Читайте также:
|
2/ Бібліографічний опис— це записана за певними правилами множина бібліографічних даних, що ідентифікують документ. Бібліографічні дані є конкретними відомостями про назву, автора твору, місце і рік видання та багато інших. Таким чином, бібліографічний опис дає уявлення про зміст, вид, читацьке призначення, актуальність документа, а також дає змогу його ідентифікувати — зіставити з іншими, відрізнити від інших.
Роль бібліографічного опису в різноманітних галузях наукової й культурної діяльності винятково велика, адже вся інформація про документи здійснюється саме за його допомогою. Він є основою для створення всіх бібліотечних каталогів, бібліографічних й інформаційних видань, автоматизованих банків даних про документи. Без нього неможливо написати рецензію, реферат, огляд літератури, послатися на якийсь твір у науковому, навчальному виданні тощо. Завдяки цьому бібліографічний опис широко використовується в бібліотечній, у бібліографічній і науково-інформаційній діяльності, у книговидавництві, у книжковій торгівлі, архівістиці, журналістиці, в науковій роботі тощо.
До основних функцій бібліографічного опису належить також інформаційна, адже опис інформує про твір, його формальні ознаки, читацьке призначення, якоюсь мірою і про зміст тощо. Сукупність описів дає уявлення про склад бібліотечного фонду, якщо вони зібрані в бібліотечному каталозі; про видання з тієї чи іншої галузі знання, теми та інше, якщо вони зібрані в бібліографічному покажчику, тощо. Окремим випадком інформаційної функції є функція сигнальна, оскільки бібліографічний опис повідомляє, "сигналізує" про появу нового видання, його вихід із друку, про надходження книги до бібліотеки, книготорговельної мережі тощо
Встановлена наступна послідовність використання джерел бібліографічних відомостей:
· титульний лист і його різновиди;
· авантитул;
· оборот титульного листа;
· обкладинка (палітурка);
· шмуцтитул;
· відомості перед вихідними даними;
· вихідні дані;
· зміст;
· текст документу;
· інші джерела.
32/ У зв'язку із швидким зростанням обсягу інформації, яка використовується в управлінні, значення діловодства суттєво підвищується. Це потребує його систематичного удосконалення, підвищення рівня знань та кваліфікації управлінських працівників в галузі документування та документаційного забезпечення обслуговування процесу управління.
Без упорядкування інформаційної бази, удосконалення документаційних процесів неможливо вирішити питання комп'ютеризації управління. Найвища ефективність від використання ПЕОМ може бути досягнута шляхом упорядкування всієї вихідної інформації, масовими носіями якої є документи. Впровадження автоматизованої обробки інформації дозволяє не тільки підвищити продуктивність праці, а й створювати необхідні умови для творчої, аналітичної праці.
Значну роль в справі упорядкування роботи з документами, оптимізації документацій-них процесів у масштабі країни відіграє Єдина державна система діловодства (ЄДСД). Це науково упорядкований комплекс правил, нормативів та рекомендацій по веденню діловодства починаючи з надходження або створення документа до здачі його в архів.
29/ половина. Класифікація документів — процес впорядкування або розподілу документів по класах з метою віддзеркалення відносин між ними і складання класифікаційної схеми.
Класифікація (лат. classik — розряд, група) документів — це система їх супідрядності, використовувана як средство встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті. Структура класифікації зазвичай представляється у вигляді таблиці або схеми. Класифікація є одним з методів пізнання. Без неї неможливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити відмінності між видами документів, що виділяються по різних ознаках. Правильно складена комплексна класифікація відображає закономірності розвитку документів, розкриває зв'язки між ними, допомагає зорієнтуватися в будь-якій їх множині, служить основою для їх впорядкування в документних системах. Вона має важливе значення для теорії документоведення і практичній документно-комунікаційній діяльності.
54/ Контроль виконання завдання - одна з функцій управління. Мета контролю полягає в забезпеченні своєчасного і якісного виконання доручень і вирішення питань. Можна виділити контроль по суті вирішення питання і контроль за термінами виконання завдання.
Контроль по суті - це оцінка, наскільки правильно, вдало, повно вирішене питання. Контроль по суті виконання доручення, вирішення питання здійснює керівник(установи чи відділу) або спеціально уповноважену особу. Відповідальність за правильне і своєчасне рішення питань, відображених у документах, несуть керівникиструктурних підрозділів та співробітники, яким доручено виконання документа. Виконавець, як правило, вказується в резолюції керівника на документі або визначаєтьсявідповідно до розподілу обов'язків в організації (фірмі). Якщо в резолюції керівника вказано декілька виконавців, відповідальним за виконання документа і відповідноорганізуючим його виконання є особа, зазначена в резолюції першим.
