Организационная структура управления

ООО «Твой дом»

Эффективность управления деятельностью зависит от того, насколько грамотно сформирована организационная структура управления и насколько она соответствует цели деятельности организации.

В настоящее время под организационной структурой понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. Структура управления определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности. Можно сказать, что структура управления есть не что иное, как оптимальное распределение работы, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между членами коллектива организации.

Целью организационной структуры управления является обеспечение устойчивого развития социально-экономической системы посредством формирования, сохранения и совершенствования способов взаимосвязи и взаимодействия системы с внешней средой и внутреннего взаимодействия элементов системы.

Структура организации определяет не только распределение обязанностей в организации, но и стиль управления: административно-организационное управление – предполагает установление структуры организации и взаимосвязей, распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления; оперативное управление – обеспечивает функционирование организации в соответствии с утвержденным планом и заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующей их коррекции. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.

Составляющими организационных структур являются:

- элементы организационных структур управления – службы или органы аппарата управления, а также отдельные работники этих служб (органов);

- организационные отношения – отношения (связи) между подразделениями организации, уровнями ее управления, персоналом, посредством которых реализуются функции управления;

- уровни управления – совокупность прав, обязанностей и ответственности, характерная для должностных лиц, занимающих определенную ступень в иерархической структуре организации.

Полномочия подразделяются на три вида:

1) полномочия линейных руководителей – право решать все вопросы развития вверенной им организации или подразделения, а также отдавать распоряжения, обязательные для выполнения другими членами организации (подразделения), по реализации всех функций, т.е. это полномочия по планированию, организации, контролю, мотивации деятельности персонала;

2) полномочия штабного персонала – право планировать, рекомендовать, советовать или помогать, но не приказывать другим членам организации выполнять их распоряжения и т.п.;

3) функциональные полномочия – право того или иного работника управленческого аппарата принимать решения и совершать действия, обычно выполняемые линейными менеджерами.

Составляющие организационной структуры взаимозависимы: изменения каждой из них (числа элементов и уровней, числа и характера связей и полномочий работников) вызывают необходимость пересмотра всех остальных. Так, постановка новой организационной задачи (например, работа с новой территорией оказания услуг абонентам, расширение рекламной деятельности, освоение новой формы выдачи информации абонентам) предполагает решение ряда вопросов: необходимо ли формировать новый отдел для решения; кто будет его руководителем; какой будет численность персонала отдела; какие функции он будет выполнять, кому подчиняться и какое место будет занимать в иерархической структуре; каковы будут его взаимоотношения с другими подразделениями организации.

Увеличение числа элементов и уровней в структуре управления неизбежно приводит к многократному росту числа и сложности связей, возникающих в процессе принятия управленческих решений, следствием чего нередко является замедление процесса управления, что в современных условиях тождественно ухудшению качества функционирования менеджмента организации.

Рассмотрим все звенья организационной системы ООО «Твой дом», их функции и связи между собой.

Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на: горизонтальные и вертикальные. К первым относят одноуровневые элементы. Так между блоками второго уровня существует горизонтальная связь. Ко вторым относят элементы, состоящие в подчинении, имеющие так называемую иерархичность. Так, в ООО «Твой дом» вертикальные связи осуществляются по следующему принципу: элементы третьего уровня подчиняются элементам второго (Руководителю отдела выдачи информации, руководителю отдела по работе с клиентами), которые уже непосредственно подчинены Директору предприятия, элементу первого уровня.

Так как на предприятии существует 3 уровня управления, систему принято называть многоуровневой.

В современной теории менеджмента выделяются два типа управления организациями: бюрократический и органический. ООО «Твой дом» имеет бюрократический тип управления, в основу которого входит четкое разделение труда, использование на каждой должности квалифицированных специалистов, иерархичность управления, при которой нижестоящий уровень подчиняется и контролируется вышестоящим, наличие формальных правил и норм, обеспечивающих однородность выполнения менеджерами своих задач и обязанностей, дух формальной обезличенности, характерной для выполнения официальными лицами своих обязанностей, осуществление найма на работу в соответствии с квалификационными требованиями к данной должности, а не с субъективными оценками.

Перейдем к рассмотрению типа организационной структуры и связей между подразделениями. Схема организационной структуры управления отражает статическое положение подразделений и должностей и характер связи между ними. В структуре присутствуют все три вида связей между подразделениями: линейные, отражающие административное подчинения одного звена другому, функциональные, то есть связи одной сферы деятельности, без административного подчинения, и межфункциональные или кооперационные (связи одного уровня).

