Инвентаризация содержимого корзинки

Если ваша голова освободилась от всех рабочих и домашних дел, тогда ваша корзинка "входящих", должно быть, ими переполнена до краёв. Кроме предметов и бумаг в вашей корзинке, так или иначе, должны присутствовать и все электронные письма, и все голосовые сообщения, оставшиеся без ответа. Туда же должны попасть и те дела из вашего ежедневника, для которых вы ещё не определили следующего конкретного действия.

Я обычно рекомендую своим клиентам записывать голосовые сообщения на бумагу и складывать в корзинку "входящих", а ежедневники туда кидать целиком — частенько им бывает нужна основательная ревизия. Если вы используете наладонник, Microsoft Outlook или Lotus Organizer, для каких-то иных записей помимо телефонной книги, я советую вам распечатать все ваши задачи и "to-do"-списки и тоже положить в корзинку. Электронные письма лучше всё же оставить как есть, потому как работа с ними более эффективна, когда они находятся в своей мини-системе.

Но все эти материалы не должны оставаться во "Входящих"

Когда вы с этим управились, можно переходить к следующему шагу. Оставлять всё это в корзинке надолго нельзя, потому как через некоторое время осознание того, что дела (и какие именно дела) не двигаются, вновь начнёт давить на вас. Пожалуй, основная причина неохоты, с которой люди берутся за сбор информации во "входящие" — это отсутствие у них хорошей отлаженной системы последующей обработки и организации собранных материалов.

Об этой системе мы и поговорим в следующей главе, которая называется "Обработка: опустошение "входящих".

Глава 6. Обработка: Опустошение "Входящих"

Теперь, когда всё занимающее ваше внимание собрано в корзинку, пора эту корзинку разбирать. Это вовсе не подразумевает выполнение всех неоконченных дел и проектов. Это просто означает идентификацию каждого предмета, и принятие решения, что с ним дальше делать.

Вот желаемые результаты этого процесса:

1. Всё ненужное будет выкинуто;

2. Все дела, требующие менее двух минут, будут выполнены;

3. Всё, что можно делегировать, будет делегировано;

4. Все дела, занимающие более двух минут, будут отсортированы и помещены в вашу систему организации напоминаний;

5. Будут проидентифицированы все крупные проекты на основе материалов, скопившихся во "входящих".

Возможно, вам будет полезна Диаграмма Рабочего процесса, целиком показанная ниже. В центральной колонке представлены все шаги процесса обработки и принятия решений насчёт следующих конкретных действий.

В этой главе подробно рассматривается как раз центральная колонка — движение от переполненной корзинки к решениям о конкретных действиях. Вы убедитесь, что в результате последовательных действий этого процесса, все ваши "открытые вопросы" будут естественным образом организованы. Например, вы вытаскиваете из корзинки заметку и понимаете, что вам надо позвонить Андре, но сделать это можно только в понедельник, когда она будет в офисе, поэтому вы сразу отлóжите это действие и занесёте напоминание о нём в ежедневник на понедельник.

Прежде чем приступить к обработке и организации неоконченных дел, собранных во "входящих", я рекомендую вам прочесть эту и следующую главу. Это избавит вас от лишних действий. Процесс обработки, как правило, представляет из себя переключение между простым принятием решений на стадии обработки "открытых вопросов" и более хитрой задачей вписывания этих решений в индивидуальную организационную систему клиента наилучшим образом.

Первое, что надо сделать (после того, как мы собрали все неоконченные дела в корзинку) — это проверить работоспособность программного и аппаратного обеспечения. Например, многие из моих клиентов предпочитают использовать ежедневник в наладоннике, который синхронизируется с Аутлуком, применяемым в организации для получения электронной почты и планирования. Затем мы очищаем (обычно распечатываем и удаляем) всё, что они пытались ранее организовать в своих Аутлуках, а распечатку кладём в корзину "входящих". Потом определяем для себя некоторые рабочие категории, например, "Звонки", "Поручения", "Повестки дня", "На компьютере" и т.д. Когда мы начинаем обрабатывать содержимое корзинки, клиент всегда имеет возможность немедленно сесть за компьютер и вписать все действия непосредственно в систему организации, от которой он впоследствии и будет зависеть.

Если вы ещё не определились какую личную систему напоминаний использовать, не беспокойтесь об этом. Можно начать и с простых заметок на листочках бумаги, а уж проапгрейдить Ваши инструменты Вы сможете позже, главное — это наличие такой системы.

Дата добавления: 2015-07-11