Работа снизу вверх

Равнение на продуктивный образ жизни, вполне разумно было бы начать с прояснения состояния дел способом "сверху вниз". Решите, какая вообще цель вашего существования на нашей Земле. Постарайтесь понять, какая жизнь, работа, стиль жизни соответствовали бы лучшего всего достижению этих целей. Какая работа и какие взаимоотношения могли бы способствовать этому? Каких ключевых вещей вам надо добиться прямо сейчас, и что вы могли бы физически сделать как можно быстрее для того, чтобы дать делу первый толчок?

Фактически вы можете достигать своих приоритетов любого уровня в любой момент. У меня всегда есть нечто, что я могу сделать, чтобы расширить свою осведомлённость и кругозор по каждому из уровней. Я никогда не испытываю недостатка в образах, которые необходимо конкретизировать, в целях, которые мне надо переоценить, в проектах, которые надо развить или создать, и в действиях, относительно которых надо принять решения. Хитрость заключается в том, чтобы научиться уделять внимание именно тому, что вам нужнее всего в данный момент, и поддерживать тем самым всю систему управления в сбалансированном состоянии.

У вас всегда есть прекрасная возможность прояснить свои приоритеты любого уровня. Уделяйте внимание тому уровню, который требует этого.

Так как, в конечном итоге, всё направляется приоритетами более высокого уровня, очевидно, что формулировать приоритеты наиболее эффективно "сверху вниз". Например, если вы потратите время на то, чтобы расставить приоритеты по определённой работе, потом может обнаружиться, что эту работу вообще не стоит делать, а ваше время и энергия уже "выброшены" впустую, хотя могли бы быть потрачены на планирование действительно полезных проектов. Проблема заключается в том, что без чувства контроля на исполнительных уровнях (текущие проекты и действия) и без внутренней веры в свою способность осуществлять управление на этих уровнях должным образом, все попытки самоорганизации "сверху вниз" приводят к чувству неудовлетворённости.

Вместо этого я рекомендую двигаться снизу вверх — с практической точки зрения это лучше. Я обучал людей с использованием обоих направлений и могу честно сказать, что способ, при котором сначала налаживался контроль над мелкими деталями, а потом уже над более общими понятиями, никогда не подводил.

Главной причиной использования подхода "снизу вверх" является возможность сначала снять психологический груз текущих забот, чтобы потом позволить вашему творческому вниманию сконцентрироваться на более значимых и тонких задачах, которые вы захотите решить. Кроме того, этот метод обладает высокой степенью гибкости и свободы, и включает в себя мыслительную и организаторскую практику, которая эффективна безотносительно объекта вашей концентрации. Неважно, над чем вы работаете в данный момент, изучить этот метод всё равно стоит. Измените способ своего мышления — это поможет привести всё в порядок с максимальной скоростью. А осознание того, что это возможно, поможет вам играть по-крупному. Это делает вас сильнее.

Несмотря на то, что на уровне "50'000 футов и выше" расстановка приоритетов очевидно наиболее важна, опыт показывает, что когда мы понимаем и учитываем все уровни работы, в которую мы вовлечены, и особенно уровень моря и "уровень 10'000 футов", мы получаем большую свободу и ресурсы, необходимые для более масштабной работы, к которой мы все стремимся. Несмотря на то, что подход к управлению снизу вверх не является ключевой методикой, с практической точки зрения он является критичным фактором достижения продуктивности, сбалансированности и жизненного комфорта.

Попытки управления методом "сверху вниз", когда нижний уровень не подконтролен — это, пожалуй, наименее эффективный способ управления.

Уровень моря. Во-первых, проверьте, закончены ли ваши списки следующих конкретных действий, что само по себе уже является задачей непростой. Те, кто сосредотачивается на этой задаче, могут обнаружить, что они многое забыли, перепутали или не анализировали.

Если не считать ваш ежедневник, то у вас должно быть не менее пятидесяти следующих конкретных действий, а также дел, выполнения которых вы ожидаете, включая "повестки дня" для других людей и собраний. Если же это не так, то я сильно сомневаюсь, что вы действительно собрали всё. Если же вы аккуратно следовали советам и рекомендациям второй части книги, то скорее всего, вам удалось охватить всё. Если это не так, но вы хотите это сделать, тогда выделите время и реализуйте на практике указания, рассмотренные с четвертой по шестую главу.

Если вы завершили работу над этим уровнем системы управления, то вы автоматически приобрели более устойчивую способность определять приоритеты на любой момент времени, которую почти невозможно получить никаким иным путём.

Уровень 10'000 футов. Завершите ваш список проектов. Содержит ли он полный перечень ваших обязательств, которые требуют более одного действия, чтобы довести их до конца? Это позволит определить "еженедельные" границы ваших действий, и даст вам возможность расслабиться, чтобы обдумать более длительные промежутки времени.