Рассматриваемое предприятие имеет линейную структуру управления. Во главе организации стоит Директор, у которого в подчинении находятся руководитель отдела выдачи информации и руководитель отдела по работе с клиентами, юрист, кадровик, бухгалтер, секретарь. Директор наделен полномочиями и осуществляет единоличное руководство подчиненными ему подразделениями и сосредоточивающий в своих руках все функции управления. В свою очередь, руководителю отдела выдачи информации подчинены операторы разного уровня: старшие операторы, операторы первой, второй и третье категории. Руководителю отдела по работе с клиентами подчинены менеджеры по работе с клиентами и помощник менеджера.

Так, каждое звено и каждый подчиненный имеют одного руководителя, через которого по одному единовременному каналу проходят все команды управления. В этом случае управленческие звенья несут ответственность за результаты всей деятельности управляемых объектов. Речь идет о пообъектном выделении руководителей, каждый из которых выполняет все виды работ, разрабатывает и принимает решения, связанные с управлением данным объектом.

Поскольку в линейной структуре управления решения передаются по цепочке «сверху вниз», а сам руководитель нижнего звена управления подчинен руководителю более высокого над ним уровня, формируется своего рода иерархия руководителей организации. В данном случае действует принцип единоначалия, суть которого состоит в том, что подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя. Вышестоящий орган управления не имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного начальника.

В данной структуре управления каждый подчиненный имеет начальника, а каждый начальник имеет несколько подчиненных. Такая структура характерна для небольших организаций, каковым ООО «Твой дом» и является. Линейная структура управления является логически более стройной и формально определенной, но вместе с тем и менее гибкой. Каждый из руководителей обладает всей полнотой власти, но относительно небольшими возможностями решения функциональных проблем, требующих узких, специальных знаний. Основными отрицательными моментами использования линейной организационной структуры являются: высокие требования к руководителю и большая нагрузка на него, отсутствие звеньев по планированию и подготовке решений, затруднительные связи между инстанциями.

В компании применяются следующие методы управления персоналом: административные, экономические и социально-психологические.

Административные – издание приказов, распоряжений; отбор и расстановка кадров; разработка должностных инструкций; установление административных санкций и поощрений;

Экономические – технико-экономический анализ; планирование; ценообразование; налогообложение;

Социально-психологические – социальный анализ в коллективе; создание творческой атмосферы в коллективе; участие работников в управлении; создание нормального психологического климата; развитие у работников инициативы.

Примером административного метода управления являются приказы, издаваемые Директором. Примером такого метода является приказ, обращенный к бухгалтеру оплатить расходы на обучение менеджеров по работе с клиентами в сумме 47000 рублей.

В качестве примера проявления экономических методов управления

персоналом в данной организации можно привести следующее: руководители через вознаграждение, премии, надбавки вызывают у персонала заинтересованность в конечных результатах своего труда.

Социально-психологическими методами пользуются все управляющие, а также сами работники компании.

Процесс принятия управленческих решений является неотъемлемой частью деятельности любой организации. «Твой дом» не является исключением. Для принятия рациональных управленческих решений по разработке стратегии управления развитием своей организаций они используют следующую модель (таблица 3).

Таблица 3

Последовательность мероприятий при разработке стратегии управления развитием ООО «Твой дом»

Этап	Цели этапа
Оценка ресурсов организации	Определение рыночного стоимостного эквивалента ресурсов информационной базы. Определение рыночной стоимости восполнения кадрового ресурса организации.

Определение производственных возможностей	Анализ сбалансированности ресурсов. Выявление ресурсов, составляющих производственные возможности организации, определение дисбаланса и резервов
Анализ положения организации во внешней среде, оценка ее рыночной востребованности	Определение рыночной доли организации на рынке информационно-справочных услуг.
Сопоставление производственных возможностей с рыночной востребованностью	Определение дисбаланса между производственными мощностями и рыночной востребованностью.
Принятие управленческих решений	Разработка стратегии развития.

Как видно из таблицы процесс управления в ООО «Твой дом» начинается с оценки ситуации, из которой главным образом исходят и поиск проблемы, и разработка решений, т.е. процесс управления – ситуационный.

