Первичные документы, применяемые в учете внешнеэкономической деятельности

Документы, подтверждающие исполнение внешнеторговой сделки, то есть поставку продавцом товара, его транспортировку, хранение на складах, страхование, прохождение через таможню, принято называть внешнеторговыми.

В зависимости от выполняемых функций внешнеторговые докумен-

ты можно разделить на следующие группы:

1) по обеспечению производства экспортного товара.

2) по подготовке товара к отгрузке.

3) коммерческие документы.

4) документы по платежно-банковским операциям.

5) страховые документы.

6) транспортные документы.

7) транспортно-экспедиторские документы.

8) таможенные документы.

Документы, которые следуют с грузом от пункта отправления до пункта назначения, называют товаросопроводительными. К ним относятся обычно документы, входящие в группу коммерческих, транспортных и таможенных. Документы, составляемые в связи с отгрузкой товара (обычно они перечислены в контракте), называют отгрузочными.

Документы оформляются на специальных бланках и содержат определенные реквизиты. Общими для всех документов реквизитами являются: наименование фирмы-экспортера (или грузоотправителя) и фирмы-импортера (или грузополучателя), их адреса, номера телефонов, факсов или телексов; название документа, дата и место его выписки; номер контракта или заказа и дата его подписания; номера наряда, отгрузочной спецификации; наименование и описание товара, его количество.

Документация по обеспечению производства экспортного товара. Поручение на покупку - документ, выдаваемый на предприятии для покупки изделий или материалов, необходимых для производства товаров, которые заказаны покупателем или будут предложены для продажи.

Инструкция по изготовлению - документ, выдаваемый на предприятии для изготовления товаров, которые заказаны или будут предложены для продажи. Наряд на вывоз со склада выдается на предприятии и содержит указание отпустить со склада товары, заказанные клиентом.

Таблица фактурирования - документ, выдаваемый на предприятии, содержащий сведения о проданных товарах и используемый в качестве основы для составления коммерческого счета.

Инструкция по упаковке - документ, выдаваемый на предприятии и содержащий инструкции относительно того, как следует упаковывать товары. Наряд на внутреннюю транспортировку содержит инструкции в отношении транспортировки товара на предприятии.

Документация по подготовке товара к отгрузке. Заявка на фрахтование - документ, в котором поставщик просит перевозчика зарезервировать место для определенной отправки и указывает желательное средство транспорта, время отправки и так далее.

Инструкция по отправке содержит подробные сведения о грузе и требованиях экспортера в связи с его перевозкой.

Поручение на отгрузку (воздушные перевозки)- выписываемый гру-

зоотправителем документ, в котором он указывает подробные данные о партии товара, позволяющий авиалинии или ее агенту подготовить авиаотгрузочную накладную.

Ордер на перевозку (местные перевозки) - документ, содержащий инструкции в отношении местной перевозки товаров, например, со склада предприятия на склад перевозчика, осуществляющего дальнейшую перевозку.

Извещение о готовности к отправке выдается поставщиком и уведомляет покупателя о том, что заказанные товары готовы к отправке.

Ордер на отправку - документ, выдаваемый поставщиком, отправляющим товары покупателю (грузополучателю).

Извещение об отправке - документ, посредством которого продавец или грузоотправитель информирует грузополучателя об отправке товаров.

Извещение о распределении документов - документ, в котором сторона, ответственная за выписку комплекта внешнеторговых документов, указывает различных получателей оригиналов и копий этих документов. а также число экземпляров, отправляемых каждому из них.

Разрешение на поставку - выдаваемый покупателем документ, разрешающий отправку товаров после получения от продавца извещения о готовности товара к отгрузке.

Коммерческие документы дают стоимостную, качественную и количественную характеристики товара. Эти документы оформляет на своем бланке продавец, а покупатель против них производит оплату. Стоимостная характеристика товара дается в счете и в проформе-счете. Коммерческий счет – это основной расчетный документ, содержащий требование продавца к покупателю об уплате указанной в нем суммы причитающегося платежа за поставленный товар. В счете указывается цена за единицу товара и общая сумма счета или причитающегося платежа; базисные условия поставки товара; способ платежа и форма расчета; наименование банка, где должен быть произведен платеж; сведения об оплате стоимости перевозки (когда оплачивается и кем); сведения о страховании и размер страховой премии.

