Особенности оформления безналичной оплаты товара с доставкой

Доставка из магазина:

Порядок действий такой же, как описано выше, но есть некоторые особенности:

По факту оплаты (после подтверждения оплаты в офисе) клиент должен прийти в магазин для оформления бланка заказа на доставку. Дата доставки товара согласовывается с клиентом и со Службой доставки. В присутствии клиента менеджер отдела формирует в программе «Офисный KIS» заказ на доставку, который в эл. виде передается в Службу доставки.

При получении расходных документов по счету бухгалтером либо зав. складом дополнительно делается ТТН для провоза товара Службой доставки.

Заведующий складом должен сверить паспортные данные экспедитора Службы доставки, приехавшего за товаром, с доверенностью от ООО «Стилар-Сервис». Экспедитору с товаром выдаются 1 экз. ТТН, 2 экз. накладной ТОРГ-12, 2 экз. счета – фактуры, сопроводительные документы (сертификаты, гарант. талоны, инструкции), копия соответствующего Заказа на доставку. По факту передачи документов в присутствии экспедитора заведующий складом (ответственный за отгрузку кладовщик) оформляет Перечень документов, переданных в Службу доставки товара.

Остатки товара со складов магазина списываются бухгалтером на основании накл. ТОРГ-12 с подписью экспедитора доставки.

Доставка с РЦ:

При подборе товара клиент предупреждается о том, что перечень товара, предназначенного для продажи с доставкой - изменению не подлежит;

По факту оплаты клиент должен прийти в магазин для оформления бланка заказа на доставку, который затем в эл. виде отправляется в службу доставки.

Заблаговременно перед днем доставки (за 2-3 дня – чтобы успеть передать все документы на РЦ с завозными машинами) бухгалтер магазина делает заявку оператору на получение документов на отгрузку по счету.

За 1-2 дня до доставки пакет всех документов: 1 экз. ТТН, 2 экз. накладной ТОРГ-12, 2 экз. счета – фактуры, сопроводительные документы (сертификаты, гарант. талоны, инструкции), копия соответствующего Заказа на доставку - должен быть передан на РЦ с экспедитором завозной машины.

На РЦ на основании Заказа на доставку формируют межскладскую накладную на отгрузку товара в магазин. МН по Астре отправляются в магазин в эл. виде.

По факту передачи документов в присутствии экспедитора заведующий складом (ответственный за отгрузку кладовщик) заполняет Перечень документов, переданных в Службу доставки товара.

К каждому отдельному Заказу на доставку составляется свой Перечень документов. Один экз. перечня документов передается экспедитору, второй экземпляр передается в бухгалтерию магазина для контроля и отчетности.

Служба доставки передает клиенту товар с сопроводительной документацией (сертификаты, гарант. талоны, инструкции).

По факту получения товара клиент ставит подписи и печати в накладных ТОРГ-12 и счет – фактурах (при отсутствии печати выдает доверенность).

1 экз. накладной ТОРГ-12 и 1 экз. счета - фактуры остается у клиента.

1 экз. накладной ТОРГ-12 и 1 экз. счета – фактуры возвращается экспедитором в Службу доставки (диспетчеру).

При продаже товара по безналичному расчету на зав. складом возлагаются следующие обязанности:

1. Контроль подготовки товара к отпуску клиенту и сроков резервирования товара. Сроки резервирования товара согласовываются с администрацией магазина;

2. Информирование администратора о приходе товара в магазин.

3. Проверка правил оформления документов.

4. Проверка у получателя товара документа, удостоверяющего личность, доверенности (печати) на право получения товара.

5. контроль соблюдения технологии отпуска товара кладовщиками склада.

При отгрузке товара кладовщик магазина в присутствии получателя проверяет комплектацию товара, его внешний вид, соответствие товара накладной. Проверку комплектации технически-сложного товара производит продавец по данной категории товара. При обнаружOнии ошибок в оформлении документов кладовщик не имеет права выдавать товар и должен поставить в известность руководство магазина.

Товар может резервироваться в случаях:

- под безналичную оплату
- при приходе товара по предоплате
- для клиента
- по распоряжению руководства магазина

Резервирование товара для покупателей осуществляется в любом магазине Спортмастер, кроме магазинов формата Гипер и Дисконт.

Для постановки товара в резерв в программе «Розничный магазин КИС» создается корзина продажи, товар из которой помещается в резерв с указанием срока и примечания. Также возможен резерв товара из накладной (см. Инструкция кладовщика розничного магазина»).

Сроки резервов:

1. 10 дней (для безнала, для постоянного клиента, для продажи по предоплате);

2. 3 дня (для владельцев серебряной и золотой клубных карт);

3. условное резервирование (на 2 часа) на кассе.

Физически зарезервированный товар откладывается на кассе магазина (при условном резерве), либо перемещается в специально отведенное место (на складе магазина), либо помечается табличкой «Извините, данный товар уже продан» (для крупногабаритного товара, тренажеров).

За хранение зарезервированного товара ответственность несут работники того склада, с которого товар был зарезервирован. Контролировать сроки резерва обязан менеджер отдела.

Снятие товара с резерва происходит аналогично: в реестре корзин находится корзина продажи (для поиска указываются даты, «специальные корзины – резерв»), после чего нажимается кнопка «Снять резерв».

