Организация маршрутов посетителей

Заказ выставочной площади для выбора наиболее оптимального месторасположения, по возможности, необходимо осуществлять заблаговременно. Как правило, заказ выставочной площади следует сделать за 3 - 4 месяца до начала выставки. Для этого нужно получить у организаторов план выставки с обозначением забронированных и свободных стендов, затем сориентироваться по расположению основного входа и рассчитать наиболее вероятные маршруты движения большинства посетителей выставки. Самыми удачными с точки зрения размещения и работы на выставке являются угловые стенды на пересечении одной из открытых сторон стенда с проходом, берущим свое начало от центрального входа. Средняя стоимость квадратного метра на крупных выставках составляет от 220 долларов США за один квадратный метр незастроенной выставочной площади. За угловые стенды придется дополнительно заплатить на 30% больше и эта стоимость еще не включает стоимость розетки, стола, стульев и прочего необходимого в активной деятельности участников выставки вспомогательного оборудования. Поэтому, для организации эффективного участия в выставочном процессе и оптимизации денежных вложений целесообразно заказать угловой выставочный стенд с застройкой, включающей две закрытые стороны и две открытые, две фризовые панели для размещения рекламы, кабинет-раздевалку в угловой закрытой части стенда, два стула, стол и стойку для размещения рекламных материалов.

К открытию выставки дирекцией утверждается режим ее рабо­ты. Часы начала и окончания рабочего дня выставки в будни и праздничные дни, время обеденных перерывов, графики сменной работы основного персонала и вспомогательных служб вывешива­ются на видных местах. Заканчивается рассылка приглашений. В газетах и по радио сообщается об открытии выставки, и одновре­менно определяются места распространения входных билетов и ме­ры на случаи массового скопления людей у билетных касс и воз­никновения очередей. Обеспечение порядка при проходе посетите­лей на выставку возлагается на службы местной охраны или мили­цию. Отдельным приказом определяется организация работы служб безопасности выставки, охраны помещений, дежурных по разделам и павильонам. При возникновении непредвиденных ситуаций ди­рекция и служба безопасности должны действовать в соответствии со специальной инструкцией. Все это делается ради одной из важ­нейших забот дирекции — организации нормального движения людских потоков по выставке и обеспечения комфортных условий работы экспонентов. Для публичной и широко разрекламированной выставки — это достаточно трудно решаемая задача. Поэтому неко­торые специализированные выставки и ярмарки просто ограничи­вают свободный доступ публики, сосредотачивая все внимание пер­сонала выставки на организации информационной и коммерческой работы с «целевыми» посетителями и специалистами. Другие делят время работы выставки: с утра — для специалистов с приглашения­ми, с 13 часов для публики с входными билетами. Организация по­сещения выставки «целевыми» посетителями предусматривает не только их приглашение, но и предварительную дифференциацию. Из общей массы приглашенных вычленяются для обслуживания представители средств массовой информации, официальные лица, руководители торговых палат, банков, ассоциаций, союзов деловых людей и т.п. Здесь задача устроителей — обеспечить всех информа­цией, формирующей благоприятное общественное мнение о вы­ставке и организациях ее устроивших. Эта группа посетителей по­лучает основную информацию непосредственно от дирекции вы­ставки. Дирекция берет на себя роль гида по выставке и организует специальные маршруты осмотра, в зависимости от их практических интересов. Вторую группу «целевых» посетителей составляют лица и специалисты, не имеющие твердых намерений вступать в контак­ты с административной или коммерческой частью выставки. Это люди, пришедшие ознакомиться с выставкой в целом и получить информацию по некоторому узкому кругу специальных вопросов, связанных с конкретными фирмами, направлениями техники и об­разцами или услугами. Цель их посещения — ознакомиться с об­щим уровнем производства в той или иной области, сравнить про­дукцию своей фирмы с образцами конкурирующих фирм, получить информацию о возможностях поставки или экспорта. Эта группа посетителей получает информацию непосредственно от стендистов и является предметом заботы персонала фирм-участниц.

Еще одну группу составляют лица, заранее планирующие по­сещение конкретных фирм, пришедшие на выставку для оконча­тельного решения вопроса о закупках или заключении сделок, нуждающихся в детальной информации специального назначения и гарантиях достоверности этой информации. Они, как правило, стремятся встретиться на стенде с руководителями фирм или с их официально уполномоченными представителями. Им требует­ся точная (из первых уст) техническая и коммерческая информа­ция, условия транспортировки и хранения продукции, эксплуа­тационные характеристики, гарантии обеспечения требуемых ха­рактеристик.

Время и уровень обслуживания посетителей на стенде во мно­гом определяются плотностью потока посетителей. Это естествен­но. При ограниченном количестве персонала на стенде их условия работы задаются очередью за информацией и консультациями. Чем больше посетителей на стенде, тем меньше времени каждому из них будет вынужден уделять стендист, делая исключения толь-ко для тех, кто приглашен на встречу специально или интересен стендисту по каким-либо причинам. Да и посетители не очень любят очереди, многие просто проходят мимо тех стендов, где все стендисты заняты.