Счет необходим для представления банку для получения с покупателя причитающегося платежа; страховому обществу для исчисления страховой премии при страховании груза; валютным органам страны импортера при наличии валютных ограничений для получения импортером иностранной валюты; таможенным органам для исчисления таможенных пошлин; торговой палате или другой организации для выдачи сертификата о происхождении товара; правительственным органам для получения экспортно-импортных лицензий; транспортно-экспедиторской фирме, принимающей груз к перевозке, или железной дороге для оформления железнодорожной накладной (поскольку железная дорога несет ответственность за

сохранность перевозимых грузов); статистическим органам для ведения

внешнеторговой статистики.

По выполняемым функциям счета можно подразделить на следующие виды: счет-фактура, счет-спецификация, предварительный счет.

Счет-фактура выписывается обычно после окончательной приемки товара покупателем и может быть использована в качестве накладной. По требованию таможенных органов во многих странах счет-фактура выписывается на специальных бланках, и такие счета одновременно служат и сертификатом о происхождении товара или сочетаются с ним.

Счет-спецификация объединяет реквизиты счета и спецификации. В нем обычно указывается цена за единицу товара по видам и сортам, а также общая стоимость всей партии товара. выписывается в тех случаях, когда партия содержит разные по ассортименту товары. Иногда его называют специфицированным счетом.

Предварительный счет выписывается в тех случаях, когда приемка товара производится в стране назначения или при частичных поставках. Он содержит сведения о количестве и стоимости партии товаров и подлежит оплате. После приемки товара или поставки всей партии продавец выписывает счет-фактуру, по которому производится окончательный расчет.

К числу документов, дающих количественную характеристику товара или партии, относятся спецификация, техническая документация, упаковочный лист.

Спецификация содержит перечень всех видов и сортов товаров, входящих в данную партию, с указанием для каждого места, количества и рода товара. Спецификация обычно дополняет счет на поставленные товары разных сортов и наименований.

Техническая документация требуется при поставках оборудования и технических потребительских товаров длительного пользования и необходима для обеспечения их своевременной наладки и правильной эксплуатации. К технической документации относятся: паспорт, формуляры и описания изделий, инструкции по монтажу и эксплуатации, различные схемы, чертежи, ведомости запасных частей, инструмента, приспособлений и прочее. Перечень необходимой технической документации содержится обычно в стандартных или технических условиях, являющихся неотъемлемой частью контракта. Техническая документация изготовляется на языке страны покупателя или языке по указанию покупателя. На товары серийного производства техническая документация должна изготовляться обязательно типографским способом.

Упаковочный лист содержит перечень всех видов и сортов товара, находящихся в каждом товарном месте (ящике, коробке, контейнере). Упаковочный лист необходим обычно в тех случаях, когда в одной упаковке содержаться разные по ассортименту товары. Упаковочный лист помещается в упаковке так, чтобы покупатель мог его легко обнаружить, либо кладется в специально приспособленный карман с внешней стороны упаковки. Упаковочный лист содержит следующие данные: количество каждого сорта (число штук в упаковке); номер упаковки (места).

К числу важнейших документов, свидетельствующих о качестве поставленных товаров, можно отнести: сертификат о качестве, гарантийное обязательство, протокол испытаний, разрешение на отгрузку.

Сертификат о качестве - свидетельство, удостоверяющее качество фактически поставленного товар и его соответствие условиям контракта. В нем дается характеристика товара либо подтверждается соответствие качества товара определенным стандартам или техническим условиям заказа. Сертификат о качестве выдается соответствующими компетентными организациями, государственными органами, торговыми палатами, специальными лабораториями, как в стране экспорта, так и импорта.

Гарантийное обязательство, или гарантийное письмо, - документ, подтверждающий, что поставленный товар (чаще всего оборудование) соответствует условиям определенного контракта. Оно может содержать также гарантию поставщика в отношении бесперебойной работы оборудования при соблюдении покупателем правил эксплуатации.

Протокол испытаний составляется после проведения продавцом совместно с представителем покупателя полных испытаний в заранее установленный день и час на предприятии продавца. Протокол испытаний, который иногда называют сертификатом, содержит подробное изложение результатов испытаний с указанием, соответствует ли изготовленный товар условиям заказа. Протокол испытаний высылается заказчику немедленно после их проведения. Обычно на основе протокола испытаний стороны подписывают приемосдаточный акт.