Принятие решений является важнейшей функцией управления, успешное осуществление которой обеспечивает достижение организацией ее целей.

3 Система работа с персоналом в ООО «Твой дом»

Кадры предприятия – центр внимания руководства предприятия. Роль трудовых ресурсов существенно возрастает в период развития IT технологий. В современном мире укрепилось мнение «Есть человек – есть проект, нет человека – нет проекта». Инвестиционный характер производства, его высокая нау­коёмкостъ, приоритетность вопросов качества продукции изме­нили требования к работнику, повысили значимость творче­ского отношения к труду и высокого профессионализма. Это привело к существенным изменениям в принципах, методах и социально-психологических вопросах управления персоналом на предприятии.

Хорошо подобранный трудовой коллектив – одна из основных задач предприятия. Это должна быть команда еди­номышленников и партнеров, способных осознавать, понимать и реализовывать замыслы руководства предприятия. Только в таких условиях могут быть достигнуты цели, поставленные перед предприятием.

Трудовые отношения– едва ли не самый сложный аспект работы предприятия. Гораздо легче справиться с техническими и технологическими неполадками, чем разрешить конфликтные ситуации, возникающие в коллективе, где нужно учитывать ин­дивидуальные склонности, личностные установки, психологи­ческие предпочтения.

Невозможно опираясь на технические возможности, организационно­-управленческие преимущества предпри­ятия работать эффективно без соответствую­щего кадрового ресурса. Ведь все в конечном итоге зависит от людей, от их квалификации, умения и желания работать.

Новейшие производственные системы состоят не только из совершенных машин и механизмов, которые практически не де­лают ошибок. Они включают также людей, которые должны работать в тесном взаимодействии, быть готовыми к выработке и реализации новых идей. Обеспечить тесное взаимодействие множества людей в ходе решения сложнейших технических и производственных проблем невозможно без глубокой заинтере­сованности каждого в конечном результате и сознательного от­ношения к работе. Именно человеческий капитал, а не оборудование и производственные запасы является залогом конкурентоспособности, экономического роста и эффективности.

Самый ценный капитал компании – это сотрудники. Их опыт, квалификация и лояльность к компании позволяют решать самые сложные задачи.

Рассмотрим состав персонала в ООО «Твой дом» (таблица 4).

Таблица 4

Состав персонала в ООО «Твой дом»

Категория работников	Количество, чел.	Удельный вес, %
Руководители		16%
Специалисты		72%
Тех. исполнители		12%
Всего

Кадры организации состоят из руководителей, специалистов, технических исполнителей, представляющих собой важнейшую со­ставную часть материально-производственной базы.

Категория «Руководители» включает в себя: директора (единоначальник; определяет организацию по всем вопросам; действует без доверенности; является распорядителем кредитов), руководителя отдела выдачи информации, руководителя отдела по работе с клиентами, главного бухгалтера (отвечает за экономическую сторону организации). Управление в компании построено на демократическом стиле. Он подразумевает:

- коллективное участие работников в принятии решений компании;

- четкое взаимодействие между работниками;

- ориентация на выработанную стратегию компании;

- лучшие возможности для проявления личных способностей и творческого потенциала;

- развитие ответственности и самоутверждения исполнителей;

- обеспечение самоконтроля в ходе выполнения заданий.

В коллективе ООО «Твой дом» существуют как производственные, так и межличностные связи. Производственных ролей на фирме пять.

Координатор – обладает наибольшими организаторскими способностями и становится обычно в силу этого руководителем коллектива независимо от своих знаний и опыта. Его главная обязанность – уметь работать с теми, кто такими знаниями и опытом обладает, и направлять их активность на достижение поставленных целей.

Генератор идей – это, как правило, самый способный и талантливый член коллектива. Разрабатывает варианты решения любых стоящих перед ним проблем, но в силу своей пассивности, несобранности и т.п. не способен реализовать их на практике.

Энтузиаст – самый активный член коллектива; он увлекает своим примером окружающих на действия по реализации поставленной цели.

Исполнитель – добросовестно реализует чужие идеи, но нуждается при этом в постоянном руководстве и подбадривании.

Помощник – человек, который лично ни к чему не стремится, довольствуется вторыми ролями, но готов всегда оказать содействие другим в работе и жизни.

