотивы встреч, конечно, будут от­личаться разительно в зависимости от того, к каким экономическим секторам относятся организации, планирующие встречу своих пред­ставителей. Именно эти встречи, на которых обсуждаются интересы разных сторон, получили название переговоров.

Наиболее частыми причинами встреч между двумя коммерческими организациями являются следующие (на основе устного опроса пред­ставителей разных сфер бизнеса):

1) обмен дополнительной информацией о необходимости начать (про­должить, прекратить) партнерские отношения;

2) заключение долгосрочного сотрудничества по поставкам комп­лектующих товаров;

3) обсуждение совместных действий по комплексному выведению на новые рынки производимой фирмами продукции;

4) обсуждение целесообразности участия в инвестиционных проек­тах региона;

5) поиски вариантов совместного спонсирования широкомасштабных проектов и акций некоммерческих организаций (например, борьбы с наркоманией).

К участию в таких встречах обе стороны тщательно готовятся, при­чем помимо изучения всех вопросов, связанных непосредственно с темой переговоров, в организации, с одной стороны, подбираются ма­териалы на возможных участников обсуждения, с другой стороны, учи­тывается их образование, занимаемые должности, особые личностные характеристики. Обычно участники с обеих сторон приходят на встречу с заранее составленным списком вопросов и вариантом ответов на воз­можные вопросы другой стороны.

Встречи между представителями организаций из разных экономичес­ких секторов проходят совсем на другие темы и в несколько другом клю­че. Если в первом случае (встреча: бизнес — бизнес) стороны в равной степени заинтересованы в общении и часто выступают «на равных», то во встрече «бизнес — некоммерческая организация» ситуация совсем иная. Некоммерческая организация жизненно заинтересована во встре­че и ее положительном для нее исходе, тогда как фирма или компания, участвующая в мероприятии и критически оценивающая предложения другой стороны, подходит с большой осторожностью к решениям, выго­да от принятия которых не всегда очевидна и прозрачна. Ведь не секрет, что в основе таких встреч для некоммерческой организации лежат все­гда одни и те же причины: фандрейзинг, поиск спонсирования долго­срочных или краткосрочных проектов, поддержка функционирования благотворительных фондов. Но и в этом случае обе стороны не менее тщательно готовятся к встрече: одна сторона — чтобы убедить, другая — чтобы на основе предварительного исследования и впечатлений от лич­ных переговоров оценить размер возможных рисков.

Можно предложить некоторые рекомендации по проведению дело­вых встреч (переговоров) между представителями разных организаций:

1) организация, на территории которой проходит встреча, должна по­заботиться о создании рабочей и вместе с тем непринужденной об­становки, по возможности с учетом внутреннего мира и психологи-

ческого склада людей, ожидаемых на встрече (например, если заве­домо известно, что среди присутствующих будут курящие, имеет смысл в самом начале довести до сведения участников, что каждые полчаса будет объявляться пятиминутный перерыв, так как в по­мещениях, где проходят заседания, в последнее время курить не принято);

2) обмен визитными карточками в начале встречи (если только это не давние знакомые) важен для того, чтобы знать имена и долж­ности участников переговоров с другой стороны и не ошибаться, обращаясь к ним;

3) первые вопросы от принимающей стороны по теме встречи долж­ны быть сформулированы кратко, но быть интересными для обеих сторон и дискуссионными; взгляды и точку зрения противной сто­роны легко узнать, если вопросы будут начинаться со слов: «поче­му», «как», «когда»;

4) в процессе изложения своей позиции противная сторона посте­пенно вступает в противоречие с вашими взглядами, становится вашим оппонентом; не отвечайте на первое возражение оппонен­та, позвольте ему продолжить говорить; выслушайте несколько возражений и не отвечайте на них в категорическом тоне (вспом­ните основные положения теории коммуникации);

5) спокойно и терпеливо выслушайте все, что заранее заготовил ваш оппонент; помните, слушание — активный и трудоемкий процесс, требующий столько же энергии, что и собственная речь;

6) всегда отделяйте сообщение о реальных фактах, цифрах и резуль­татах исследований от изложения взглядов, сомнений, общих рас­суждений;

7) если вам все же придется вступить в деловой спор, то:

♦ откажитесь от мысли, что вам поверят на слово;

♦ четко сформулируйте положения, которые вы намерены защи­щать;

8) в споре вы должны доказать:

♦ истинность своих утверждений;

♦ ошибочность взглядов собеседника;

♦ неубедительность его доводов и выявить их недостатки;

♦ непонимание им ваших мыслей.

В том случае, когда переговоры заканчиваются успешно, в резуль­тате их проведения составляется соответствующий документ, свидетельствующий об обязанностях сторон. Далее приводится текст тако­го соглашения, заключенного между общественной организацией и коммерческим изданием.

Пример

Дата добавления: 2015-07-20