Оформление отметок на документах (2 часа)

Вопросы для обсуждения:

1. Требования к оформлению юридически значимых реквизитов служебных документов.

2. Оформление делопроизводственных отметок на документах.

Задания для самостоятельной работы студентов:

1. Изучить требования ГОСТ Р 6.30–2003 к расположению и оформлению реквизитов, придающих юридическую силу документам: дата, регистрационный номер, подпись, виза согласования, гриф согласования, гриф утверждения, резолюция, отметка о заверении копии.

2. Выяснить порядок оформления отметок, проставляемых в процессе создания документа: ссылка на регистрационный номер и дату документа; отметка об исполнителе; адресат.

3. Определить состав и изучить требования к оформлению реквизитов, проставляемых в результате обработки и исполнения документа: отметка о поступлении в организацию, отметка о контроле, отметка об исполнении и отправлении в дело.

4. Рассмотреть порядок оформления отметок, идентифицирующих документ в электронной форме: код формы документа, идентификатор электронной формы документа.

5. Обсудить проблему регламентации реквизитов организационно-распорядительной документации.

6. Подготовить творческую работу, посвященную эволюции одного из реквизитов данной категории.

7. Провести анализ оформления отметок в документах организации.

Методические рекомендации по подготовке к занятию

Следует отметить, что все реквизиты организационно-распорядительной и информационно-справочной документации отражают этапы работы с ними. Часть реквизитов наносится на документ непосредственно в процессе создания, другие содержат информацию о комплектовании информационно-документационного фонда организации. Особое значение имеют отметки, придающие юридическую силу документу. Все реквизиты рассмотреть по схеме: функциональное назначение, расположение, правила и варианты оформления. При этом необходимо изучить рекомендации, закрепленные в ГОСТ Р 6.30–2003, Типовой инструкции по делопроизводству. После рассмотрения реквизитов, определенных в нормативных актах, необходимо дать обзор других отметок, используемых в практике, но непредусмотренных ГОСТ Р 6.30–2003: отметка об ограничении доступа к документу, отметка о государственной регистрации (например, в органах инспекции по труду), виза ознакомления, заверительная подпись и др.

В итоге важно отметить отсутствие законодательного документа, закрепляющего основной состав реквизитов любого документа. Состав элементов официального документа зависит, безусловно, от вида документа, но без некоторых реквизитов не обходится создание любого из них. В практике применяется более пятидесяти реквизитов, а регламентируются нормативными актами только наиболее важные из них.

Тематика докладов по теме:

1. История развития отметки, проставляемой на служебном документе (по выбору).

2. Оформление резолюции на документе.

3. Виды печатей. Оттиск печати на документах.

4. Придание юридической силы копии документа.

5. Порядок внутреннего визирования и внешнего согласования документа.

Список источников и литературы

Источники

1. Основные источники

1.1 Федеральный закон Российской Федерации от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронно-цифровой подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2002. – №43. – Ст. 4169.

1.2 ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России, 2003.

1.3 ГОСТ Р 51511–2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. – М.: Госстандарт России, 2002.

1.4 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 08.11.2005 №5360 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти – 2006. – №10.

2. Дополнительные источники

2.1 Постановление Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. №438 «О Едином государственном реестре юридических лиц» (в ред. от 26.02.2004) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2004. – №6. – Ст. 178.

2.2 Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991.

2.3 ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.

2.4 ГОСТ 6.10.4–84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. – М.: Госстандарт СССР, 1984.

2.5 Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 001–93 (ОКУД). – М.: Госстандарт России, 1998 (в ред. от 01.05.2005).

Литература

1. Основная литература

1.1 Быкова, В. Резолюция на документе как разновидность управленческого решения / В. Быкова // Секретарское дело. – 2006. – №7. – С. 11–15.

1.2 Быкова, Т. А. Делопроизводство: Учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина. Под общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

1.3 Истомина, Е. С. Жизнь с ЭЦП. Проблемы и пути решения // Делопроизводство. – 2004. – №2. – С. 65–67.

1.4 Каменева, Е. М. Реквизиты, отражающие этапы обработки документов и ход их исполнения / Е. М. Каменева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007. – №1. – С. 42–50.

1.5 Камполе, Н. Оформление реквизита «адресат» / Н. Камполе // Секретарское дело. – 2007. – №7. – С. 14–18.

1.6 Католиков, М. Г. Появление и развитие состава удостоверения документа (подпись и печать) / М. Г. Католиков // Секретарское дело. – 2004. – №4. – С. 18–22.

1.7 Краснов, В. В. Копии, выписки, дубликаты документов // В. В. Краснов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2005. – №11. – С. 14–17.

1.8 Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.

1.9 Ларин, М. В. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30–2003 / М. В. Ларин, А. Н. Сокова. – 2-е. изд. – М.: МЦФЭР, 2006.

1.10 Рогожин, М. Ю. Деловые документы в примерах и образцах / М. Ю. Рогожин. – 2-е изд. – М.: МЦФЭР, 2005.

1.11 Чуковенков, А. Ю. Отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении в организацию / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2004. – №12. – С. 20–21.

1.12 Чуковенков, А. Ю. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.

1.13 Янковая, В. Ф. Подпись на документе / В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2007. – №5. – С. 17–23.

1.14 Янковая, В. Ф. Резолюция на документе / В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2006. – С. 30–32.

1.15 Янковая, В. Ф. Согласование и рассылка / В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2007. – С. 20–23

1.16 Янковая, В. Ф. Утверждение документов / В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2006. – №3. – С. 28–31.

2. Дополнительная литература

2.1 Брызгалова, К. М. Инициалы и фамилия: что писать в начале? / К. М. Брызгалова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2004. – №9. – С. 27–33.

2.2 Гордеева, О. Применение электронной цифровой подписи / О. Гордеева // Секретарское дело. – 2006. – №6. – С. 12–17.

2.3 Доронина, Л. Реквизит «Адресат» / Л. Доронина // Служба кадров. – 2004. – №3. – С. 81–84.

2.4 Илюшенко, М. Регистрация документов и их индексация. Что общего в этих понятиях? / М. Илюшенко // Секретарское дело. – 2007. – №7. – С. 15–21.

2.5 Крестникова, О. Н. Адресат: оформляем правильно / О. Н.Крестникова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. – №2. – С. 8-12.

2.6 Пащенко, В. Г. Автограф на документе. Как проверить его подлинность? / В. Г. Пащенко. – Секретарское дело. – №2. – С. 25–27.

2.7 Санкина, Л. В. Визирование и согласование / Л. В. Санкина // Секретарское дело. – 1997. – №1. – С. 17–19.

2.8 Сокова, А. Реквизит «Оттиск печати» / А. Сокова // Служба кадров. – 2004. – №4. – С. 81–84.

2.9 Чуковенков, А. Ю. Реквизиты документа: регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер документа / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2004. – С. 17–19.

2.10 Чуковенков, А. Ю. Реквизиты документа: справочные данные об организации / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2004. – №2. – С. 19–20.

2.11 Энциклопедия секретаря / В. И. Андреева, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова и др. – М.: МЦФЭР, 2004.

2.12 Янковая, В. Ф. Подлинник, копия, дубликат / В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2005. – №11. – С. 21–24.

2.13 Янковая, В. Ф. Реквизиты обработки документов / В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2005. – №10. – С. 81–87.

Дата добавления: 2015-07-11