Навык № 8

С умом используйте электронную почту

«Я работаю менеджером. Какими стратегиями и стандартами, касающимися электронной почты, мне следует поделиться со своим отделом продаж?»

Вот десять испытанных стратегий использования электронной почты для убеждения реальных и потенциальных клиентов.

1. Пользуйтесь программой проверки правописания. Прежде чем отправить письмо, прочтите его минимум дважды. Когда речь идет об особо важном письме, создайте версию для текстового редактора, распечатайте ее и попросите коллегу проверить ваш стиль и правописание, прежде чем вы отправите письмо.

2. Внимательно проверьте тему и содержание вашего письма, прежде чем отправлять его. Спросите себя, годится ли ваше письмо для всех тех, кому оно может быть перенаправлено в данной организации. Помните, что вашему адресату совсем не трудно отправить ваше письмо десяткам и сотням людей. Если вы даете оценку качеству работы, делаете какие-либо замечания о политике компании или делитесь «честным» мнением по поводу людей из вашего окружения или из окружения адресата, хорошенько подумайте, прежде чем доверять такие тонкие материи электронной почте.

3. Никогда не используйте в электронном письме только строчные или только заглавные буквы. Найдите другой способ передать спокойный тон или добавить своим словам выразительности. Использовать неформальный тон неплохо… отклонение от стандартов письменной речи тоже иногда кстати, однако в целом он отвлечет внимание от общего высокого уровня профессионализма в вашем письме.

4. Сохраняйте сообщения, необходимые для вашей работы, и удаляйте остальные. Поддержание документов в порядке исключает путаницу и снижает вероятность отсылки письма не тому человеку.

5. В строке «Тема» помещайте ясную, четкую и заманчивую фразу. Хорошо подобранный заголовок может заинтересовать читателя, дав ему возможность понять тему и определить важность вашего письма. (Например: «Указания к проведению тренинговой программы по продажам на следующей неделе».)

6. Отправляя письмо или отвечая на него, добавляйте свое имя и контактную информацию. В вашей почтовой программе есть опция, позволяющая создать полную электронную «подпись», которая будет автоматически добавляться в конец каждого сообщения. Используйте эту опцию в качестве «виртуального бланка», на котором значатся ваше имя, должность, занимаемая вами в организации, и ваша контактная информация.

7. Ежедневно проверяйте электронную почту. В сегодняшнем деловом мире это так же важно, как проверка автоответчика!

8. Собираясь отправить письмо большому количеству людей, скройте имя каждого от остальных, внеся адреса в строку ВСС, а не в СС. ВСС означает «скрытая копия». Адреса, внесенные в эту строку, не видны адресатам сообщения. (Если вы хотите обнародовать имена ваших адресатов, не раскрыв их электронные адреса, вы можете вставить имена в начало вашего письма.)

9. Старайтесь не отвечать на вопросы по электронной почте второпях. Отправить краткий, из одного предложения ответ клиенту, корреспонденту или коллеге гораздо проще, чем полагают многие; такое сообщение может быть понято неправильно. Если у вас нет времени полностью ответить на вопрос или рассмотреть задачу, то так и напишите в письме, а полный ответ отправьте позже.

10. Хорошенько подумайте. Никогда не отправляйте электронное письмо, написанное в ярости.

Итог. Следуйте десяти заповедям электронного эпистолярного этикета.

Дата добавления: 2015-07-10