Документационное обеспечение управления.

Делопроизводство это совокупность работ связанных с составлением оформлением, движением и хранением документов.

Делопроизводство

Документирование создания и оформление документов.
Организация роботы с процесс с документами.
Регистрация контроль, прем и отправка корреспонденции, контроль исполнение, формирование дел, хранение документов (оперативное и архивное).

ГОСТ Р 6.30.2003 Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно распорядительной документации. Требования к оформлению.

Реквизиты документов.

1) Государственный герб РФ. – помещается на бланках документов, в соответствии с федеральным законом о государственном гербе РФ.

2) Герб субъекта РФ – Помещают на бланках документов, в соответствии правовыми актами субъектов РФ.

3) Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания.) – На бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

4) Код организации (ОКПО) – Код по обще-российскому классификатору предприятий и организаций

5) Основной гос. регистрационной номер. – проставляется в соответствии с документами выдаваемыми налоговыми органами.

6) Индикационный номер налогоплательщика код причины постановки на учет.

7) Код формы документа (ОКУД) – общероссийский классификатор управленческой документации.

8) Наименование организации – должно соответствовать наименованию закреплённому в учредительных документов. Над наименованием организации указывают сокращённое о при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов РФ имеющих на ряду с гос языком РФ язык субъектов федерации, печатают на 2 языках. Сокращённое наименование организации в приводят в скобках тех случаях когда оно закреплено в учредительных документах организуй.

9) Справочные данные об организации. Включают в себя почтовый адрес, номер телефона, адрес электронной почты, сайт организации, счета в банке.

10) Наименование видов документов. Приказ, объяснительная, заявление.

11) Дата документа. Дата документа является дата подписание или утверждение документа, для протокола дата заседания, для акта дата события. Дата оформляется арабскими цифрами.

12) Регистрационный номер документа. Состоит из порядного номера который можно дополнять индексом дело по номенклатуре дел, информации о корреспонденте исполнителях и другое.

13) Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Проставляется только на бланках писем.

14) Место составления или издание документа. Указываются в том случае если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» справочные данные об организации.

15) Адресат. Организации, структурные подразделение, должностные и физ лица.

ЗАО «Заря»

ЗАО «Заря»

Бухгалтерия

Генеральному директору ЗАО «Заря»

Козлову Иван Иванович

ЗАО «заря»

Дворнику
В.С Петровичу

Н.В Булькину

Улица Мира 2-34

Г. Бобайкено, 66 3224

Если адресатов больше то указывают один адресат и лист рассылки.

16) Гриф утверждение. Утверждается должностным лицо, либо спец издаваемым документом.

Утверждено
генеральным директором

ЗАО заря
*подпись* *расшифровка подписи*

*дата*

УТВЕРЖДЕНО

Приказом от *дата* *номер*

17) Резолюция. На любом свободном месте. Фамилия исполнителя содержание поручения срок исполнения подпись и дату.

18) Заголовок к тексту. Включает в себя краткое содержание документа. Оформляется всегда от левого края одна строка всегда может содержать только 28 знаков, и не более 4 строк. Если документ оформлен на формате А5, или меньше 4 строк содержание текста, то заголовок не ставится.

19) Отметка о контроле. Отметка о контря документа обозначают буквой К, словом или штампом контроль.

20) Текст документа. Состоит из 2 частей как правило. В первой части причины, основания и цели составления дока. дальше идет распорядительная часть, во второй – решение выводы просьбы рекомендации. Если текст имеет несколько решений то его можно разбивать на пункты которые нумеруется арабскими цифрами. Текст документа может быть оформлен 1 лица ед числа, 1 лица множ. числа и 3 лица единственного лица.

21) Отметка о наличии приложения.
Если в тексте в документе сказано о наличии приложения (наименование приложения) то офрмляется следующим образом

*пример*

ТТТТТТТТТТТТТТТЕЕЕЕЕЕЕККККККККССССССССТТТТТ

Приложение: на 2 л. в 5 екз.

Если в тексте не сказано о наличии приложения – то офрмляется слудующим образом -

*пример*

ТТТТТТТТТТТТТТТЕЕЕЕЕЕЕККККККККССССССССТТТТТ

Приложение: 1. Программа конференция на 3 л. В 1 екз.

2. образец оформления тезисов доклада на 1 л. В 3 екз.

Если приложение сброшюровано то количество листов не ставится.

На приложении в правом верхнем углу:

*пример*

Приложение1

К письму № 15 от ____

22) Подпись состоит из 3 частей наименование должности, сама подпись, расшифровка подписи.

На бланке документов:

*пример*

Главный бух. __(закорючка)___ В.С. Петров.

На личном бланке должностная лица

*пример*

«Подпись» и расшифровка

На листе бумаги, (соглашение, расписка)

*пример*

Директор (подпись) (расшифровка)
ЗАО Заря

Если на документе несколько подписей то они оформляются одна под другой в порядке субординации (иерархии)

Если должности равнозначны то подписи находятся на одном уровне. (табличка из 2 столбцов с реквизитами 2 сторон.)

23) Гриф согласования – согласование бывает разных видов

1) Согласование должностным лицом.

*пример*

СОГЛАСОВАННО

Генеральным директором

(подпись) (расшифровка подписи)

2) Согласование документом

*пример*

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания аукционеров № 8 от (дата)____

24) Виза согласования (только для внутренних документов)

Оформляется в нижней части документа или на оборотной стороне листа.

*пример*

Гл. Бух. (подпись) С.В. Тен

Гл. Бух.

(подпись) (расшифровка)

(число) 09.08.12

Согласие в согласовании.

*пример*

Замечания прилагаются *может быть другое выражение*

Гл. Бух.

(подпись) (расшифровка)

(число) 09.08.12

Не согласие.

25) Печать.

*пример*

Ген директор (подпись) (расшифровка)

Печать ^

26) Отметка о заверении подписи.

*пример*

Верно

Секретарь ЗАО «заря» (подпись) (расшифровка)

(дата) 09.08.12

27) Отметка об исполнителе.

*пример*

Секретарь. - *пример*

А.С. Пушкин

Т 245-481

28) Отметка об исполнении документа и направление его в дело. *В левом нижнем углу*

Дело несколько документов собранных по одному признаку и помещенное в твурдую обложку, либо для архивного хранения.

*пример*

*в левом нижним углу*

В дело № 1,2

*пример*

*в левом нижним углу*

В Дело № 2

Секретарь

(подпись) (расшифровка)

(дата) 09.08.12

*пример*

*в левом нижним углу*

Отправлено письмо

От __дата__
№ ____

В Дело № 2

Секретарь

(подпись) (расшифровка)

(дата) 09.08.12

29) Отметка об поступлении документа в организацию.

*пример*

*в левом нижнем углу*

№ 16

__________

10.09.12

30) унификатор электронной копии документа.

Путь места нахождения на компьютере.

Дата добавления: 2015-10-13