Реквизит (28) – «отметка об исполнителье».

Изменилось содержание реквизита «Отметка об исполнителе» (в СТБ 6.38-95 – «Отметка об исполнителя и номер его телефона»). Он дополнен информацией: кроме фамилии исполнителя и номера его телефона, этот реквизит содержит имя файла, дату и другие поисковые данные. Таким образом, в новом стандарте учтены требования, изложенные в Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь (утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24 июля 2003 года № 27) (далее – инструкция № 27)². Согласно Инструкции № 27, отметка об исполнителе включает индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, в котором готовился документ, фамилию исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинисток), доту создания документа, имя файла (на второй строке), например:

  4 Филипович 2013084 вт 20.05.2005 д 8 письмо 3

(4 – индекс дела по номенклатуре дел. Где будет помещен данный документ; Филипович 201384 –фамилия исполнителя и номер его телефона; Василевич Татьяна (вт) –инициалы машинистки; 20.05.2005 – дата печатания документа; д 8 письмо 3 –имя файла документа).

РЕКВИЗИТ «ПРЕДУПРЕДИТЕЛЬНЫЙ ЗНАК» исключен из состава реквизитов, который по своему назначению в большей степени является не реквизитом, а ограничительной отметкой (по определению «реквизит – это информационный элемент документа. Характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое ил в пространстве и во времени», предупредительный знак этими характеристиками не обладает). Предупредительный знак ранее располагался на бланках документов на расстоянии 60 мм от нижнего края листа документа и, по замыслу разработчиков предыдущего стандарта, должен был служить предупреждением машинистке, печатающей документ, о том, что до границы нижнего поля бланка осталось 5 машинописных строк.

СТБ 6.38-95 опред6еляется порядок лишь машинописного оформления документов. Эти требования закреплены в разделе 7 «Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств». В настоящее время для создания документов практически повсеместно используется компьютерная техника, но стандарт оформления таких документов отсутствует. Не регулируется этот вопрос и другими нормативными правовыми актами в области делопроизводства. В результате при оформлении документов с использованием компьютерных технологий допускать различные параметры настройки: типы и размеры шрифтов, межстрочных интервалов и т. п. Это создает определенные сложности при работе с электронными версиями официальных документов.

Поэтому в новом стандарте учтены и требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств.

ТРЕБОВАНИЫЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ С ПОМОЩЬЮ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ

Единые требования к оформлению текстов документов закреплены лишь для органов государственного управления в Инструкции № 27.

Нормы и требования, установленные Инструкцией № 27, взяты за основу при разработке раздела 6 СТБ 6.38-2004 «Требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств». В новом стандарте в разделе 6 при оформлении документов учтены как характеристики печатающих элементов пишущих машинок, так и требования к изготовлению документов с использованием компьютерных технологий.

Так, пример, СТБ 6.38-2004 установлено, что текст на бланках формата А4 печатают на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере; на бланке формата А5 – через один межстрочный интервал или точно 14 пунктов на компьютере (пункт – размер шрифта (далее – пт).

Набор текста с использованием средств вычислительной техники осуществляется в редакторе Microsoft Word с применением шрифта Tomes New Roman в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт. Если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами. Обязательным является выравнивание строк по ширине листа.

Установлен также межстрочный интервал для оформления многострочных реквизитов на компьютере (кроме текста) – 14 пт (один межстрочный интервал на пишущей машинке).

Реквизиты документа оделяются друг от друга полуторным интервалом (или 2-3 межстрочных интервала на пишущей машинке).

Дата добавления: 2015-08-13