Квалификационные требования к делопроизводителю (секретарю)

Существует несколько взаимосвязанных нормативных документов, которые позволяют нам составить достаточно полное представление о профессиональных знаниях и навыках, а также квалификационных требованиях, которые предъявляются к представителям профессии «делопроизводитель». Основным является Общероссийский классификатор профессий рабочих должностей служащих и тарифных разрядов (ОКП).

Делопроизводитель должен знать:

- основы законодательства (гражданского, административного, трудового и др.);

- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

- организацию делопроизводства;

- методы оформления и обработки документов;

- архивное дело; - машинопись;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения;

- основы организации труда и управления;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

Делопроизводитель должен иметь квалификацию:

- высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы

или

- среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Как видно из приведенной квалификационной характеристики, к делопроизводителю предъявляются достаточно высокие требования – как к знаниям и умениям, так и к кругу выполняемых им работ. При этом предполагается свободное владение компьютерной техникой, самостоятельное составление по поручению руководителя документов, редактирование полученных проектов документов, ведение контроля за исполнением и т.д. Эти требования и круг обязанностей, включающие многие творческие виды работ, предопределяют необходимость высшего профессионального образования, но допускается и среднее профессиональное образование при наличии опыта работы.

Делопроизводитель (секретарь) должен уметь:

- составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов;

- рационально организовать работу с управленческими документами;

- вести архив;

- находить, систематизировать и хранить информацию;

- пользоваться ПК и другими средствами оргтехники, а также современными средствами связи;

- вести деловые беседы и телефонные переговоры;

- организовать совещания, презентации, служебные поездки;

- организовать прием посетителей и их обслуживание;

- планировать свою работу;

- обеспечить эффективное взаимодействие структурного подразделения с другими подразделениями и внешней средой.

Личные качества делопроизводителя:

Для выработки деловых качеств делопроизводителя требуется ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справиться с многообразными обязанностями секретаря.

Не менее важная черта характера – коммуникабельность, т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

К личным качествам, необходимым секретарю, относятся любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только в личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя и в офисе в целом.

Отдельно следует указать на вдумчивость, способность к анализу и принятию решений.

Внешний вид секретаря должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться с учетом деловой обстановки.

К личным качествам секретаря следует отнести и его стремление к постоянному пополнению и совершенствованию как общих, так и профессиональных знаний.

Далее изложены несколько полезных советов по взаимодействию между секретарем и его руководителем, а также с другими сотрудниками организации.

3. Количество вакансий и востребованность на рынке труда

На рынке труда профессия «Делопроизводитель» является достаточно востребованной.

Среднестатистические показатели по России на сайтах с предложением работы:

Московская область		Ярославская область
Ленинградская область		Пензенская область
Самарская область		Приморский край
Нижегородская область		Красноярский край
Челябинская область		Астраханская область
Краснодарский Край		Тюменская область
Саратовская область		Алтайский край
Свердловская область		Тверская область
Пермский край		Кемеровская область
Воронежская область		Курская область
Оренбургская область		Липецкая область
Владимирская область		Ставропольский край
Марий Эл		Томская область
Омская область		Архангельская область
Ростовская область		Белгородская область
Вологодская область		Калужская область
Волгоградская область		Орловская область
Новосибирская область		Хабаровский край
Иркутская область		Амурская область
Ульяновская область		Калининградская область

Дата добавления: 2015-09-07