Контроль за термінами виконання документів веде служба документаційного забезпечення управління, а в невеликій фірмі - секретар. У Державній системі документаційного забезпечення управління вказано, що «Контроль виконання включає постановку на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку та регулювання ходу виконання, облік і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника. Організаціяконтролю виконання повинна забезпечувати своєчасне та якісне виконання документів».
Технологію ведення контролю за термінами виконання документів можна розбити на наступні процедури:
• фіксація всіх поставлених на контроль документів, вказівок, доручень, завдань керівництва (проводиться в процесі реєстрації);
• перевірка своєчасного доведення документа до виконавця;
• коригування даних про контрольованих документах при зміні термінів виконання, передачі документа від виконавця до виконавця, з підрозділу в підрозділ (заповнення розділу «Хід виконання»);
• нагадування виконавцям і керівникам підрозділів про наявність невиконаних документів та доручень;
• інформування керівників (підрозділів та організації) про стан та хід виконання документів;
• внесення даних про виконання документів;
• аналіз стану справ і рівня виконавської дисципліни з організації в цілому, по структурних підрозділах, фахівцям, видами документів та іншим аспектам.
53/ Класифікація документів - це поділ усіх документів за певними ознаками на справи. Справою називається сукупність документів, сформованих за якоюсь ознакою, зібраних у тверду обкладинку, оформлених за чіткими правилами.
Номенклатура справ - це систематизований список справ, що заведені в діловодстві підприємства; вона призначена для обліку і групування виконаних документів у справи, включає всі справи підприємства, журнали реєстрації, довідкові картотеки.
Не включаються до номенклатури науково-технічні документи та друковані видання.
Номенклатура справ потрібна для швидкого пошуку документів за їх змістом і видами. Від її якості залежить оперативність роботи з документами та надійність їх зберігання. Наявність номенклатури справ у кожній установі, організації, підприємстві обов'язкова.
Для визначення розділів номенклатури використовуються назви структурних підрозділів підприємства, а при їх відсутності - напрями діяльності фірми або посад керівників і спеціалістів.
Наприклад:
01 - директор,
02 - юрисконсульт
04 - головний бухгалтер
Заголовки справ мають бути короткими і відповідати змісту документів, що перебувають у даній справі.
Номенклатура справ підписується секретарем-референтом і затверджується керівником підприємства. Вона складається, як мінімум, у трьох примірниках. Перший зберігається у справі, другий є робочим і вивішується на стінці шафи зі справами, третій передається до архіву підприємства.
Протягом року до номенклатури можуть вноситися заголовки нових справ. Для цього між розділами номенклатури слід залишати пропуски. Заведеною номенклатурою можна користуватися кілька років, якщо не відбувається значних змін у структурі й функціях підприємства.
При формуванні справ слід дотримуватися таких вимог:
o документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;
o статут підприємства та інші установчі документи формуються в окрему папку;
o контракти підприємства поділяться на дві групи, що зберігаються в різних справах. Перша група - комерційні контракти; друга - трудові контракти з працівниками;
o накази по виробничій діяльності формуються окремо від наказів по особовому складу;
o особові справи, особові картки формуються за алфавітом прізвищ співробітників підприємства;
o документи обмеженого доступу з грифом "КТ" або "Конфіденційно" формуються окремо від решти документів.
Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки, розраховані на 200 аркушів. Останнім часом надходять папки імпортного виробництва, у яких обсяг підшитого матеріалу можна збільшити у кілька разів.
52/ Поняття документообігу. Організація документообігу в установі
Документообіг - рух документів організації з моменту їх створення або отримання до закінчення їх виконання або відправки.
Організація документообігу - це правило, у відповідності з якими відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка. Документообіг являється важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанцію руху документів, але і швидкість цього руху.
Головне правило документообігу - оперативний рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу і роботи. Реалізувати це правило в конкретних організаціях можна шляхом чіткої регламентації шляхів проходження документів, в ході якої перевіряється обслуговування всіх операцій, цілеспрямованість всіх переміщень.
Організація роботи з документами залежить від об'єму документообігу, організаційної структури і форми роботи з документами, прийнятої технології обробки документів. Робота з документами складається з ряду поступових операцій: прийом документів, їх розподілення і направлення на виконання, виконання і відправка.