Разрешение на отгрузку выдается представителем покупателя после проведения приемочных испытаний оборудования на предприятии поставщика с целью установить соответствие товара условиям заказа. Разрешение на отгрузку содержит сведения о дате поставки по контракту, дате готовности и дате проведенных испытаний, указание о том, что данный товар может быть отправлен в определенную страну в соответствии с инструкциями представителя покупателя.

Документы по платежно-банковским операциям. Инструкция по банковскому переводу - документ, в котором клиент поручает своему банку произвести выплату определенной суммы в указанной валюте названной стороне, находящейся в другой стране, либо оговоренным способом, либо способом, оставленным на усмотрение банка.

Заявка на банковскую тратту - заявка, в которой клиент просит свой банк выдать банковскую тратту и в которой указывается сумма и валюта тратты, лицо, получающее платеж, место и страна платежа.

Извещение об инкассовом платеже - документ, посредством которого банк сообщает о произведенном платеже по инкассо. В нем приводятся подробные данные и методы реализации средств.

Извещение о платеже по товарному аккредитиву - документ, посредством которого банк сообщает о платеже по товарному аккредитиву.

Заявка на банковскую гарантию - документ, посредством которого клиент просит банк выдать гарантию в пользу названной стороны, которая находится в другой стране, с указанием суммы и валюты платежа, а также конкретных условий гарантии.

Банковская гарантия - документ, согласно которому банк обязуется выплатить оговоренную сумму денег названной стороне на условиях, указанных в нем.

Гарантийное письмо по товарному аккредитиву - документ, в котором бенефициар товарного аккредитива берет на себя ответственность за неисполнение условий аккредитива и обязуется компенсировать полученные по аккредитиву деньги вместе с процентами и начислениями.

Инкассовое поручение - документ, посредством которого банку даются инструкции и поручения обработать финансовые и (или) коммерческие документы с целью получения акцепта и (или) платежа, или предъявлять документы на других условиях, которые могут быть в нем указаны.

Форма представления документов - документ, посредством которого тратта или аналогичный финансовый документ и (или) коммерческие документы представляются банку для акцепта, учета, обработки, оплаты или платежа по инкассо независимо от того, представляются они по товарному аккредитиву или без него.

Заявка на товарный аккредитив - документ, посредством которого банку поручается открыть товарный аккредитив на условиях, указанных в этом документе.

Товарный аккредитив - документ, в котором банк подтверждает, что он открыл товарный аккредитив, по которому бенефициар должен получить платеж, подтверждение или учет тратт в соответствии с определенными условиями и против представления обусловленных документов, а также тратт, если это оговорено в документе. Аккредитив может быть подтвержденным или не подтвержденным другим банком.

Извещение об открытии товарного аккредитива - документ, выдаваемый извещающим банком о передаче товарного аккредитива бенефициару или другому извещающему банку.

Извещение о переводе товарного аккредитива - документ, посредством которого банк сообщает о том, что товарный аккредитив переводится или был переведен в пользу второго бенефициара.

Банковская тратта - тратта, выставляемая в пользу третьей стороны, либо одним банком на другой, либо отделением банка на центральное отделение или на другое отделение того же банка.

Переводной вексель - документ, выданный или подписанный в соответствии с применяемым законодательством, содержащий безусловное требование, адресованное одним лицом другому лицу об уплате против предъявления самого документа по требованию, или на точно установленную дату, или на другую дату, указываемую самим документом, определенной суммы денег, названному в документе лицу, или его приказу, или предъявителю.

Простой вексель - документ, выданный и подписанный в соответствии с применяемым законодательством, в котором содержится безусловное обязательство векселедателя уплатить определенную денежную сумму получателю или его приказу по требованию или на точно установленную дату против предъявления самого документа.

Долговое обязательство - документ, выписываемый покупателем в соответствии с применяемым законодательством. в котором содержится его одностороннее обязательство выплатить по предъявлении самого документа на дату, определяемую из данного документа, указанную сумму денег приказу конкретного лица или предъявителя.

Страховые документы. Отражают взаимоотношения между страховщиком и страхователем. Роль страховщика заключается в возмещении убытков, понесенных страхователем от несчастного случая, против уплаты страховой премии. К страховым документам относятся:

1. Страховой полис - выдаваемый страховщиком документ, подтверждающий договор страхования и содержащий условия заключенного договора, в котором страховщик обязуется за конкретную плату возместить страхователю убытки, связанные с рисками и несчастными случаями, указанными в договоре.