Если вы составите полный список того, что вы хотели бы добиться в вашей жизни и работе на этом уровне, то вы обнаружите, что и не представляли, что имеется так много действий, которые вам надо сделать. Создание такого списка даст вам твёрдый фундамент, на основе которого можно будет принимать решения по поводу того, чем заняться в освободившееся время. В любом случае, когда люди завершают обновление своего списка проектов, они обнаруживают, что для продвижения некоторых проектов имеются вещи, которые можно легко сделать прямо сейчас.

Очень немногие располагают этими ясными и понятными им самим данными, представленными в удобной форме. Эта информация должна быть под рукой до того, как начнётся составление плана на день.

Инвентаризация всей вашей текущей работы на всех уровнях поможет вам лучше сконцентрироваться и выработать чувство приоритетов.

И опять же, если вы строго следуете методологии GTD, ваши "Проекты" окажутся именно там, где им следует находиться. Большинству моих клиентов требуется от десяти до пятнадцати часов для того, чтобы осуществить сбор, обработку и организацию так, чтобы созданной системе можно было доверять.

Уровень 20'000 футов. Это уровень "ответственностей вашей текущей позиции". Какие обязанности на вас возложены? В профессиональном отношении, ответственность будет относиться к вашей должности. В личном плане, подразумевается ответственность ролей, которые вы выполняете в своей семье, в обществе и, конечно, по отношению к себе, как к личности.

Возможно, какие-то из этих ролей вы уже идентифицировали и выписали. Если же вы недавно заняли новую позицию и заключили соглашение или контракт, оговаривающий ваши обязанности, то неплохо бы начать как раз с уровня 20'000 футов. Если когда-то вы уже занимались установкой личных целей и ценностей, то вы можете добавить наработанный тогда материал в общий список.

Далее я рекомендую вам завести список вроде "Области концентрации". Возможно, вам захочется разделить его на подсписки "профессиональное" и "личное", в этом случае придётся постоянно просматривать их оба. Это один из самых полезных контрольных списков, которые вы можете составить в рамках самоорганизации. Он не потребует еженедельного пересмотра и поправок, которые требуются списку проектов, наиболее вероятно, что он будет актуален на длительном промежутке времени. В зависимости от скорости изменений в некоторых наиболее важных областях вашей работы и жизни, его можно будет использовать как некий напоминатель о новых потенциальных проектах, скажем, раз в один, два или три месяца.

Если вы до конца не уверены, в чём заключается ваша работа, она всегда будет казаться вам невыполнимой.

Скорее всего, у вас есть от трёх до семи сфер ответственности на работе и столько же в личной жизни. Ваша работа может включать такие сферы, как работа с персоналом, разработка систем, долгосрочное планирование, административная поддержка, маркетинг, составление расписаний, ответственность за оборудование, выполнение, качество контроля, управление активами и так далее. Если же у вас собственный бизнес, то ваше внимание будет приковано к гораздо большему числу областей, чем если бы вы были просто специализированным сотрудником большой компании. Остаток свободного времени может ограничиваться такими сферами как воспитание детей, супружество, религия, здоровье, работа по дому, финансы, саморазвитие, творческое самовыражение и так далее.

Практическая цель списка "Области концентрации" — предоставить вам уверенность в том, что вы определили все ваши проекты и следующие конкретные действия по каждому из них и теперь можете должным образом управляться со своими обязанностями. Если бы вы создали их список и объективно оценили их с точки зрения того, что вы делаете, и что должны бы делать, то вы наверняка обнаружили бы проекты, которые надо добавить в свой список "Проекты". В ходе обзора вы можете решить, что некоторые сферы не нуждаются в каких бы то ни было изменениях. И напротив, вы можете заметить, что в одной из сфер вас что-то не удовлетворяет, и что надо бы создать новый проект в поддержку этой сферы. "Области концентрации" — это на самом деле просто более абстрактная и утончённая версия списка "Напоминаний", о котором мы говорили ранее.

Каждый клиент, которого мне приходилось обучать за последние двадцать лет, обнаруживал на этом уровне как минимум одну существенную недоработку. Например, типичная обязанность, за которую отвечает менеджер — это "работа с персоналом". В отношении её, большинство из них осознают, что в этой сфере им надо добавить один или пару проектов типа "Усовершенствовать контроль за процессом выполнения".

Расстановка приоритетов должна учитывать интересы всех этих уровней текущих соглашений между вами и остальными. Если вы введёте в игру этот контрольный список "описание вашей работы" и будете его поддерживать в актуальном состоянии, то вы, вероятно, будете обладать бóльшими спокойствием и контролем, чем большинство людей нашей культуры. Конечно, пройдёт немало времени, прежде чем вы "налету" сможете с уверенностью принимать необходимые решения о том, что надо делать.