Незалежно від об'єму діяльності організації, операції по прийнятті і відправки документів зазвичай проводять централізовано. В структурі служби діловодства великих організацій для цього передбачають створення спеціалізованого дільниці - експедиції, як одного їх структурних підрозділів служби. В канцеляріях і загальних відділах організаціях створюється дільниця по прийнятті і обробки документів з тими ж функціями. В організаціях, котрі не створюють свою службу діловодства, прийняття і обробка документів, операції по їх відправки виконуються централізовано секретарем.
Про правила відправлення документів говорилося вище, тож зупинимося на правилах обробки вхідних документів. В нормативних документах регламентування правила первинної обробки вхідних документів. Вони зводяться до наступного:
Перевіряється правильність доставки. Помилково доставлена документація повертається на пошту для пересиланню адресату.
Перевіряється цілісність конверта, збереження печаток. Конверти відкриваються, перевіряється комплектність і збереженість вкладеного.
При поступленні електронних документів обробляється тільки супроводжувана документація, машинні носії в упаковці передаються за призначенням.
Експедиція веде облік всіх вхідних документів - на документі проставляється штамп про їх отримання, де вказується найменування організації, дата поступлення, порядковий обліковий номер документа. Зазвичай на штампі передбачено місце для наступного прославлення вхідного регістрованого індексу.
При первинній експедиційній обробці документ сортується по структурних підрозділах. Головний критерій цього сортування - адресування документів. Як правило документи адресовані керівництву передаються в канцелярію для підготовки до розгляду, туди ж поступають документи, адресовані організації (без вказування прізвища посадової особи). Документи адресовані структурним підрозділам, сортуються за їх назвами.
Згідно рекомендаціям основних положень ГСДОУ, передача документів між структурними підрозділами (із експедиції в канцелярію, із канцелярії в структурні підрозділи і т.д.) здійснюється через секретаря цих підрозділів або тих відповідних осіб, котрі відповідають в них за роботу з документами
51/ Архівознавство - це комплексна система знань, що вивчає історію, теорію і практику архівної справи, її правові та економічні засади.
З цього визначення архівознавства випливає його суть як навчальної дисципліни, що сприяє підготовці фахівців для архівних установ, дає необхідні знання для істориків, правників, культурологів, філологів, фахівців державного управління, яким у науковій і практичній діяльності доводиться вирішувати проблеми архівістики.
Місце, роль і функції архівознавства як навчальної дисципліни визначаються кваліфікаційними характеристиками та державним стандартом рівня знань і практичних навиків бакалаврів, спеціалістів та магістрів. Загальне завдання курсу "Архівознавство" полягає в тому, щоб дати майбутнім фахівцям систему знань з історії зародження і розвитку архівної справи, формування Національного архівного фонду України, становлення архівної системи та діяльності державних архівних установ, основних принципів комплектування, зберігання і використання інформаційно-документальних ресурсів.
Надзвичайно важливою є роль архівознавства як навчальної дисципліни в підготовці істориків, адже професія історика будь-якого профілю потребує знань і практичних навичок роботи з усіма видами історичних джерел, насамперед - з архівними документами.
Предметом архівознавства як наукової системи є тенденції та закономірності становлення й розвитку архівної справи, наукові засади експертизи цінності документів, організації документів Національного архівного фонду, архівного описування, створення довідкового апарату, зберігання та використання відомостей, що містяться в архівних документах.
Об'єкт архівознавства складають Національний архівний фонд та система архівних установ.
У теоретичному осмисленні проблем, пов'язаних із предметом та об'єктом архівознавства, виробленням методів їх вирішення полягає головне завдання архівознавства.
Архівознавство стало наукою завдяки тому, що спирається на загальнонаукові й специфічні методи дослідження. Сукупність цих методів та основоположних принципів науковості, історизму, об'єктивності, всебічності становить методологічну основу архівознавства. Розглянемо докладніше основні методи та принципи архівознавчого дослідження. Його підґрунтям є загальна теорія історичного пізнання, що користується універсальними методами наукового аналізу і синтезу, які дозволяють досліджувати структуру архівного фонду, аналізувати всі його елементи, ідентифікувати документи. Водночас за допомогою методу синтезу роблять висновки й теоретичні узагальнення.
Пріоритетним методом архівознавства є історичний, який разом з логічним та хронологічним уможливлює ґрунтовне дослідження витоків і розвитку архівної справи, виявлення основних етапів формування архівної системи, з'ясування внеску провідних архівістів в архівну науку і практику, аналіз впливу конкретно-історичних чинників на стан і характер архівного будівництва.
