Методика сбора и оформления исходных данных

Сбор необходимых для проектирования данных должен быть целенаправленным. Студент должен четко представлять сущность заданной темы, иметь развернутый план курсовой работы и план сбора данных: какие данные, в каком виде, для какого раздела потребуются, где и как их можно получить. В процессе сбора данных конкретизируется структура работы в зависимости от возможности получения запланированной информации, от выявленных в процессе сбора интересных материалов, освещающих непредусмотренную сторону проблемы и приводящих к новым эффективным мероприятиям. Это позволит развить определенный подраздел работы или ввести новый, сократив или ликвидировав плановый, не обеспечиваемый желаемым исходным материалом.

Основными источниками сведений для анализа объекта являются:

— плановые и отчетные документы;

— нормативно-справочные материалы;

— статистические данные;

— документы, используемые в системе управления предприятием;

— должностные инструкции;

— положения о подразделениях предприятия;

— структурные схемы предприятия, аппарата управления и пр.;

— планировки производственных подразделений;

— чертежи, техническая характеристика и технология производства продукции;

— результаты анкетного опроса сотрудников предприятия и интервьюирования различных категорий работников;

— результаты непосредственного наблюдения за производством.

Получить необходимые данные можно с использованием различных методов наблюдений, т. е. путем обследования изучаемых явлений. Такой подход позволяет уйти от простого механического переписывания всех нужных и ненужных документов на всякий случай. Он обеспечивает целенаправленный подбор материалов, их изучение, чтобы точно представить производственную или управленческую систему, вскрыть причины, вызывающие отклонения от нормальных условий работы, определить влияние их на технико-экономические результаты работы, выявить проблемы, разрешение которых позволит достичь цели работы и составит совокупность мероприятий в ее проектной части.

Статистическое наблюдение — это научно организованный учет фактов, определяющих динамику изучаемых явлений и сбор полученных на основе учета массовых первичных данных, часть из которых может быть получена из статистических отчетов предприятия.

Бухгалтерское наблюдение — это сбор первичной информации о хозяйственных операциях и их регистрации в документах; бухгалтерские документы содержат определенные данные, которые могут быть использованы при анализе производства и управления.

Значительная часть необходимой при анализе информации может быть получена при изучении оперативного учета, из технической и плановой документации: технологических и маршрутно-технических карт, календарных графиков, ведомостей норм и нормативов, чертежей, технических условий и паспортов изделий и т. п.

Для изучения отдельных сторон управления и организации производства, не отраженных статистическим, бухгалтерским и оперативным учетом, применяется "натурное" обследование: фотографии рабочего дня, изучение первичных документов (рабочих нарядов, лимитных карт, актов о браке, рекламации, претензии и т. п.).

Кроме количественных необходимы и качественные характеристики исследуемого объекта, причины тех или иных явлений, мотивы поведения участников процессов производства и управления, их мнения по изучаемому объекту. С этой целью применяются опросы участников. В зависимости от способа проведения могут использоваться опросы и опросы-интервью.

Анкетные опросы проводятся по регламентированной программе с помощью разработанной анкеты — определенным образом структурно-организованным набором вопросов, каждый из которых позволяет получить данные, предусмотренные программой опроса. Опросы-интервью проводятся в форме свободной беседы, во время которой задаются предварительно подработанные вопросы, а ответы на них позволяют получить необходимую информацию.

В раздаваемых анкетах обычно предполагается на каждый вопрос ответ типа: "да", "нет", "отсутствует определенное мнение". Последующая обработка массовых анкет работников различных уровней и специальностей позволяет получить из их субъективных мнений объективную картину по интересующему вопросу. Краткость ответов гарантирует участие анкетируемых.

В вопроснике для интервьюирования ставится кратко и исчерпывающе ряд вопросов, которые задаются в устной форме и записываются со слов опрашиваемых: по каждому вопросу оценка состояния и рекомендации по совершенствованию. Результаты опросов также обрабатываются, группируются в форме, удобной для дальнейшего анализа.

Для организационно-управленческих проектов особо важно системное представление объекта, поэтому широко применяются методы графического оформления результатов наблюдения в виде графов отношений и карт процессов. Собранная таким образом первичная информация переходит в новое качество — дает системное представление об объекте — новую информацию, которая позволит по-другому оценить ранее полученные данные и определить пути системного совершенствования.

Методом опроса руководителей предприятия, изучения перспективных планов выявляются цели предприятия. Из множества одна принимается в качестве обобщающей, остальные — в виде факторов ее реализации. Опросом руководителей низших рангов выявляются цели их подразделений, одновременно согласованно с целями высшего ранга: цели низших подразделений должны выступать как средства достижения цели высшего ранга. Причинно-следственные связи отображаются в виде "дерева целей" или матрицы.