Страховой полис выдается страховым обществом страхователю после уплаты им страховой премии. Страховые полисы бывают различных видов и носят разное наименование в зависимости от порядка оформления страхования и характера риска. По рейсовому полису объект страхования страхуется на определенный период времени. Генеральный полис представляет собой договор длительного характера между страховщиком и страхователем или его экспедитором в порту отгрузки товаров. По смешанному полису объект страхуется как на определенный рейс, так и на определенный срок.

2. Страховой сертификат - документ, выдаваемый страховым обществом страхователю, удостоверяющий, что страхование было произведено и что был выдан полис. Такой сертификат на конкретный груз используется в основном в том случае, если товары застрахованы в соответствии с условиями генерального или невалютированного полиса; по требованию страхователя он может обмениваться на страховой полис, поскольку во многих странах законодательство признает в качестве документа страхования только страховой полис.

3. Страховое объявление (бордеро) - документ, используемый в случае, если страхователь сообщает своему страховщику подробные сведения об отдельных отправках, на которые распространяется договор страхования - невалютированные или генеральный полис, заключенный между сторонами.

4. Счет страховщика - документ, выдаваемый страховщиком с указанием суммы произведенного страхования и с требованием уплаты этой суммы.

Транспортные и транспортно-экспедиторские документы. Выписываются грузоперевозчиком в удостоверение того, что товар принят им к перевозке. При морских перевозках это коносамент, морская накладная штурманская расписка, доковая расписка. При железнодорожных перевозках - железнодорожная накладная, дорожная ведомость. При авиаперевозках - авиагрузовая накладная. При автодорожных перевозках - накладная автодорожной перевозки. При внутренних перевозках - универсальный транспортный документ, документ смешанной перевозки, документ комбинированной перевозки.

Документы, обеспечивающие перевозку: расписка в получении груза, гарантийное письмо, экспедиторское свидетельство о транспортировке, подтверждение на фрахтование тоннажа, заявление-требование об отправке, фрахтовый счет, извещение о прибытии груза, извещение о возникновении препятствий к поставке груза, извещение о возникновении препятствий к перевозке груза, извещение о поставке, грузовой манифест, фрахтовый манифест, контейнерный манифест.

Транспортно-экспедиторские документы оформляют выполнение экспортером различного рода операций по экспедированию, обработке грузов, складированию, организации перевозки, включая перегрузку товара, хранение и перетарку в пути, предоставление местных транспортных средств, проверку состояния упаковки и маркировки, оформление необходимых документов (транспортных, таможенных, страховых, складских) и многих других.

Поручение экспедитору на выполнение определенных операций оформляется специальным документом, который называется по-разному: отгрузочное поручение, транспортное поручение или транспортная инструкция.

Отгрузочное поручение - документ, который в зависимости от условий поставки выписывается грузоотправителем либо грузополучателем обычно на бланке транспортно-экспедиторской фирмы и содержит перечень операций, поручаемых экспедитору, и подробные инструкции по их выполнению. В отгрузочном поручении содержаться следующие сведения: наименование и адрес отправителя с указанием, является ли он производителем или нет; дата заказа с указанием, как этот заказ был оформлен, а также точная дата поставки; вид упаковки или указание, как упаковывать; порядок оформления коносамента, железнодорожной накладной или авианакладной; необходимость страхования товара и при наличии таковой размер страховой суммы; в случаях, когда грузополучатель открывает аккредитив в пользу грузоотправителя, экспедитору передается копия аккредитива с указанием всех данных, необходимых для правильного выполнения отгрузки; условия поставки с указанием, какие расходы по доставке товара несет продавец и какие покупатель. К отгрузочному поручению обычно прилагаются копии товарных счетов, импортной лицензии или валютного разрешения.

Таможенные документы. Таможенные документы необходимы для оформления перехода товаров через таможенную границу. К этим документам относятся: таможенная декларация, экспортные, импортные и валютные лицензии, свидетельство о происхождения товара, консульская фактура, транзитные документы, ветеринарные, санитарные и гарантийные свидетельства и другие.

Таможенная декларация – способ декларирования товаров, перемещаемых через таможенную границу. Таможенная декларация содержит следующие основные данные: номер грузового документа, по которому товар принят на таможню; тарифное наименование товара или ссылка на соответствующую статью таможенного тарифа; цена и стоимость партии товара. В таможенной декларации дается также перечень обычно прилагаемых к ней документов (счет, отгрузочная спецификация, сертификат о качестве и другие).

Дата добавления: 2015-11-16