49/ Систематизація документів – один з найдавніших і найпоширеніших методів їхньої аналітико-синтетичної обробки, оскільки вона відповідає потребам людей у поділі знань за галузевою ознакою, диференціації наукових знань. Під систематизацієюрозуміють визначення класифікаційного індексу документа відповідно до його змісту за таблицею певної системи класифікації. Таким чином, можна сказати, що при систематизації здійснюється переклад ознак змісту документів з природної мови на штучну мову класифікаційних індексів певної систематичної документної класифікації. Якість систематизації, точність визначених пошукових образів документів, а також якість інформаційно-пошукових систем, побудованих на основі систематичних класифікацій, залежить перш за все саме від якості й можливостей класифікації. В цьому і полягає актуальність даної проблематики.
Систематичні класифікації завжди будуються на основі класифікації наук. Класифікація наук визначає місце кожної науки в загальній системі наукових знань, зв'язок усіх наук. У документах відображають знання, тому класифікацію наук доцільно класти в основу документних класифікацій, що відображають систему знань. Особливе значення ця проблема має для бібліотечно-бібліографічних класифікацій. Укладачі бібліотечно-бібліографічних класифікацій по-різному ставляться до зв'язків класифікації наук із систематичною документною класифікацією. Деякі з них (наприклад, американські бібліотекознавці М. Дьюї, Ч, Мартель) вважали, що в основу документної класифікації може бути покладена будь-яка класифікація наук, навіть така, що не відповідає сучасному рівню наукових знань, щоб вона сприяла зручності використання. Такий підхід відображає її розуміння виключно як технічного апарату для пошуку інформації. Проте, як показала практика, невідповідність структури бібліотечно-бібліографічної класифікації структурі сучасної науки ускладнює бібліографічний пошук, особливо в традиційних ШС. До того ж більшість бібліотекознавців вважають, що систематичні каталоги бібліотек мають виконувати освітню функцію, ознайомлювати читачів із системою знань, сприяти розширенню інтересів. Це може забезпечити лише бібліотечно-бібліографічна класифікація, побудована на фундаменті справді наукової системи знань.
Сучасна наука має відомості про те, що документні систематичні класифікації виникли в глибоку давнину. Як тільки появилися досить великі за обсягом зібрання творів, виникла потреба їх систематизувати. Оскільки протягом багатьох століть документи зберігалися в бібліотеках, саме бібліотечно-бібліографічні класифікації пройшли найдовший шлях розвитку, їхні здобутки широко використовуються в наш час різними галузями документних комунікацій.
Відомо, що ще 3000–2500 років до н. е. в Африці, а пізніше і в Азії існували бібліотеки з великими фондами, які групувалися за змістом. Про це свідчить перелік книг, вигравіруваний на стіні бібліотеки храму в Едфі (Стародавній Єгипет), де книги згруповано за темами. Вважають, що і в бібліотеці ассирійського царя Ашшурбаніпала (VII ст. до н. е.) книги систематизували за змістом. У III ст. до н. е. грецький вчений Каллімах у своїх «Таблицях тих, що уславилися з усіх галузей знань, і того, що вони написали у 120 книгах» згрупував матеріал у діленнях: епос, лірика, історія, філософія тощо [18, C. 162].
У період раннього Середньовіччя в бібліотеках при монастирях та соборах, фонди яких становили декількасот примірників, обходилися найпримітивнішим групуванням рукописів за кількома відділами відповідно до потреб монастирських шкіл, у яких вивчали сім вільних мистецтв: комплекси тривіуму – граматика, діалектика, риторика і квадріуму – арифметика, геометрія, музика, астрономія.
В епоху Відродження починають інтенсивно розвиватися наука, культура, виникають світські школи й університети, а при них і бібліотеки. У XV ст. виникло друкування книг, що сприяло розширенню кола читачів, зростанню кількості бібліотек. Виникла потреба у каталогах, які якісно й детально відображали б фонди бібліотек. Саме в цей час зароджуються факультетські системи бібліотечної класифікації, що набули поширення в XVI–XVII ст. в бібліотеках Західної Європи. Для цих систем характерний поділ фонду на чотири частини відповідно до чотирьох факультетів, які були тоді в більшості університетів: філософський, медичний, юридичний і богословський.