ООО «Твой дом» имеет свою кадровую политику. Компания подбирает себе кадры по следующим критериям: порядочны, инициативны, высокопрофессиональны, честны и привержены идеям компании. Компания считает главным критерием при работе с кадрами – справедливое отношение ко всем ее сотрудникам, независимо от их пола, социального статуса и родственных отношений.

Компания стремится добиться оптимального сочетания творческой жилки каждого ее члена с одной стороны, и умения слаженно работать в команде, с другой стороны. Одним из принципов кадровой политики является безусловное подчинение вышестоящему руководителю, педантичное выполнение поставленных им задач.

Наибольшую эффективность приносит работа команды, с четким разделением труда, поэтому в своем деле каждый сотрудник должен стремиться стать профессионалом. Наиболее ценятся кадры, которые выполняют поставленную задачу, вне зависимости от складывающейся ситуации.

Компания ценит свои кадры, если получает от них высокую отдачу, и стремится поддерживать их не только на работе, но и социально. Наибольший КПД приносят продуманные инвестиции в кадры и их обучение. Все сотрудники, включая руководителей, положительно и без обид воспринимают справедливую критику, адекватно реагируют на нее.

Каждый член организации имеет право:

- на справедливое материальное вознаграждение за свой труд;

- знать порядок и критерии начисления зарплаты;

- на помощь и поддержку компании в повышении квалификации (в т.ч. на обучение на курсах или других учебных заведениях, полностью или частично за счет компании).

- на профессиональный, личностный и должностной рост;

- на перемещение и повышение в структуре компании;

- на поощрение за новаторские идеи и претворение их в жизнь;

- на взаимное доверие и уважение со стороны коллег и руководства;

- на ежегодный оплачиваемый отпуск;

- на дополнительную оплату работы во внеурочное время.

Согласно кадровой политике работники предприятия могут частично или полностью за счет средств компании повышать свою квалификацию путем обучения на различных курсах и в учебных заведениях.

Результаты, достигнутые людьми в процессе работы, зависят не только от знаний, навыков и способностей этих людей. Эффективная деятельность возможна лишь при наличии у работников соответствующей мотивации, т. е. желания работать. Позитивная мотивация активизирует способности человека, освобождает его потенциал, негативная мотивация тормозит проявление способностей, препятствует достижению целей деятельности.

Стимулирование труда в ООО «Твой дом» организовано в различных подразделениях по-разному. В отделе выдачи информации поощрение происходит в связи высокими показателями по качеству и вежливости выдачи информации, а также за стаж работы в компании. В отделе по работе с клиентами поощрение предусматривает повышенный процент от вала продаж при достижении определенных показателей плана. Работники, чья система вознаграждения напрямую не связана с плановыми показателями, также получают премии в случае удачных показателей.

За добросовестное выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу, улучшение качества работы, новаторство, инициативу, повышение производительности труда и другие достижения в труде применяются следующие поощрения:

- объявление благодарности;

- награждение ценным подарком;

- награждение почетной грамотой;

Широко используются социальные выплаты – доплата к отпуску, надбавка к зарплате многодетным семьям, обеды, организуемые за минимальную плату, компенсация расходов за проезд к месту работы и др.

Управление в организации также происходит через обособление в отдельную централизованную службу функций оперативного руководства и соответствующая этой форме совокупность методов и технических средств управления.

Диспетчерская служба в «Твой дом» построена на следующих требованиях:

- полномочность;

- компетентность;

- оснащенность;

Основной задачей оперативного управления является обеспечение планового и ритмичного выполнения показателей.

В состав системы оперативного управления входят:

- диспетчерский персонал, относящийся к отделу секретариата;

- оперативно-диспетчерская информация и документация (сведения об

- изменениях в недельно-суточных графиках и т.д.);

- комплекс технических средств связи (наличие сотовых телефонов, выдаваемых организацией, использование специального тарифа «Все включено Л» сотовой связи Билайн).

Функции диспетчерской службы:

- участие в рассмотрении недельно-суточных графиков занятости;

- контроль за выполнение недельно-суточных графиков;

- оперативное регулирование хода производства, координация работ,

- решение текущих вопросов, передача исполнителям оперативных распоряжений руководства;

- учет, получение, обработка и фиксирование текущей информации о ходе выполнения сменно-суточных заданий;

- проведение ежедневных диспетчерских заседаний и совещаний;

- подготовка рапорта руководству о выполнении сменно-суточных и недельно-суточных графиков.

Дата добавления: 2015-10-16