Кадровый учет

Сведения о кадрах в информационной базе «1С: Бухгалтерии 8» разделены по смыслу.

Для хранения информации общего характера о работнике, не связанной с выполнением конкретных должностных обязанностей (паспортные данные и т.д.) предназначен справочник «Физические лица» (меню «Зарплата» — «Физические лица»). Для хранения информации, связанной с выполнением должностных обязанно­стей (организация, подразделение, должность, табельный номер), используется регистр сведений «Работники» (меню «Зарплата» — «Работники»). Сведения об условиях оплаты труда хранятся в регистре сведений «Плановые начисления работников организации» (меню «Зарплата» — «Плановые начисления работников организаций»). Такое раздельное хранение информации не создает неудобств пользователю, но упрощает его работу в ситуации, когда один работник числится в нескольких организациях информационной базы: общую информацию о таком работнике потребуется ввести только один раз для размещения ее в справочнике «Физические лица».

Для ввода сведений о новом работнике в информационную базу пользователю не потребуется перебирать упомянутые выше команды меню: они предназначены преимущественно для после­дующего просмотра информации.

В «1С: Бухгалтерия 8» информация о кадрах вводится с помощью документов. Первоначальный ввод информации осуществляется документом «Прием на работу» (меню «Зарплата» — «Кадровый учет» - «Прием на работу в организацию»).

Из этого документа заполняются упомянутые выше регистры и справочники «Сотрудники» и «Физические лица» (если сотрудник вносится в информационную базу впервые).

Прием на работу в организацию проводится с соблюдением ограничений, вытекающих из трудового законодательства РФ: одно и то же физическое лицо может быть оформлено работником нескольких организаций, но основное место работы у него может быть лишь в одной из них; в других же организациях работник должен быть оформлен как внешний совместитель. Работник может быть принят на работу в организацию второй раз, но уже как внутренний совместитель.

При этом внутреннее совместительство должно быть предварительно разрешено соответствующей установкой учетной политики организации, доступной через меню «Предприятие» — «Учетная политика» — «Учетная политика (по персоналу)».

Кроме того, в форме учетной политики по персо­налу указывается признак упрощенного учета налога на доходы физических лиц (НДФЛ). При установке флажка «При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержан­ный» принимается, что начисленный НДФЛ всегда равен удер­жанному, без строгого соблюдения требований законодательства. Такой подход упрощает формирование отчетности на предпри­ятиях, где заработная плата выплачивается регулярно и без за­держек (см. рис. 11.1).

Рисунок 11.1 – Заполнение «Учетной политики по персоналу»

В документе «Прием на работу» на закладке «Начисления» указываются сведения, необходимые для начисления зарплаты, в частности:

· размер – сумма, которая будет предложена как результат начисления после заполнения документа «Начисление заработной платы»;

· вид расчета – вид начисления, который содержит заданный способ отражения в учете суммы, начисленной работнику, с указанием способов налогообложения. Вид расчета выбирается из списка «Начисления организации» (меню «Зарплата» - «Начисления организаций»).

Для заполнения сведений о физическом лице из формы документа «Прием на работу» следует открыть форму элемента справочника «Физические лица», добавить новый элемент и в открывшимся окне «Личные данные физического лица» следует заполнить все поля, т.к. соответствующие сведения необходимы в последующем для правильного формирования отчетности по НДФЛ и взносам.

Сведения, необходимые для правильного исчисления НДФЛ, вводятся в отдельной форме, вызываемой кнопкой НДФЛ командной панели формы элемента справочника «Физические лица» (см. рис. 11.2).

Рисунок 11.2 – Заполнение данных физического лица

К этим сведениям относятся:

· вычеты – данные, необходимые для автоматического расчета стандартных вычетов, на которые имеет право физическое лицо согласно законодательству;

· данные с предыдущего места работы (указываются на закладке «Доходы на предыдущих местах работы») – необходимы для контроля совокупного дохода физического лица в течение отчетного периода.

В разделе «Применение вычетов» на закладке «Вычеты» указывается организация, в которой работник будет использовать вычеты.

Из документа «Прием на работу» можно распечатать соответствующий бумажный документ – «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» по форме №Т-1.

Изменение должностного оклада работника, перевод его на работу в другое подразделение или на другую должность в программе регистрируется документом «Кадровое перемещение организаций» (меню «Зарплата» - «Кадровый учет» - «Кадровое перемещение организаций») (см. рис. 11.3).

В шапке документа указывается дата создания документа. Поля со сведениями об организации и ответственном лице заполняются значениями по умолчанию для текущего пользователя. В табличной части на вкладке «Работники» указываются дата, с которой изменения вступают в силу, новая должность, новое подразделение.

На вкладке «Начисления» указывается действие «Изменить» и вводится новый должностной оклад.

Для отражения факта расторжения с работником трудовых отношений предназначен документ «Увольнение из организации» (меню «Зарплата» - «Кадровый учет» - «Увольнения из организаций») (см. рис. 11.4).

Рисунок 11.3 - Документ «Кадровое перемещение организаций»

Рисунок 11.4 - Документ «Увольнение из организации»

Прежде всего, необходимо внести в справочник «Основания увольнений из организации» причину расторжения трудового договора. Для этого открывается данный справочник (меню «Зарплата» - «Кадровый учет» - «Основания увольнений»), с помощью кнопки «Подбор» обращаемся к списку возможных оснований увольнения в соответствии с ТК РФ, двойным щелчком выбираем в нем нужную строку и переносим данные в справочник (см. рис. 11.5).

Рисунок 11.5 – Заполнение справочника «Основания увольнений из организаций»

После этого через список «Увольнения из организаций» (меню «Зарплата» - «Кадровый учет» - «Увольнения из организаций») создаем новый документ «Увольнение из организации».

В шапке документа указывается дата создания документа. Поля со сведениями об организации и ответственном лице заполняются значениями по умолчанию для текущего пользователя. В табличной части указываются дата увольнения, основание расторжения трудового договора (выбором из справочника «Основания увольнения из организаций).

Дата добавления: 2015-07-19