Видатним явищем серед факультетських систем стала класифікація швейцарського вченого і бібліографа К. Геснера, на основі якої він розташував матеріал у складеному ним бібліографічному покажчику «Загальна бібліотека…» (1545–1555). Класифікація вирізнялася деталізацією – мала більше 250 ділень, відображала наукові проблеми свого часу, мала багато посилань, що пов'язували споріднені за тематикою ділення, тощо.
У XVII–XVIII ст. широко відомою стає французька система, яку особливо активно використовували у Франції. Ця система була подібною до факультетських і розвивала їх. Варіанти цієї системи іноді вельми деталізовані (мали до 500 ділень), її основні розділи: богослів'я, юридичні науки, філософія. Французька система мала більш прикладну спрямованість, ніж, наприклад, класифікація Геснера, і часто відображала реакційні погляди католицизму
46/ архівна система це сукупність основоположних принципів організації архівної справи, способів технологій її ведення, що забезпечують цілісність та координованість функціонування архівних установ.
Архівна система має конкретно-історичний зміст, є похідною від суспільно-державного ладу, національно-культурних традицій, регулюється законодавчими актами і функціонує в правовому полі.
За принципами побудови та характером управління архівні системи поділяють на дві групи:
· централізовані;
· децентралізовані.
Найпоширенішими є мішані системи з елементами централізму і децентралізму. Провідною тенденцією розвитку архівних систем кінця XX ст. є децентралізація, демократизація архівної справи, що відповідає процесам світової інтеграції, розвиткові комунікацій та інформаційних систем.
При цьому важливо зауважити, що архівна система України складалася історично. Із відновленням державної незалежності України в її архівній системі сталися істотні зміни, пов'язані з відродженням національних традицій.
При вивченні цієї теми необхідно враховувати те, що визначальним етапом реформування архівної системи України стало прийняття Верховною Радою України Закону «Про Національний архівний фонд і архівні установи», який унормував єдині основи побудови системи архівних установ.
45/ В кінці XVIII ст. і особливо в першій половині XIX ст. в Росії виявляється криза феодально-кріпосницьких відносин, в надрах яких зароджувалися елементи капіталістичного укладу.
На початку XIX ст. уряд Олександра I (1801 -1825) було змушене під тиском об'єктивних обставин приступити до модернізації країни. У зв'язку з цим було проведено ряд реформ державного управління.
У 1811 р. було прийнято «Загальна установа міністерств», яке регламентувало структуру та всі напрями діяльності міністерств, у тому числі і обов'язкове створення при міністерствах архівів. Малося на увазі, що архіви будуть існувати при кожному департаменті міністерства і підпорядковуватися безпосередньо директору департаменту. На практиці це рішення призвело до створення великої кількості і дробности відомчих архівів. Міністерські архіви опинилися без єдиного керівництва, що й було зафіксовано в1820 р. в указі Сенату.
Багато документів, особливо в Москві, загинуло у Вітчизняну війну 1812 р. Так, багато справ Колегії іноземних справ, Разрядно-Сенатського, Помісної-Вотчинного і Межового архівів були знищені або зіпсовані французами. Впорядкування збережених справ відбувалося в наступні десятиліття вкрай повільно.
На початку XIX ст. у Військовому міністерстві було створено два історичних архіву: Військово-топографічне справа (пізніше отримав назву Військово-вчений архів) і Московське відділення інспекторського департаменту (пізніше називався архів Головного штабу). Замість Державного архіву Колегії закордонних справ у червні 1834 р. був створений Державний архів Міністерства закордонних справ. Найважливіша подія відбулася в 1852 р., Коли був створений Московський архів Міністерства юстиції (МАМЮ), так як згодом саме цей архів став своєрідним методичним центром, що визначав роботу архівів.
Реформування судової системи Росії призвело до створення спеціальних судових органів.
Всі ці зміни позначилися і на стані архівної сфери в країні.
Таким чином, починаючи з другої чверті XIX ст. в ряді найбільш важливих міністерств відбувається концентрація документів і створення єдиного архіву.
У 1820 р. «Загальне губернське установа» регламентувало створення архіву при кожному місцевому закладі, але брак фінансів, пристосованих приміщень і підготовлених для архівної роботи чиновників на практиці призводив до того, що архіви на місцях були в занедбаному стані, тому багато документів загинули. [3, с.94-95]
Дата добавления: 2015-07-11; просмотров: 129 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
| Туристско-рекреационная экспертиза территории и проектов. Туристско-рекреационный паспорт территории. | | | Архівна діяльність на початку та в середині XX століття |