Вам следует использовать такие системы и хитрости, которые заставляли бы вас как можно чаще, как можно проще и как можно глубже обдумывать ваши проекты.

Какие проекты вам следует планировать?

Большинство проектов, которые вы описали в вашем списке "Проекты" не нуждаются в каком бы то ни было предварительном планировании помимо того, которое вы самым естественным образом осуществляете в уме, и в ходе которого принимаете решение насчёт следующего конкретного действия. Например, для проекта "Техосмотр автомобиля" единственное, что можно запланировать, так это поиск в телефонном справочнике номера ближайшего сервис-центра, и согласование там времени. Существует два типа проектов, которые требуют как минимум некоторого подобия планирования: (1) проекты, которые занимают ваше внимания даже после того, как вы назначили следующее конкретное действие, и (2) проекты, насчёт которых у вас появились потенциально полезные идеи и сопутствующие этому детали.

Первый тип — проекты, которые включают в себя вещи, требующие дополнительной организации и решений по ним — они требуют более детального подхода, нежели простое определение следующего конкретного действия. Для них вам придётся применить одну или более из четырех ступеней естественной модели планирования: цель и принципы, видениерезультат, мозговой штурм иили организация.

Второй тип — проекты, по которым вам только что пришла идея — на пляже, в машине или во время собрания — у вас должно быть подходящее место для сохранения подобных идей с целью их последующего использования.

Проекты, которые требуют следующих действий по планированию

Наверняка, прямо сейчас у вас имеется несколько проектов, которые вы хотите конкретизировать, прояснить более тщательно и взять под контроль. Например, приближается важная встреча, и вы знаете, что вы должны набросать план и подготовить материалы по ней. Или вам только что поручили координацию ежегодной конференции, и вы должны всё организовать как можно скорее для того, чтобы начать перепоручать какие-то существенные её части. Или вы должны составить описание обязанностей новой вакансии вашей команды, чтобы передать их в отдел кадров. Если вы ещё не сделали этого, прямо сейчас примите решение насчёт следующего конкретного действия, которое начнёт процесс планирования по каждому подобному вопросу, и запишите их в подходящие списки дел. Потом уже продолжайте планирование.

Типичные шаги планирования

Наиболее привычные виды планирования — это мозговой штурм и процесс организации, назначение собраний и сбор информации.

Мозговой штурм. Некоторые проекты, занимающие сейчас ваше внимание, потребуют от вас простого обдумывания; особенно это относится к тем проектам, по которым вы сомневаетесь в правильности выбранного вами следующего конкретного действия. По таким проектам следующим конкретным действием должно быть что-то вроде "Набросать идеи по проекту Х".

Вы должны решить, когда и как вам лучше выполнить это, для того, чтобы знать, в какой список следующих конкретных действий его поместить. Вам удобнее делать такие наброски на компьютере или вручную? Лично я при выборе инструмента, руководствуюсь интуицией, поэтому такое действие у меня попадёт либо в список "На компьютере", либо в список "Где бы то ни было" (потому что я могу рисовать карты памяти, где бы я ни находился, только бы ручка и бумага были под рукой).

Организация. Возможно, у вас есть такие проекты, по которым вы уже собрали заметки и сопутствующий материал, и теперь вам надо отсортировать и структурировать собранное. В таком случае вашим следующим действием будет "Организовать заметки по проекту Х". Если вы вынуждены делать это в офисе (потому что именно там и лежат все документы, и вы не собираетесь таскать их с собой), тогда это действие должно оказаться в списке "В офисе".

Если же вы носите все сопутствующие проекту материалы с собой в папке или в электронном виде на ноутбуке, то тогда это действие следует внести в список "Где бы то ни было" — если вы собираетесь обрабатывать информацию вручную, и в список "На компьютере" — если вы собираетесь работать в текстовом редакторе или в другом специализированном программном обеспечении.

Назначение собраний. Частенько прогресс в процессе обдумывания проекта наблюдается после того, как вы назначите встречу или собрание с людьми, которых вы хотели бы вовлечь в мозговой штурм. Это значит, что надо будет разослать всем приглашения по электронной почте или обзвонить всех, чтобы согласовать и запланировать время.

Одним из основных препятствий для достижения организационной продуктивности является нехватка решений ответственного лица относительно необходимости проведения собрания с нужными людьми для продвижения важных элементов проекта.

Сбор информации. Иногда следующим действием по обдумыванию проекта является сбор дополнительной информации. Возможно, вам надо поговорить с кем-то, чтобы получить от него информацию ("Позвонить Биллу, спросить, что он думает по поводу собрания менеджеров"). Или вам надо просмотреть документы, оставшиеся с прошлогодней конференции ("Просмотреть архивные документы Конференции"). Или покопаться в Интернете на предмет актуальной информации по интересующей вас теме ("Поиск сайтов фирм, занимающихся научно-исследовательскими работами").

Дата добавления: 2015-07-11