Надо помнить, что на распределение времени на осмотр разных разделов и поведение в них посетителей на выставке влияет не только длина, но еще и тип организации маршрута (прямой, спи­ральный, пересекаемый, принудительный, добровольный и т.д.). Некоторые посетители уже через 40—50 минут осмотра экспозиций ищут ближайший выход, другие, у которых есть кредитная карта, ищут возможность приобрести нечто полезное на выставке. Упорядочение потока посетителей, созда­ние рекреационных зон, расстановка указателей с учетом различной нагрузки на разные экспозиции, и другие меры приводят к благо­приятным последствиям в обслуживании посетителей на выставке. Для создания приемлемых условий работы экспонентов на выставке дирекция изыскивает различные способы регулирования потоков посетителей или прямо на входе на нее или на отдельных ее мар­шрутах. Это требует соответствующего умения оценки потоков лю­дей и знания некоторых рецептов реагирования на них. Это можно делать интуитивно, на глазок, но даже в этом случае нужно систе­матически получать информацию о плотности публики на маршру­тах, особенно в часы пик.

Выставки и реклама. Любое предприятие при продвижении своих товаров и услуг на рынок использует четыре основных инструмента: рекламу, пропаганду (формирование положительного образа фирмы или товара), стимулирование сбыта и индивидуальные продажи конечному потребителю. В сбытовой политике фирмы выставки и оптовые ярмарки играют очень важную роль. Здесь заключаются выгодные контракты, рекламируется новая продукция, создается положительный образ фирмы в глазах специалистов и потребителей.

Принимая решение об участии в той или иной выставке, многие фирмы считают, что ее организаторы сделают все возможное для привлечения людей не только на выставку в целом, но и к их экспозиции. Плохая посещаемость стенда приводит к серьезным претензиям в адрес дирекции выставки. Эти претензии часто бывают необоснованны, так как организаторы отвечают за общую рекламу выставки и их заботит ее посещаемость вообще, а не конкретного стенда в частности.

Больше половины посетителей приходят на выставку с определенными целями, и для того, чтобы привлечь их внимание к своей экспозиции, участники должны приложить немало усилий. Если заранее не побеспокоиться о том, чтобы привлечь их интерес к своему стенду, то многие из ваших потенциальных клиентов могут просто не найти его.

По данным американских исследователей, случайный посетитель проходит около стенда за пять-семь секунд. Если за это время ничего из вашей экспозиции не привлечет его внимания, то он просто пройдет мимо. Важно заранее продумать, как проинформировать посетителей выставки о вашем участии в ней. Реклама играет в этом очень большую роль. Посещаемость стенда можно удвоить, если умело спланировать и провести предвыставочную рекламную кампанию.

При подготовке информационно-печатных материалов для выставки целесообразно предусмотреть три их вида: краткие сведения для общего каталога выставки, листовки для выкладки на стенде, папки для передачи потенциальным клиентам во время переговоров.

Хороший результат дает установка на стенде видеомагнитофона или компьютера с демонстрацией специально сделанных рекламных роликов.

Говоря о персонале стенда, следует подчеркнуть следующие абсолютно необходимые качества этих сотрудников:

— компетентность;
— опрятность и привлекательность;
— умение четко выразить свою мысль и ответить на вопросы посетителя;
— находчивость и вежливость;
— знание иностранных языков.

Как правило, крупные фирмы и организации стараются, чтобы на стенде всегда были грамотные стендисты, знающие три основных языка: английский, французский, немецкий.

Прием посетителей на стенде. Как мы уже говорили выше, стендист должен быстро и четко идентифицировать посетителя и отсеять просто любопытного (вежливо проводив его со стенда) от потенциального клиента. Этот последний и есть наша цель и «жертва». Его нужно грамотно принять. Здесь есть две разновидности:

а) это запланированная заранее встреча, фиксированная по времени. Как правило, эта встреча с уже известным клиентом. Поэтому к ней все уже должно быть готово заранее: документация, комната для переговоров, стол.

К этому времени нужно постараться освободиться от других посетителей. Если это утро, то необходимо подготовить чай, кофе или прохладительные напитки; если время обеденное — можно предложить легкие закуски, пиво и немного спиртного; в конце дня это могут быть кофе и бутерброды. Все зависит от ваших отношений с клиентом и, конечно, ваших возможностей. Одно дело, если у вас есть на стенде переговорная комната за ширмой и совсем другое — если вы распиваете пиво на виду у проходящих посетителей;

б) встреча не запланирована заранее, но вы чувствуете, что посетитель вам интересен и беседа с ним может быть полезной. Если вы (или ваши сотрудники) свободны от других переговоров и если есть приемное помещение, то лучше провести беседу сразу же, так как потом посетитель может повторно и не прийти. Если все же сразу принять его невозможно, то надо постараться найти время для встречи позже, но крайне желательно сделать это в тот же день.

Сувениры. Они обязательно должны быть рекламой. Это могут быть ручки, блокноты, брелоки, папки и т.д., но обязательно с символикой вашей фирмы (предприятия). Хорошо, если при своей функциональности, утилитарности они еще в какой-то степени будут отражать номенклатуру вашей продукции. Но соблюдайте меру! Если маленькая модель трактора уместна в качестве сувенира завода, выпускающего тракторы, то, наверное, зажигалки в виде ректификационной колонны нефтехимкомбината будут выглядеть не очень эстетично!

Вообще постарайтесь соблюдать правило: сувенир должен быть сувениром, а не подарком. Он должен «работать» на имидж вашего предприятия, говорить что-то о нем и уж как минимум напоминать время от времени вашему партнеру о том, что вы существуете.

Очень хорошо смотрятся сувениры с национальным колоритом, но их бывает достаточно трудно совместить с производственной программой предприятия.

Дата добавления: 2015-08-21