На этапе резервирования товара зав. складом отвечает за:

- внешний вид, комплектацию товара;
- своевременное получение информации от менеджеров отдела магазина о продлении срока резерва, либо отказе клиента производить оплату товара.

Данный алгоритм работы выполняется при продаже крупногабаритного товара по образцу, находящемуся в Торговом Зале, в то время как остаток необходимого артикула находится на основном складе магазина.

Выдача оплаченного товара производится по следующему алгоритму:

Кассир:

- пробивает товар по складу №1; При этом автоматически создается «запрос на выдачу» с основного склада.

Кладовщик:

- на своем рабочем месте в меню «запросы на склад» программы «розничный магазин КИС» видит оплаченный покупателем товар и готовит его к выдаче.

- в присутствии покупателя проверяет его комплектность и внешний вид совместно с продавцом;

- ставит штамп “Выдано ” или “Отпущено” на чеке покупателя.

- фиксирует факт выдачи оплаченного товара покупателю в электронной базе.

Погрузка товара на транспортное средство покупателя производится бесплатно. Если транспортное средство покупателя не соответствует необходимым требованиям, то на двух экземплярах товарного чека с покупателя следует взять расписку в том, что он об этом предупрежден, и магазин не будет нести ответственность за последствия.

На этапе отпуска товара клиенту зав. складом отвечает за:

- соблюдение кладовщиками правил погрузки и закрепления груза;
- соблюдение кладовщиками правил СФОК;
- обеспечение кладовщиков средствами механизации для погрузки и крепления груза;
- соответствие комплектации отгружаемого товара.

Действия сотрудников магазина при перегруппировке товаром регламентирутся «Инструкцией о порядке выполнения межмагазинного обмена в магазинах» (от 19.06.07)

Для оптимизации продаж возникает необходимость в перегруппировке товара между магазинами (ММО возможен только в рамках одного юр. лица). Магазину отправителю товара и магазину получателю товара по электронной почте из офиса высылается сообщение о предстоящей перегруппировке с перечнем передаваемых позиций.

Порядок выполнения работ магазином отправителем:

Менеджер отдела магазина по фактическим остаткам на основании присланного перечня подготавливает реестр товаров для отгрузки (в программе «Розничный магазин КИС» – отчет по остаткам на складах магазина либо сравнение двух складов) и передает его кладовщику.

Кладовщик в реестре делает пометки, какой товар собирается из торгового зала, а какой со склада. Копия реестра передается сотрудникам торгового зала. Процесс отбора товара со склада и из торгового зала идет параллельно. Товар из торгового зала собирается только в том случае, если он отсутствует на основном складе магазина.

Товар, отобранный в торговом зале, сдается кладовщикам. Товар должен быть чистым, не иметь дефектов, с него должны быть сняты противокражные бейджи и ценники.

После проверки кладовщиком состояния товара сотрудники торгового зала упаковывают товар и передают его из торгового зала на основной склад (в программе «Розничный магазин КИС» создается накладная «снятие из зала», в ней ставятся электронные подписи сдающего и принимающего товар сотрудников, после чего товар в электронной базе будет числиться на 1 складе).

Подготовленный к отправке товар упаковывается в картонные короба (УМ). УМ маркируются контрольными листами, на которых указываются номера складов магазина отправителя и магазина получателя, информация о количестве УМ в партии.

105, 116 – номера магазинов.

УМ 1 из 5 (первая коробка из пяти коробок).

Для отправки товара зав. складом создает Акт расхода, к которому привязываются расходные накладные (РС). Количество Актов расхода должно совпадать с количеством магазинов-получателей товара.

Бухгалтер проводит исполнение расходных накладных на отправку товара, при этом товар перемещается в электронной базе с 1 на 88 склад, расходные накладные по Астре отправляются в центральный офис и магазин-получатель товара.

Кладовщик на каждый магазин готовит сопроводительные документы:

Акт приёма-передачи товара.

Составляется на каждый магазин отдельно, в двух экземплярах: первый экземпляр передается водителю-экспедитору. Второй экземпляр остаётся в магазине и передается бухгалтеру по товародвижению.

Данный акт составляет зав. складом или сотрудник его замещающий.

Товарные накладные (Торг 12).

Составляются на каждый магазин отдельно, в трех экземплярах:

- Первый экземпляр передается водителю-экспедитору.

- Второй экземпляр остается в магазине и передается бухгалтеру по товародвижению.

- Третий экземпляр вкладывается в УМ передаваемому магазину.

Особое внимание нужно обратить на соответствие документов товару и получателю!!!

Максимальное количество подготовленных накладных (один экземпляр) может быть – три. В зависимости от отправляемого товара, в соответствии его принадлежности Комитентам.

Товарные накладные формирует бухгалтер по товародвижению.

Товарно-транспортная накладная.

Формируются по общему числу всех отправляемых УМ из магазина. Составляется в двух экземплярах.

- Первый экземпляр передается водителю-экспедитору.

- Второй экземпляр остается в магазине и передается бухгалтеру по товародвижению.

Товарно-транспортные накладные формирует бухгалтер по товародвижению.

Дата добавления: 2015-07-16