Использование указанных графов уже на стадии исследования системы и сбора материалов позволит увязать и дополнительно уточнить с исполнителями (после анализа графа) необходимые зависимости и наглядно увидеть явно выступающие несогласованности, дублирования, сложные связи и т. п.

Карты процессов представляют собой таблицы, в которых с помощью принятых целевых обозначений графически описываются изучаемые управленческие и производственные процессы. Для производственных процессов применяются маршрутные и пооперационные карты обработки и сборки. Они дают наглядное представление последовательности всех производственных операций: изготовления, складирования, транспортировки, контрольных операций, перерывов, отклонений, возникающих в процессе изготовления изделия. Причем на карту может быть нанесен как существующий, так и возможные варианты предлагаемых методов работы.

Для управленческих работ составляются схемы движения документов в табличной форме (в таблице по вертикали указываются операции обработки документа, по горизонтали — подразделения и исполнители, работающие над ним, на пересечении — виды обработки условным значком, связанные линией — маршрутом движения документа). Наиболее наглядными являются документограммы и карты документооборота, на которых графически отображено использование документов для выполнения функций и использование данных одних документов для формирования других. Они создают основу для детального анализа информационных потоков и определения более рациональных потоков и распределения работ между исполнителями в соответствующих разделах проекта.

Прежде чем приступить к сбору материалов и обследованию предприятия, нужно составить программу обследования и представить методы обследований (наблюдений) по отдельным разделам, чтобы иметь достаточно полный объем данных для проектирования.

Программа обследования предприятия (или его подразделения) может включать следующие основные разделы.

1. Общая характеристика предприятия (подразделения): наименование, кому подчиняется, адрес, назначение и тип производства, тип предприятия и форма собственности, наименование групп выпускаемой продукции, количество наименований изделий в группе, удельный вес основной продукции в общем, выпуске.

2. Показатели, характеризующие размеры предприятия: объем товарной продукции, численность работающих, стоимость основных производственных фондов, оборотных средств, количество производственных подразделений, размер производственной площади и т. д.

3. Качественные показатели работы предприятия: рентабельность, производительность труда, средняя заработная плата работающего, фондовооруженность, фондоотдача, количество работников на одного работника аппарата управления и т. п.

4. Характеристика выпускаемой продукции:

- по внутренней среде: номенклатура, объем производства, с/стоимость и оптовая цена единицы продукции, сложность изделия (количество узлов и деталей, цикл изготовления, трудоемкость, класс точности);

- по внешней среде: удельный вес продукции в общем объеме, спрос на рынке, перспективы по данным маркетинговых исследований и т. д.

5. Снабжение и сбыт:

а) сведения о поставках: наименование поставок, объем поставок, наименование поставщиков, фактический и нормативный запас материалов;

б) сведения о взаимоотношениях с потребителями: наименование услуг (продукции) и их объем, доля рекламаций, размер штрафов за пониженное качество отправляемой продукции и невыполнение договорных отношений, количество предприятий-потребителей, конкуренты, перспективы со спросом, принимаемые меры для снижения влияния жизненного цикла изделий и т. п.

6. Производственная структура предприятия:

а) общие сведения: вид производства (основное, вспомогательное), наименование цехов (подразделений), численность работающих в цехе, процент потерь от брака, объем сверхурочных работ, коэффициент нагрузки оборудования и т. д.;

б) характеристика цехов предприятия (подразделений): наименование и номер, вид и объем выпускаемой продукции, количество производственных участков, характеристика оборудования, количество работающих, квалификация рабочих (средний разряд работ и средний разряд работающего), режим работы, коэффициент сменности и т. д.;

в) характеристика складского хозяйства: наименование и номер склада, количество наименований хранимой продукции (материалов), объем складируемой продукции (материалов), количество работающих, среднее число поступлений или выдач со склада в сутки;

г) характеристика вспомогательных и обслуживающих служб.

Кроме того, представляются графические материалы:

- схема расположения предприятий;

- схема расположения цехов и служб на территории предприятия;

- схема производственной структуры предприятия;

- схема заводоуправления;

- схема организационных структур цехов.

Естественно, в зависимости от заданной темы программа обследования объекта и сбора материалов для проектирования значительно отличается, но она должна обеспечивать достаточную полноту анализа в работе. Поэтому до начала исследования предприятия студент должен представлять содержание аналитического раздела и исходную информацию, необходимую для его выполнения.

Дата добавления: 2015-11-14