От 30'000 до 50'000 футов и выше. Тогда как три нижних уровня оперируют текущим состоянием дел — вашими действиями, проектами и областями ответственности — для четвёртого уровня и всех следующих выше первичны факторы вашего будущего, ваши намерения и направления. На этих уровнях тоже придётся делать некоторую инвентаризацию, но она будет носить более обобщённый характер. Нечто вроде "куда именно я решил двигаться, и верные ли я предпринимаю действия для движений в этом направлении?". Это может варьироваться от годовых целей вашей работы (30'000 футов) и трёх-годичного видения вашей карьеры и личного имущества (40'000 футов) и до постижения вашей жизненной цели и её максимизации (50'000 футов и выше).

Я смешиваю три верхних уровня, потому что часто ситуации сложно отнести к одной или другой категории. Эта книга в большей степени является руководством по выполнению задач, нежели по целеполаганию, поэтому в этой области я не буду устанавливать каких бы то ни было чётких правил. По своей природе это исследование может охватывать довольно обширные области, такие как бизнес-стратегии, организационное развитие, планирование карьеры, жизненные цели и ценности.

Для наших целей достаточно сконцентрироваться на реальной мотивации, которая определяет вашу работу прямо сейчас. Стоит ли изменить ваши стремления и цели — всё это должно основываться на глубоком обдумывании, анализе и интуиции — и всё это тема отдельной беседы. Наверняка существуют несколько вещей, которые вы можете идентифицировать прямо сейчас и которые помогут вам в детальном анализе вашей работы и её важных частей.

Если бы вас попросили обрисовать чем вы будете заниматься через 12—18 месяцев, или описать характер вашей работы на тот момент, о чём вы подумаете? На этом более тонком уровне могут оказаться дела, ход которым необходимо дать лично вам, или/и люди или системы, которые должны пройти развитие для того, чтобы дать этим делам ход. И так как работа сама по себе представляет собой движущуюся цель среди зыбучих песков, может понадобится определить некоторые проекты для того, чтобы обеспечить жизнеспособность результатов в этой области.

Если вы не знаете, куда вы движетесь, вы никогда не узнаете и когда надо остановиться.

В личном плане это может быть размышление: "Моя карьера заморозится, если я не буду более твердо отстаивать мои интересы перед начальством". Или "Чем ещё новым собираются заняться мои дети в следующем году, и что особенного для этого должен сделать я сам?". Или "Какие приготовления я должен сделать, чтобы решить эту проблему со здоровьем, которую я недавно обнаружил?".

Вы должны с высоты оценить: как движется ваша карьера? Как дела в личной жизни? Что предпринимает ваша компания относительно изменений в окружающей обстановке, и как это повлияет на вас? Это вопросы одно-пятилетних перспектив, ответы на которые выявляют различные важные вещи.

Не так давно я обучал сотрудника одного крупного банка, который через несколько месяцев применения этой методологии взял под контроль все ежедневные дела и решил, что пришло время инвестировать в открытие своей собственной фирмы в области высоких технологий. Поначалу мысль эта была для него пугающей, но применение подхода "снизу вверх" заставила её выглядеть гораздо более доступной.

Если вы участвуете в чём-то длительностью больше года (замужество, дети, карьера, бизнес, искусство), то неплохо было бы обдумать, что надо сделать, чтобы управлять делами на всей продолжительности временного отрезка.

Вот вопросы, которые вы должны задать себе:

Каковы далекоидущие цели моей компании, и какие проекты я должен реализовать, чтобы выполнить мои обязанности?

Какие далекоидущие цели я поставил перед собой, и что мне надо сделать, чтобы добиться их достижения?

Какие ещё существенные события, происходящие сейчас, могут повлиять на мой выбор по отношению к тому, что я делаю?

Вот примеры некоторых пунктов, которые всплывают на этом уровне обсуждения:

Природа вашей работы склонна к изменениям, так как приоритеты компании меняются. Вместо того, чтобы управлять доморощенным производством, лучше заключить субдоговор на выполнение работ с внешними фирмами.

Направление, в котором, как вы чувствуете, должна развиваться ваша карьера. Вы видите себя на другой должности не далее чем через год, и вы должны приложить усилия, чтобы подняться до этой позиции.

Направление развития организации — глобализация и экспансия. На горизонте замаячила перспектива крупных международных командировок, и, принимая во внимание ваши предпочтения насчёт стиля жизни, вы должны решить, как видоизменить ваши карьерные планы в соответствии с этой перспективой.

Предпочтения в стиле жизни и необходимые изменения. Так как ваши дети подрастают и требуют всё меньше внимания, растут и ваши интересы относительно инвестирования и планов ухода на отдых.

На самом верхнем, самом важном уровне анализа вы должны задаться самыми основными вопросами. Зачем существует ваша компания? Зачем существуете вы? Что направляет ваши решения? Это и составляет "общую картину", помочь разобраться с которой призваны сотни книг, гуру и моделей управления.

"Зачем?": это сложный вопрос, которым озадачены все. Вы можете аккуратно организовать и структурировать все остальные уровни вашей жизни, и, тем не менее, если вы хотя бы немного пренебрежительно относитесь к более глубинным целям и тому, что вы на самом деле хотите или призваны сделать, вы будете чувствовать себя неуютно.

Дата добавления: 2015-07-11